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Automatisierung der Dokumenten-Workflows und der Geschäftsprozesse

Viele Unternehmen suchen nach Methoden, wie sie ihre dokumentenzentrischen Prozesse automatisieren und so ihre Wirtschaftlichkeit steigern können.  Alfresco kann viel mehr sein als ein Dokumentenarchiv oder eine sichere Extranet-Lösung. Durch die Implementierung von Regeln und benutzerdefinierten Dokumenten-Workflows innerhalb der Plattform kann Alfresco Ihre Geschäftsprozesse automatisieren und Ihnen dadurch Zeit und Geld einsparen sowie Ressourcen freisetzen.  Activiti, die eigene standardsbasierte Dokumenten-Management-Workflow-Engine von Alfresco, ist in der Alfresco-Plattform integriert und ermöglicht Folgendes:

Regelbasierte Aufgabenzuweisung

Zur Optimierung Ihrer internen Prozesse werden Aktionen den betreffenden Einzelpersonen oder Teams automatisch zugewiesen.  Kalibrieren Sie Ihre spezifischen Geschäftsprozesse, indem Sie den Status von Prüfern, Genehmigern, Administratoren oder anderen benutzerspezifischen Empfängern definieren.

Benutzer-Dashboards

Alle derzeit aktiven Dokumenten-Workflows können in Echtzeit angezeigt werden. Somit sind unerledigte Aufgaben für Benutzer sichtbar und können problemlos priorisiert werden. Es können ebenfalls Benachrichtigungen eingerichtet werden, die Benutzer auf ihnen zugewiesene und noch unerledigte Aufgaben aufmerksam machen.

Ordnerregeln

Ein einfacher Klick in der Benutzeroberfläche ermöglicht Benutzern, Bearbeitungsregeln für einzelne Ordner zu definieren. Wird die Regel erfüllt, werden eine oder mehrere zugeordnete Aktionen ausgeführt. Es können beispielsweise Regeln erstellt werden, die Dateien automatisch in das PDF-Format konvertieren, damit sie im Internet oder einem Intranet veröffentlicht werden können.

Anpassungsoptionen

Mithilfe einfacher Konfigurations-Tools können neue Prozessdefinitionen zur Unterstützung beliebiger Geschäftsprozesse eingerichtet und bereitgestellt werden. Aufgrund der engen Einbindung können einzelne Dokumenten-Workflow-Schritte zugewiesen werden, die den Status automatisch ändern (z.B. von „Wird überprüft“ zu „Genehmigt“).

Integration der Geschäftsprozesse

Die Activiti-Workflow-Engine ist fest in Alfresco integriert, kann jedoch auch für andere Geschäftsprozesse in Ihrem Unternehmen verwendet werden. Activiti kann beispielsweise in eine CRM- oder ERP-Anwendung integriert werden, um Aktualisierungen vorzunehmen, die auf den Dokumentenablauf basieren.

Sehen Sie sich dieses Video an, um den Activiti-Dokumenten-Workflow in Aktion zu sehen.