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Case Management: Übersicht zur Lösung

Die Verwaltung von wenig strukturierten, dokumentenzentrischen Prozessen kann zu einer Herausforderung werden. Es ist ggf. schwierig, alle Dokumente für einen bestimmten Prozess oder „Fall“ zu finden. Wir verschwenden oft zu viel Zeit damit, nach Papieren zu suchen oder sicherzustellen, dass Akteure relevanten Content überprüft oder Notwendiges erledigt haben. Alfresco Workdesk liefert eine ganzheitliche Sicht auf den Lebenszyklus eines Falls und stellt gleichzeitig den Benutzern auf ihre Geschäftsrolle zugeschnittenen relevanten Content bereit. Die Workdesk Case Management-Lösung von Alfresco ermöglicht die effiziente Erstellung von Inhalten, Verwaltung von Prozessen, Überwachung von Fristen, Berichterstellung und Archivierung aller Arten von Fällen. Außerdem ist die Lösung nahtlos mit Alfrescos reichhaltigen und tiefgreifenden ECM-Funktionen integriert.

Erstellen einer neuen Fallakte

Fallakten mit einer vordefinierten Struktur können auf Knopfdruck erstellt werden. Dank der einfachen Integration mit Backend-Systemen können Daten wie Kundennummer, Name und Adresse des Kunden überprüft und in die Case Management-Software übertragen werden. Auf die gleiche Weise kann eine neue Fallnummer generiert werden, die automatisch für alle neuen Dokumente eines Falles übernommen wird.

Befüllen von Feldern in MS Word-Dokumenten mit Metadaten

Die enge Integration mit MS Office und anderen Desktop-Anwendungen erleichtert das Befüllen von Feldern in MS Word-Dokumenten, mit Metadaten wie zum Beispiel der Fallnummer aus der Case Management-Lösung von Alfresco. Es geht schnell, ist praktisch und garantiert Datenkonsistenz.

Zuweisen von Aufgaben zu einem ganzen Fall oder einzelnen Dokumenten

Aufgaben können Dokumenten oder einer ganzen Fallakte, individuellen Mitarbeitern oder ganzen Abteilungen zugewiesen werden.

Anzeigen von Aufgaben in einer Fallakte, dem Posteingang oder einer Suche

Alle Aufgaben werden in der entsprechenden Fallakte oder in persönlichen oder Gruppenposteingängen angezeigt. Auf diese Weise sind sie leicht auffindbar, Fristen werden nicht verpasst und Fälle können zur richtigen Zeit behandelt werden.

Anzeigen von Dokumenten aus verschiedenen Systemen in einer Fallakte

Mithilfe der virtuellen Ordner in Alfresco Workdesk können Dokumente aus verschiedenen ECM-Systemen in einem einzigen Fallordner zusammengefasst werden. So können Benutzer alle relevanten Dokumente gleichzeitig ansehen. Zudem erleichtert dies die Migration von älteren oder veralteten ECM-Systemen. Benutzer können auch Suchen definieren, mit denen nach Dokumenten in verschiedenen Systemen gesucht werden kann.

Businessrollen-Management stellt kontextbezogene Sichten auf Fälle bereit

Das Mächtige Businessrollenkonzept des Alfresco Workdesk stellt sicher, dass ein Benutzer nur die Funktionen und Informationen erhält, die er für seine Funktion im Unternehmen benötigt. Kundenbetreuer können beispielsweise mithilfe von Vorlagen neue Fälle erstellen, während Gutachter diese Fälle in einem Ordner „Neue Fälle“ sehen, was ihnen einen schnellen Überblick über die aktuellen Aktivitäten vermittelt. Außerdem erhalten Manager Sichten wie z. B. „Bald überfällige Fälle“ und „Alle Fälle von Kunde X“, die ihnen erlauben, rechtzeitige Maßnahmen zu ergreifen.

Vorteile der Case Management-Lösung

  • Schneller Zugriff auf alle Dokumente und Aufgaben in einer einzigen Fallakte
  • Schnelle Erstellung neuer Fallakte mithilfe von Vorlagen
  • Sichten von Fällen, die der fachlichen Rolle des Benutzers angepasst sind

Anwendungsfälle

  • Kreditprüfung
  • Schadensfallbearbeitung
  • Schadensbegutachtung
  • Mitarbeiter-Einarbeitung

Ideal für

  • Versicherungen
  • Banken
  • Behörden
  • Personalwesen

Weitere Informationen zu Alfresco Workdesk