Alfresco One

Simple + Smart
Leistungsstarke, skalierbare Enterprise Content-Plattform

Mithilfe der Alfresco One-Plattform können Unternehmen jede Art von Inhalt vollständig verwalten - von einfachen Office Dokumenten bis hin zu gescannten Bildern, Fotografien, technischen Zeichnungen und sogar großen Videodateien.

Erste Schritte mit Alfresco One

Dokumenten-Management

Übernehmen Sie die Kontrolle über wichtige Inhalte

Alfresco One ist eine Open-Source-Plattform für das Content Management, die gemäß Ihren Geschäftsanforderungen skaliert werden kann. Umfassende Unterstützung für offene Standards ermöglicht es den Benutzern, zu wählen, wie der Zugriff auf die Inhalte erfolgen soll, z. B. über das Web, über einen Desktop, per E-Mail usw., während der Server die Zugangskontrollen und Sicherheit bereitstellt.

  • Vollständige Zugriffskontrolle, um die Sicherheit und Integrität wichtiger Geschäftsinhalte sicherzustellen.
  • Leistungsstarke Funktion für die Suche nach den richtigen Inhalten unter hunderttausenden verwalteten Dokumenten.
  • Umfassende Versionskontrolle und Kommentarfunktion, um Änderungen am Inhalt nachzuverfolgen.

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Teamarbeit

Zusammenarbeit mit Externen

Mit Alfresco One erhalten Benutzer die Tools, die sie benötigen, um intern mit Kollegen und extern mit Geschäftspartnern, potenziellen Neukunden, bestehenden Kunden, Beratern und externen Agenturen sicher zusammenzuarbeiten - bei maximaler Kontrolle.

  • Dedizierte Projektbereiche ermöglichen es Teams, effizient zusammenzuarbeiten und Dokumente zu teilen.
  • Leistungsstarke Tools für die Zusammenarbeit, darunter Projekt-Wikis, Foren, Links, Blogs und Mailing-Listen.
  • Synchronisierung mit der Cloud zur Verbesserung der Zusammenarbeit mit Externen.

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Rich-Media-Support

Mehr als nur ein einfaches Dokumenten-Management

Die Menge an Content, die verwaltet werden muss, hat sich verändert. Benutzer müssen heute Unternehmensinformationen unabhängig vom Format und von der Anwendung, mit der die Inhalte erstellt wurden, verwalten. Mit Alfresco One können Benutzer alle Multimedia-Dateien (Fotografien, Videos, Audiodateien) in einer allgemeinen Content-Datenbank speichern und verwalten.

  • Dedizierte Ansichten zum Verarbeiten von unterschiedlichen Rich-Media-Dateiformaten.
  • Automatische Extrahierung und Indizierung von wichtigen Metadaten für eine einfache Suche.
  • Möglichkeit unabhängig vom Dateiformat, Inhalte online anzuzeigen und zu kommentieren.

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Geschäftsprozess-Management

Effizientere Geschäftsprozesse

Für wichtige Geschäftsprozesse, wie die Bearbeitung eines Versicherungsschadens, Genehmigung eines Vertrags oder die Verarbeitung von Rechnungen, müssen Dokumente das Unternehmen so effizient wie möglich durchlaufen. Alfresco One verwendet Activiti, eine umfassend konfigurierbare Java-basierte BPM-Engine, mit der Unternehmen wichtige Geschäftsprozesse abbilden können.

  • Integrierte Workflow-/Geschäftsprozess-Engine zur Steuerung wichtiger Geschäftsprozesse.
  • Leicht konfigurierbare Regeln, um Geschäftsprozesse automatisch zu initiieren und zu kontrollieren.
  • Hybrid-Workflow ermöglicht die Prozesssynchronisierung mit Geschäftspartnern in der Cloud.

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Content Synchronisierung

Einmaliges Update, immer synchronisiert

Inhalte müssen unternehmensintern und -extern erstellt, aktualisiert und geteilt werden. Mit Alfresco One können Benutzer ihre Dokumente synchronisieren, sodass der Inhalt immer synchronisiert ist; Sie aktualisieren sie nur einmal und replizieren dann die Änderungen an mehrere Standorte.

  • Führen Sie die Synchronisierung mit einem sicheren Netzwerk in der Cloud durch, um mit Personen außerhalb des Unternehmens zusammenzuarbeiten und Inhalte für sie freizugeben.
  • Durch eine mobile Synchronisierung können Benutzer auch fernab vom Büro Inhalte auf ihren Tablets und Smartphones stets auf dem neuesten Stand halten.
  • Beim Social Publishing werden Inhalte auf Websites sozialer Medien gepostet (z. B. auf Twitter, Facebook oder Youtube), um sie extern freizugeben.

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Records Management

Kontrolle und Compliance

Gesetze, Vorschriften aus der Industrie und Compliance-Anforderungen bedeuten, dass Unternehmen die Inhalte während ihrer Nutzungsdauer sicher verwalten müssen. Herkömmliche RM-Lösungen konzentrierten sich bislang auf Funktionen und nicht auf die Akzeptanz seitens der Endanwender. Die Alfresco-Lösung für das Records Management ist einfach zu bedienen, was die Akzeptanz und Compliance fördert. 

  • Mit sogenannten In-Place-Records können Benutzer Records überall im Alfresco-System deklarieren.
  • Dank der Automatisierung können Inhalte basierend auf Unternehmensgeschäftsregeln als Records deklariert werden.
  • Dynamische Dateipläne befreien Benutzer davon, in einer Ablageverwaltung festlegen zu müssen, wo Records abgelegt werden.

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Case Management

Dokumente und Prozesse gehören zusammen

Organisationen mit umfangreichen content-zentrischen Geschäftsprozessen, wie z. B. Schadensfallbearbeitung, Vertragsverhandlungen, Rechnungsmanagement und im Personalwesen erfordern eine massgeschneiderte Arbeitsumgebung, in der Aufgaben schnell und effizient abgearbeitet werden können. Alfresco Workdesk bietet eine massgeschneiderte Benutzerumgebung, um Dokumente und Vorgänge schnell und effizient zu bearbeiten.

  • Dank des rollenbasierten Ansatzes können sich Benutzer genau auf die Arbeiten konzentrieren, die sie erledigen müssen.
  • Konfiguration anstelle von Entwicklung ermöglicht kurze Zeit bis zur Inbetriebnahme.
  • Die enge Integration mit MS Office ermöglicht die mühelose Bereitstellung von Inhalten in Alfresco.
  • Verfügbare Solution Templates, wie z.B. für Vertragsmanagement ermöglichen einen schnellen Start.

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Alfresco Outlook Integration

Access Alfresco from Email Clients

Organizations use Microsoft Outlook as a productivity tool, and users spend much of their working days sending and responding to emails. Alfresco Outlook Integration provides a seamless connection between Microsoft Outlook and the Alfresco document library.

  • Easily upload emails and attachments to the Alfresco document library
  • Search for files managed by Alfresco from within Microsoft Outlook
  • Quickly send documents as attachments or links to other users

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