NEWS - HYBRID ECM PLATFORM INNOVATION!

Caceis Investor Services

Ergebnisse

  • CACEIS verfügt jetzt über eine einzigartige EDM-Plattform, die mit einer Langzeit-Archivierungs-Lösung gekoppelt ist.
  • CACEIS hat nun eine EDM-Lösung, die folgende Anforderungen des Unternehmens erfüllt:
    • Import einer großen Anzahl von Dokumenten
    • Kontextabhängige Benutzeroberflächen für das Dokumentenmanagement, die zusammen mit Alfresco Share entwickelt wurden
    • Integration in bereits vorhandene Unternehmenssoftware

Hintergrund und Herausforderung

CACEIS ist Teil der Bankengruppe Crédit Agricole S.A., die auf Finanzdienstleistungen für institutionelle Anleger, Vermögensverwalter und Großunternehmen spezialisiert ist. Mit Niederlassungen in Europa, Nordamerika und Asien bietet CACEIS ein umfassendes Produkt- und Serviceangebot: Custody- und Depotbank-Dienstleistungen, Fondsverwaltung, Middle-Office-Solutions, Fonds-Vertriebsservice-Unterstützung und Emittentenservices. Mit 2260 Billionen Euro in Assets im Bereich Custody und 1040 Billionen Euro in Assets im Bereich Administration, zählt CACEIS zu den weltweit führenden Anbietern von Asset Services und ist als Depotbank und Fondsverwalter führend in Europa (Stand: 31.12.2011).

CACEIS startete sein erstes Projekt mit Alfresco im Jahr 2006. Dessen Ziel war die Einführung einer zentralen Kunden-Datenbank als Maßnahme im Kampf gegen Geldwäsche. Dabei erwies sich das Einscannen der Daten schnell als eine der größten technischen Herausforderungen. Um die bestmögliche Auflösung zu erzielen, mussten Probleme gelöst werden, die von unterschiedlichen Formatierungen oder von Heftklammern und Bindungen herrührten, die manchmal die Blätter zusammenhielten. Eine zweite große Herausforderung stellte die Wiederherstellung der Metadaten der 800.000 eingescannten Seiten dar. Denn erst wenn das Dokument samt Metadaten ins Enterprise Document Management (EDM) übertragen wurden, lässt es sich einfach suchen.

Die Lösung

Im Jahr 2010 suchte die CACEIS Bank, die weiterhin mit Alfresco arbeitete, nach einer Lösung für ein Langzeit-Archiv.

Um diesen Wunsch zu erfüllen, musste die Alfresco Plattform mit der EMC Centera Archivierungs-Lösung kombiniert werden. Zur Planung dieser „Integration” und zum Start des Projekts war eine enge Zusammenarbeit zwischen den beiden Unternehmen und CACEIS nötig.

Aber es ging nicht alleine um die Herausforderung, Alfresco in eine Dokumenten-Archivierungs-Lösung zu integrieren. Daneben musste CACEIS seine Dokumente auch noch aus dem bereits vorhandenen, aber veralteten Archivierungs-System auf die neue technische Plattform übertragen. Dazu war es nötig, dass CACEIS sich ein genaues Bild von der Art und Weise machte, wie die Dokumente in dem alten System verwaltet wurden. Erst auf der Basis dieser Erkenntnisse war es möglich, sie zu extrahieren, zu konvertieren und sie schließlich in die neue Archivierungs-Plattform zu importieren.

Die neue Plattform wurde Mitte 2011 erfolgreich in Betrieb genommen.

Das Ergebnis

Um sicherzustellen, dass jegliche Unternehmens-Anwendung von CACEIS problemlos mit dem Alfresco EDM System kommunizieren konnte, beschloss CACEIS einen Alfresco Upstream Connector zu entwickeln. Dieser Connector ermöglicht es, Applikationen, die in Java, .NET oder Sharepoint geschrieben wurden, in einer Alfresco EDM-Instanz zu suchen oder Dokumente herauf- und herunterzuladen.

Next steps

Derzeit werden neue Anwendungsmöglichkeiten für die Lösung entwickelt. Diese orientieren sich zum Teil am internen Bedarf, wie beispielsweise der Archivierung technischer Daten, und zum Teil an externen Anforderungen: So möchte man etwa den Kunden der Bank tägliche Reports zur Verfügung stellen. Das Gesamtvolumen dieser Anwendungen beläuft sich auf 50 Millionen Dokumente.

Zusätzlich ist gerade ein OCR-Prozess in der Entwicklung. Das Projekt umfasst das automatisierte Management von Telefaxen über einen OCR-Prozess, in dem das Fax „gelesen“ und dann entsprechend weiterbearbeitet wird — mit so viel Automatisierung wie möglich. Anschließend wird es in einem Alfresco EDM-System gespeichert.

Ziel von CACEIS ist es, künftig bei allen Unternehmens-Anforderungen, die das Dokumentenmanagement betreffen, mit Alfresco zu arbeiten.

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