NEWS - HYBRID ECM PLATFORM INNOVATION!

DAB bank AG

Die Herausforderung

Die DAB bank AG mit Sitz in München ist Deutschlands erster Discount-Broker. Als Direktbank stellt sie ihren Kunden eine umfassende Dienstleistungspalette rund um das Thema Vermögensaufbau und Vermögenssicherung mit Wertpapieren zur Verfügung. Mit ihren Produkten liefert sie Lösungen für den Sparer, den Anleger und den Trader. Im Firmenkundengeschäft ist die DAB bank Partner für Vermögensverwalter, Fondsvermittler, Anlageberater sowie Banken und Sparkassen.

Um sich für künftige Herausforderungen zukunftssicher und flexibel aufzustellen, wollte die DAB eine SOA-BPM-Plattform als neue Basistechnologie innerhalb des Unternehmens einführen. Ziel war es, damit künftig komplexe Prozesse auf einer zentralen Plattform abzubilden. Die zu den Prozessen gehörenden Dokumente sollten über ein leistungsfähiges Dokumentenmanagement-System verwaltet werden.  

Ein Geschäftsprozess mit B2B-Kunden war das erste Projekt, das mit der neuen Umgebung umgesetzt wurde: die Abwicklung des Telefonhandels mit Maklern und anderen Geschäftspartnern. Sämtliche Daten der Order müssen in einer Art Ticket erfasst werden. Danach leitet sie der DAB-Mitarbeiter zusammen mit weiteren Dokumenten – wie zum Beispiel den Orderbestätigungen der Handelsplätze – zur Bearbeitung weiter. Wichtig für das Finanzinstitut: Sämtliche Unterlagen sind revisionssicher abzulegen.

Der bisherige Prozess basierte im Wesentlichen auf Papierform – sämtliche Dokumente wurden ausgedruckt und in Ordnern abgelegt. Zwar verfügt die DAB bank bereits über ein elektronisches Archiv (IBM FileNet Image Services), es wurde aus Architekturgründen für den betroffenen Prozess jedoch nicht genutzt.

Das neue System hatte hohe Anforderungen zu erfüllen:

  • Effiziente Umsetzung neuer Anwendungen und Prozesse
  • Agilität bei Änderungen an bestehenden Prozessen
  • Robustheit, Skalierbarkeit, Performance, Clusterfähigkeit und gute Administrierbarkeit
  • Agilität in der Systembetreuung (Durchführung von Änderungen, Test, Deployment)
  • Geringe Betriebskosten bei ganzheitlicher Betrachtung von Kosten für Lizenz, Support und laufende Betreuung
  • Integrationsfähigkeit in die bestehende Systemlandschaft
  • Weiterentwickelbarkeit der Architektur
  • Steuerung und Monitoring über eine zentrale Prozess-Engine

Ergebnisse

  • Reibungslose technische Integration dank CMIS-Schnittstelle
  • Geringer Customizing-Aufwand
  • Ablösung des bisherigen papierbasierten Prozesses durch einen vollelektronischen B2B-Handelsprozess
  • Archivierung und Verwaltung von täglich 50 bis 100 neuen Dokumenten
  • Vereinfachte Recherche in revisionssicher abgelegten Dokumenten
  • Erhöhte Transparenz und Kontrolle über abgeschlossene und aktive Prozesse
  • Anbindung von zehn Personen im B2B-Handelsprozess

Die Lösung

Um ein geeignetes Dokumentenmanagement-System (DMS) bzw. Enterprise Content Management (ECM) System auszuwählen, holte sich die DAB Unterstützung bei dem erfahrenen Partner im Umfeld Enterprise Information Management, der  CENIT AG. Sie untersuchten zunächst folgende Lösungen für den optimalen Einsatz im Rahmen der gestellten Anforderungen: IBM FileNet Image Services, IBM FileNet P8 Content Manager, Alfresco und Microsoft Sharepoint.

Alfresco empfahl sich sehr schnell durch seine gute Integrationsfähigkeit, insbesondere durch die CMIS-Standard-Schnittstelle. Die Alfresco-Plattform, die über die CMIS-Schnittstelle integriert wurde, passt hervorragend zum Standard-DAB-Technologie-Stack (Linux, Tomcat, Java). Aufgrund des modularen Aufbaus ist die Anwendung hervorragend skalierbar und dabei unkompliziert zu installieren. Weiteres Plus für die DAB und CENIT war die einfache Konfiguration der benötigten Features. Im Hinblick auf die Implementierung des B2B-Prozesses spricht ein weiterer Faktor für die Open-Source-Lösung. Activiti als Stand-alone-Variante bildet aktuell die Basis für die SOA-BPM-Plattform. Activiti ist zugleich die integrierte Alfresco-Komponente, über die später Dokument-bezogene Workflows, wie zum Beispiel Freigabeprozesse, realisiert werden.

[Abbildung – Bildunterschrift]

Nach der Entscheidung für Alfresco als ECM-Plattform unterstützte CENIT die DAB bei der Planung, Implementierung, Konfiguration und Customizing des neuen Alfresco Systems. Die technische Integration von Alfresco in die SOA-Plattform konnte durch die Nutzung der CMIS-Schnittstelle mit geringem Aufwand implementiert werden. Die fachlichen Anforderungen der  DAB waren im Wesentlichen über Alfresco-Standardfunktionalität bereits abgedeckt, sodass wenige Customizing-Aufwände anfielen. So passte CENIT Alfresco Enterprise 4 insbesondere an unternehmensspezifische Sicherheitsvorgaben an und half beim Einrichten der Rechte für die Site-Erstellung. Auch die Benutzeroberfläche Alfresco Share wurde genau auf die Ansprüche der DAB bank zugeschnitten, beispielsweise durch eine spezifische Suchmaske.

Die ECM-Experten von CENIT kamen mit dem Projekt sehr zügig voran. Dass kein bestehendes System abgelöst werden musste und keine Dokumente zu migrieren waren, erwies sich dabei als begünstigender Faktor. Weil auch das Design und die Konfiguration des Alfresco-Systems reibungslos abliefen, ging das neue Dokumentenmanagement-System nach nur zwei Monaten an den Start.

Das Ergebnis

Seit Juni 2012 befindet sich die Alfresco ECM-Plattform für die DAB im Produktivbetrieb. Für den ausgewählten Prozess im Wertpapierkommissionshandel wird der Workflow nun über die neue SOA-BPM-Plattform auf Basis von Activiti gesteuert. Aktuell arbeiten zehn Personen mit den elektronischen Dokumenten im neuen System. Für die Recherche nach laufenden – oder auch abgeschlossenen – Vorgängen nutzen sie die eigens entwickelte Suchmaske in Alfresco Share. Die Dokumente lassen sich sowohl über Metadaten als auch über Volltext finden.

Für die DAB ergeben sich daraus signifikante Vorteile: So ist es möglich, den Prozess inklusive aller Dokumente komplett vollelektronisch zu bearbeiten – und den papierbasierten Arbeitsablauf damit abzulösen. Mitarbeiter sparen Zeit durch die schnelle und umfassende Recherche in abgelegten Dokumenten. Zugleich steigt die Transparenz und Kontrolle über alle abgeschlossenen und laufenden Vorgänge.

Next Steps

Die CENIT AG und die DAB bank AG arbeiten bereits an den nächsten gemeinsamen Herausforderungen. Sie wollen die Kollaborations-Features der Alfresco-Plattform für die Projektzusammenarbeit evaluieren und ein Pilot-Projekt starten. Wenn alles nach Plan läuft, wird Alfresco die bisher für diesen Zweck genutzten Netzlaufwerke ersetzen. Zudem ist vorgesehen, Alfresco weiter als Dokumenten-Repository auszubauen. Denn es ist wie geschaffen für systemübergreifende Geschäftsprozesse, die mit der SOA-BPM-Plattform unterstützt werden.

Druckerfreundliche PDF herunterladen