Denver – Stadt und UmlandKreis

Ergebnisse

  • Hochgerechnete Einsparungen über 5 Jahre in geschätzter Höhe von rund 1,5 Millionen US-Dollar über 5 Jahre
  • Verbessertes Effizienteres Bürgerengagement
  • Verkürzte Genehmigungsdauerzeiten für Stadtverträge
  • Austausch des Vertragsdatensatzsystems bisherigen Vertragsmanagement-Systems von Denver durch eine Alfresco-Lösung
  • Automatisierung und Vereinfachung mehrerer Geschäftsprozesse
  • Verbesserte Effizientere Prüfung von Stadtverträgen und Finanzunterlagen
  • Entwicklung wieder verwendbarer Webservices
  • Flexibler neuer Workflow-Prozess ermöglicht die flexible zum Verwaltungen von Dokumentengenehmigungen

Herausforderung

In der Stadt (und im UmlandKreis) Denver leben mehr alsüber 600.000 Menschen. Damit belegt , die Stadt somit auf Rang 21 der größten Städte der Vereinigten Staaten steht. Zugleich ist Denver ist Arbeitgeber für mehr als 10.000 Menschen und verfügt über einen Haushalt in Höhe von 1 Mrd. US-Dollar. Wie in vielen anderen Städten waren auch in Denver die IT-Services zuvor in mehr als 70 eigenständigen Behörden föderal organisiert, wobei was bedeutete, dass es 14 verschiedene Dokumenten-Managementsysteme ohne gemeinsame Schnittstelle gab.

Im Jahr 2005 berief der Bürgermeister eine zentrale IT-Gruppe unter dem Namen „Technology Services Group“ zusammen; eine, um eine einheitliche Strategie sollte für die Stadt aufzu erstellt werden, um so en, wodurch die IT-Kosten unter Kontrolle zu bringen. kontrolliert werden sollten. Die Gruppe erkannte schnell, dass eine Konsolidierung auf ein Dokumenten-Managementsystem erforderlich war, das als Grundlage für viele dokumentenbasierte Geschäftsprozesse und -anwendungen dienen solltewürde. Das Augenmerk der Zuerst widmete sich die Technology Services Group richtete sich als erstes auf Denvers Vertragsmanagement-System. dem Vertragsdatensatzsystem von Denver, Hier waren in dem alle Verträge der Stadt und die sowie damit verbundenen Finanzunterlagen gespeichert waren. Das System war veraltet, hatte komplizierte Suchfunktionen, schwer zu durchsuchen, es wies Sicherheitsmängel auf und musste jede Nacht neu gestartet werden.

Aufgrund zunehmender Abgabenbelastungen der Stadt mussten die Technologieinvestitionen strategisch und kostenwirksameffektiv geplant werden. Die Technologien sollten leicht in PeopleSoft und Oracle Enterprise Service Bus (ESB) integriert werden können, auf offenen Standards basieren und robust, skalierbar und leicht zu implementieren sein. Die Stadt entschied sich für Alfresco Enterprise Content Management.

Lösung

2009 wandte sich Denver sich an ein örtliches Technologieunternehmen, den und Alfresco Platinum Partner, Zia Consulting. Der Partner wurde beauftragt, , um Hilfe bei der Implementierung 
und Unterstützung für eine neue konsolidierte Content-Management-Strategie zu leistenerhalten. Gemeinsam entwickelten sie einen mehrstufigen Ansatz, um die zur Implementierung einer Alfresco-Lösung zu implementieren. Auch sollten und automatisierten die Geschäftsprozesse automatisiert werden, ohne dass es zu einer Unterbrechung der städtischen Dienste kam.

Über einen 15-monatigen Zeitraum arbeiteten zwei Zia-Berater mit der Technology Services Group zusammen, um das Alfresco-Produkt zu installieren zu implementieren und mit PeopleSoft und anderen wichtigen Anwendungen auf Oracle ESB-Basis zu integrieren. Die Berater arbeiteten in mehreren Phasen von sechs bis zwölf Wochen an der Implementierung von bestimmten Projekten, der Konfiguration der Systeme, dem Entwurf von Workflows und Benutzeroberflächen; sie entwickelten neue Webservices und führten vor dem Einsatz Tests der neuen Anwendungen und schließlich die Migration durch. Dank dieses Ansatzes konnte das IT-Team der Stadt regelmäßig neue Services für Mitarbeiter bereitstellen, die Benutzerakzeptanz verbessern und das Feedback der Benutzer bei den weiteren Prozessen berücksichtigenBenutzer-Feedback einarbeiten.

Phase 1 bestand in dem Austausch des veralteten Vertragsmanagement-Systems datensatzsystems von Denver der Stadt durch eine Alfresco-Anwendung zur Speicherung und Verwaltung von bereits abgeschlossenengenehmigten Verträgen. Der Schlüssel für den Erfolg der Anwendung ist die Integration mit PeopleSoft, die es den Mitarbeitern der Stadt ermöglicht, Verträge direkt über die PeopleSoft-Anwendung zu suchen und aufzurufen sowie angehängte Inhaltsmetadaten anzuzeigen.

Als Nächstes entwickelte gelang es Denver unter Verwendung mittels des CMIS-Content-Management-Standards leicht, mühelos einen Webservice für die Kommunikation und den Austausch von Dokumenten zwischen Alfresco und PeopleSoft Financials zu entwickeln. Innerhalb weniger Wochen führte die Stadt einen neuen integrierten Beschaffungsprozess ein, der ein den Inhalts-Repository von Alfresco-Datenspeicher für die AblageSpeicherung, Protokollierung und Verwaltung aller Aufbewahrungsrichtlinien für Finanzunterlagen beinhaltetumfasst.

Zur effizienteren GestaltungVerbesserung des Bürgerengagements rief Zia den Denver 311-Service ins Leben, über den Bürger mühelos Nicht-Notfälle wie Schlaglöcher, Hundegebell oder Graffiti online oder und per über iPhone, iPad und iPod melden können. Auf der Basis von bereits erstellten Webservices integrierte Zia Alfresco-Anwendungen in das Call Center der Stadt und mitund in die CRM-Technologie der Stadt der CRM-Technologie. Darüber hinaus legten sie ein Metadatenformular an, das online oder über eine iPhone- bzw. iPad-Anwendung ausgefüllt werden kann.

Aufgrund des positiven Feedbacks zum neuen Vertragsmanagement-System datensatzsystem wollte die Stadt den Prozess zum Anfordern, Aufsetzen und Genehmigen von Verträgen vollständig automatisieren. Dazu setzte Denver das Fresh Process-Produkt von Zia ein und schuf gestaltete somit eine Bootstrap-Workflow-Struktur in Alfresco, die direkt mit PeopleSoft integriert werden konnte. Wohl wissend,In dem Wissen, dass sich Workflows sich schnell ändern können oder je nach Vertrag variieren, entwickelte Zia den flexiblen Vertragsworkflow, ohne dass dies eine Belastung für die Technology Services Group oder das Budget darzustellten. Zia legte dazu mithilfe der Single-Sign-on-Funktion von Alfresco Digitalsignaturen in der Anwendung an, um sicherzustellen, dass jeder Schritt im Prozess über die entsprechenden Genehmigungen verfügt.

FazitErgebnis

  • Die Stadt Denver konnte unmittelbare Kostenvorteile aus dem Der Einsatz der Alfresco-Lösung brachte der Stadt Denver unmittelbare Kostenvorteile durch die Automatisierung und Optimierung wichtiger verzeichnen, die es ihnen ermöglichte, wichtige Geschäftsprozesse zu automatisieren und zu optimieren.
  • Die online und mobil verfügbare 311-Anwendung gestalteteverbesserte das Bürgerengagement effizienter und sorgte dafür, dass Nicht-Notfälle nun schneller bearbeitet und behoben werden können.
  • StadtvVerträge der Stadt werden schneller und ohne Verzögerung bearbeitet.
  • Mitarbeiter können zügiger arbeiten, sparen Zeit, da ihnen nun ein ein einheitliches System zur Verfügung stehtbereitgestellt wurde, das sicher ist und die Audit-Prüfvorschriften entspricht.Anforderungen erfüllt.

Nächste Schritte

Denver plant die Automatisierung weiterer Geschäftsprozesse mithilfe der Alfresco-, PeopleSoft- und Oracle ESB-Infrastruktur. Zia plant, will die Technologie der 311-Anwendung zu nutzen, damitum es Bürgern und Angestellten der Stadt zu ermöglichen, dieen Lizenzierungs-, Überwachungs- und Genehmigungsprozesse der Stadt online und per Mobilgerät durchzuführen können. Darüber hinaus wird Zia den Documentum-Inhalt in die Alfresco-Lösung migrieren, um das Content-Management-System der Stadt weiter zu konsolidieren. hilft Zia Denver bei der weiteren Konsolidierung seines Content-Management-Systems, indem sie den Documentum-Inhalt in die Alfresco-Lösung migrieren. DenverDie Stadt schätzt, dass sie damit in den kommenden 5 Jahren 1,5 Mio. US-Dollar eingesparten werden können, da durch die indem sie eine Konsolidierung auf ein einzelnes Content-Management-System durchführen, wodurch Kosten für mehrere eine Reihe von Lizenzen und Wartungskosten wegfallen weürden. AlsEin weiteres anderes anstehendes Projekt ist das Human Services Case Management geplant, für das die Scan- und Fax-Technologie von Ephesoft integriert werden soll.

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