Grupo Eulen

Die Unternehmensgruppe EULEN ist ein Familienunternehmen in komplett spanischer Hand. Sie wurde 1962 in Bilbao gegründet und zählt heute zu den führenden Anbietern von Dienstleistungen. Insbesondere spezialisiert sich Grupo EULEN dabei auf die Bereiche Gebäudereinigung, private Sicherheitsdienste, Nebenleistungen (u. a. Logistik und Telemarketing), Dienstleistungen im sozialen und medizinischen Bereich sowie Hausmeister-, Wartungs- und Entsorgungsdienstleistungen. 2010 erwirtschaftete die Unternehmensgruppe damit einen Gewinn von über 1,3 Milliarden Euro.

In den vergangenen Jahren verzeichnete die Gruppe einen enormen Anstieg der Mitarbeiterzahl und beschäftigt heute über 82.200 Mitarbeiter. Damit ist Grupo EULEN einer der wichtigsten Arbeitgeber in Spanien und beschäftigt mehr als zwei von 1000 Erwerbstätigen in Spanien.

Seit 1997 ist Grupo Eulen auch international tätig und ist damit heute in Spanien, Portugal, den USA sowie sieben Ländern Lateinamerikas (in Kolumbien, Costa Rica, Chile, Mexiko, Panama, Peru und der Dominikanischen Republik) vertreten.

Ausgangssituation

Grupo EULEN hat tagtäglich mit einer Unmenge an Dokumenten zu tun. Da Personalmanagement zu den Hauptfeldern des Unternehmens zählt, fallen große Mengen an Dokumenten zu Beschäftigungsverhältnissen an. Aus diesem Grund war eine Dokumentenmanagement-Plattform für EULEN und seinen reibungslosen Betrieb unabdingbar.

Jedes Jahr werden im Unternehmen rund 150.000 Verträge erstellt, die jeweils zwischen sieben und 12 weitere Dokumente mit sich bringen. All diese Dokumente haben einen festen Lebenszyklus. Dies erfordert eine ganz spezielle Art des Dokumentenmanagements.

Die größte Herausforderung ist jedoch die Verwaltung der Unterlagen, die das Unternehmen für jeden einzelnen Mitarbeiter führt. Für jeden der 82.000 Mitarbeiter führt Grupo EULEN eine eigene Akte mit zwischen 30 und 50 verschiedenen Dokumenten (Verträge, Lebensläufe, Schulungs- und Weiterbildungsunterlagen, persönliche Dokumente, Gehaltsabrechnungen usw.), die jedes Jahr aktualisiert werden müssen – sowohl in Papierform als auch digital. Anhand dieser Zahlen scheint es schier unmöglich, solche Mengen an Dokumenten ohne eine wirksame Management-Plattform zu verwalten.

Daneben fallen im Unternehmen zahlreiche weitere Dokumente an (interne Memos, Bilanzabrechnungen, Regelungen, Anweisungen usw.), die für das Unternehmen ebenfalls eine wichtige Rolle spielen.

"Bislang hatten wir keine Dokumentenmanagement-Plattform. Alfresco war vor allem aufgrund seiner Leistungen und seines Preises ganz klar die Lösung unserer Wahl“, erklärt Diana Ruiz Hidalgo von der IT-Abteilung von EULEN. "Mitte 2011 haben wir das Projekt daher in Gang gesetzt.“

Angesichts der großen Menge an Dokumenten sowie der Tatsache, dass einige davon bereits bis zu 50 Jahre alt waren, begab sich Grupo EULEN auf die Suche nach einer effektiven, flexiblen und sicheren Lösung für sein Dokumentenmanagement.

Die Ziele lagen dabei auf der Hand: eine unternehmensweit einheitliche Plattform, Entwicklung zum papierlosen Unternehmen, einfachere Suche nach bestimmten Daten, Zugriff für alle Firmenniederlassungen in Spanien und im Ausland und zu guter Letzt Zeit- und damit auch Kostenersparnisse.

Aufgrund des riesigen Umfangs des Projekt entschied man sich für eine zweiphasige Vorgehensweise. Die erste Phase ist bereits abgeschlossen und bezog sich auf die Verwaltung aller Geschäftsdaten. Zunächst wurde mithilfe von Alfresco ein Dokumentationsmodell erstellt, um einen Standard für das Dokumentenmanagement zu schaffen, damit alle Daten nach einem einheitlichen Modell geordnet werden konnten. Mit der Alfresco-Lösung konnten dann bestimmte Regeln formuliert und komplexe Module zur Verwaltung des Lebenszyklus von Dokumenten erstellt werden. Technologisch war zwar mehr möglich, doch aufgrund des riesigen Umfangs des Projekts entschied man sich für eine vorsichtigere Lösung und begann zunächst mit einfacheren Workflows.

"Das erste Ziel bei der Implementierung war die Definition der gesamten Berichtsstruktur zwischen den weltweiten Niederlassungen von EULEN und der Unternehmenszentrale. Dadurch mussten wir Dokumente nicht mehr per Post oder E-Mail verschicken. Dies war etwas, was sich viele Abteilungen immer wieder wünschten. Dieses Projekt war zwar nicht sehr komplex in Bezug auf Funktionalität, aber sehr bedeutend in Bezug auf den Dokumentenumfang“, so Ruiz Hidalgo.

Derzeit befindet sich Grupo EULEN in der zweiten Phase des Projekts, in der u. a. alle mitarbeiterbezogenen Dokumente in ein Managementsystem integriert werden sollen. Auf Grundlage der Erfahrungen aus der ersten Phase baut Grupo EULEN dabei auf der bereits durchgeführten Arbeit auf und wird alle Mitarbeiterdokumente in virtuelle Dateien konvertieren sowie komplexere Workflows in das System einbauen. In dieser zweiten Phase soll zudem ein Prozess für digitale Signaturen eingeführt werden.

Zusammenfassung

Als Dokumentenplattform ist Alfresco die Lösung, die für Grupo EULEN den größten Mehrwert bietet. Grupo EULEN ist davon überzeugt, dass die Dokumentenmanagement-Lösung von Alfresco noch zahlreiche weitere Funktionen und Möglichkeiten bietet, die nach genauer Planung aller Anforderungen und erfolgreicher Entscheidungsfindung untersucht und angewendet werden können.

"Drei Punkte, für die das System eine Lösung bietet, waren dem Unternehmen besonders wichtig: die Integration von Nutzern in aller Welt, der schnelle und sichere Zugriff auf Daten und Dokumente und die schnellere Verfügbarkeit von Dokumenten“, erklärt Diana Ruiz Hidalgo. „Momentan wird die neue Alfresco-Lösung von etwa 100 Personen im Unternehmen genutzt.“

Der Grupo EULEN ist außerdem klar, dass einer der großen Vorteile von Alfresco die Möglichkeit für Innovation bei der Integration von Funktionen ist. Daher hält das Unternehmen es nicht für sinnvoll, die Open-Source-Architektur von Alfresco zu nutzen und die Lösung eigenständig umzuprogrammieren und an die eigenen Anforderungen anzupassen. Denn was heute erfolgreich ist, muss nicht unbedingt auch auf längere Sicht die beste Lösung sein. Stattdessen möchte EULEN künftige Upgrades von Alfresco umsetzen und die Architektur stets auf dem neuesten Stand halten. Nur so könne dauerhafter Erfolg garantiert werden.

"Alle Geschäftsabläufe produzieren eine Vielzahl an Dokumenten. Bei uns als Dienstleistungsunternehmen ist dies ganz besonders der Fall. Wir möchten, dass Alfresco die Plattform wird, auf der irgendwann alle diese Dokumente zu finden sind“, sagt man bei EULEN.

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