NEWS - HYBRID ECM PLATFORM INNOVATION!

Mannheimer Versicherungsgruppe

Ergebnisse 

  • Schnelle und sichere Migration
  • Erhebliche Kostensenkung, hohe Stabilität und Flexibilität
  • Ersetzt das alte System durch eine moderne ECM-Plattform, die auf offenen Standards basiert
  • Große Akzeptanz bei den Benutzern

Herausforderung

Wann immer ein Archivierungssystem teuer und schwierig zu warten ist und nicht länger dem Stand der Technik entspricht, wenn es nicht mehr an die aktuellen Anforderungen angepasst werden kann und auch die IT-Abteilung zunehmend frustriert – dann ist es höchste Zeit für einen Wechsel. 

Die Mannheimer Versicherungsgruppe ist ein mittelständisches Versicherungsunternehmen, das europaweit tätig ist. Verlässlichkeit und Stabilität sind die wichtigsten Faktoren in der Versicherungsbranche, das gilt sowohl für die Kundenbeziehung als auch für die IT-Systeme. Das ursprüngliche Archivierungssystem konnte diesen Grundprinzipien nicht mehr gerecht werden. Teure Wartungsverträge, ein unflexibles Lizenzierungsmodell und eine generelle Instabilität des Systems führten dazu, dass die IT-Abteilung keine neuen Projekte mehr realisieren konnte. Daher mussten immer häufiger Anfragen aus den Fachabteilungen, die ein Dokumentenmanagement einführen wollten, abgelehnt werden. Das führte natürlich zu Frustrationen auf beiden Seiten. 

Die Mannheimer Versicherungsgruppe suchte sich also eine Alternative, die folgenden Anforderungen gerecht werden musste: Stabilität, langfristiger Investitionsschutz und flexible Lizenzierungsmöglichkeiten. Das neue System musste zukunftssicher, effektiv und kostengünstig sein und damit die generelle Akzeptanz einer ECM-Lösung sowohl bei Benutzern als auch bei der IT-Abteilung steigern.

Lösung

Im Jahr 2010 entschied sich die Mannheimer Versicherungsgruppe für Alfresco Enterprise. Wie eine Evaluierung ergab, hat sich Alfresco bereits bei anderen Großunternehmen als verlässliche, hoch performante Lösung bewährt und auch dort die anspruchsvollen Sicherheitsanforderungen erfüllt. Durch den Einsatz von CMIS als Verbindung zu den bestehenden Systemen konnte die Mannheimer Versicherungsgruppe ihren Anwendern auch weiterhin die gewohnten Applikationen unverändert zur Verfügung stellen.

Sobald die strategische Entscheidung für Alfresco gefallen war, mussten 14 Millionen Dokumente migriert werden. Denn darauf greifen 700 der 840 Mitarbeiter regelmäßig im Rahmen der Aktenverwaltung und Vorgangsbearbeitung zu. Das Projekt wurde von einem gemeinsamen Team aus Mitarbeitern der Mannheimer-IT und des Alfresco Partners WeWebU realisiert. Das große Know-how von WeWebU und die Erfahrungen aus vorherigen Migrationen waren entscheidend dafür, das Projekt erfolgreich abzuwickeln und gleichzeitig den fortlaufenden Betrieb für die Benutzer aufrechtzuerhalten – unter dem Zeitdruck der auslaufenden Wartungsverträge des Altsystems keine leichte Aufgabe! 

Während das Altarchiv vorübergehend weiterbetrieben wurde, baute man parallel dazu das neue Archiv auf der Alfresco-Plattform auf. Der gesamte neu eingehende Input – sowohl die Vermittlerabrechnungen aus dem SAP-System, die einen Großteil des Dokumentenvolumens ausmachen, als auch Dokumente, die in Papierform eingehen und über zentrale und dezentrale Scanner ins System gebracht werden – wurde im Rahmen der Altdatenmigration in das neue System synchronisiert. Viele Millionen Dokumente wurden im Laufe der Migration von TIFF zu PDF konvertiert.

Während das alte und das neue System parallel betrieben wurden, sorgte die transaktionssichere Dokumentenmigration von WeWebU dafür, dass jegliche Aktivität jederzeit nachvollziehbar war und der gesamte Ablauf protokolliert wurde. Somit war eine Wiederherstellung des Dokumentenbestandes im Fehlerfall zu jeder Zeit möglich.

Zur Gewährleistung der Revisionssicherheit wurde der Migrationspfad von einem Wirtschaftsprüfer zertifiziert. Bis zum geplanten Stichtag konnte der gesamte Datenbestand von 14 Millionen Dokumenten auf den Alfresco Enterprise Server überführt werden. Auch das von nahezu allen Mitarbeitern genutzte zentrale Postkorbsystem wurde ohne Störung des laufenden Betriebs auf die neue Plattform umgestellt.

Ergebnisse

  • Erfolgreicher Transfer von 14 Millionen Dokumenten in ein zentrales Alfresco Repository und somit vollständige Ablösung des Altsystems.
  • Durch den Einsatz von CMIS für die Verknüpfung von Alfresco Content mit bestehenden Systemen konnten alle 700 Mitarbeiter mit ihren gewohnten.
  • Die Mannheimer Versicherungsgruppe verfügt jetzt über ein flexibles Repository für Dokumente, das mit der Organisation wachsen kann und für alle Bereiche und Prozesse, die mit Dokumenten arbeiten, einsetzbar ist
  • Alfresco bietet signifikante Kostenersparnisse und wesentliche Vorteile gegenüber dem bisherigen Altsystem.

Nächste Schritte

Die Ablösung des Altsystems durch ein zeitgemäßes, leistungsfähiges und flexibles System von Alfresco ermöglicht der Mannheimer Versicherung ihr Dokumentenmanagement auch in ganz neuen Bereichen zu nutzen. Momentan denkt man auch über den Einsatz von Alfresco-basierten Workflows sowie über die Nutzung des WeWebU OpenWorkdesk im Bereich der elektronischen Aktenverwaltung nach.

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