NEWS - HYBRID ECM PLATFORM INNOVATION!

Merck

Ergebnisse

  • Merck verfügt jetzt über eine Corporate-Guideline-Plattform, auf die bis zu 38.000 Mitarbeiter zugreifen
  • Eine flexible Collaborations-Umgebung erlaubt die Zusammenarbeit verschiedenster Mitarbeiter-Gruppen
  • Hohe User-Akzeptanz, ohne Schulungsaufwand
  • Eine weitere Alfresco-Site in der DMZ dient der Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern und Lieferanten

Hintergrund und Herausforderung

Merck ist ein führendes Pharma-, Chemie- und Life-Science-Unternehmen mit Gesamterlösen von 11,2 Mrd. € im Jahr 2012, einer Geschichte, die 1668 begann, und einer Zukunft, die rund 38.000 Mitarbeiter in 66 Ländern gestalten. Innovationen unternehmerisch denkender und handelnder Mitarbeiter charakterisieren den Erfolg. Merck bündelt die operativen Tätigkeiten unter dem Dach der Merck KGaA, an der die Familie Merck mittelbar zu rund 70 Prozent und freie Aktionäre zu rund 30 Prozent beteiligt sind. 1917 wurde die einstige US-Tochtergesellschaft Merck & Co. enteignet und ist seitdem ein von der Merck-Gruppe vollständig unabhängiges Unternehmen.

Vom Hauptsitz aus werden auch die Leitlinien für die weltweite IT vorgegeben. So suchte man kürzlich nach einem neuen Standard für das Wissens- und Dokumentenmanagement und die Collaboration im so genannten nicht validierten Umfeld. Dies umfasst sämtliche Unternehmensdokumente, die nichts mit der Wirkstoff-Forschung oder der Zulassung von Medikamenten zu tun haben. Das Ziel: Teams sollten schnell und einfach auf Dokumente zugreifen und gemeinsam daran arbeiten können. Zudem wünschte sich Merck ein System, das die Anwender über den Browser bedienen. Außerdem sollten die Manager eines Bereichs in der Lage sein, die User dezentral hinzufügen und wieder entfernen zu können.

Die Lösung

Wissen ist ein wichtiges Kapital des Unternehmens. Aufgrund seiner enormen Größe und der hohen Anzahl potenzieller Nutzer benötigt Merck ein Dokumentensystem, das Leistungsfähigkeit und Skalierbarkeit mit einem Maximum an Anwenderfreundlichkeit vereint. Zudem mussten bereits existierende Systeme nahtlos integriert werden können. Neben Alfresco zog Merck zunächst auch Lotus Quickr und EMC eRoom in Betracht. Am Ende machte die Open-Source-Plattform von Alfresco für Content Management und Collaboration auch wegen ihres angenehmen Lizenzmodells das Rennen. „Dass sich die Kosten nach der Anzahl der Server-CPUs und nicht nach der Anzahl der User richtet, macht es für uns bedeutend einfacher, Merck-weit eine Plattform für 38.000 Mitarbeiter zur Verfügung zu stellen“, unterstreicht Ingo Hanekamm, Merck Group Information Services, Global Shared Services/ Collaboration Applications.

Die hohe Flexibilität bei der Abrechnung ist ein entscheidender Faktor – schließlich war das erste Projekt, das mit Alfresco umgesetzt wurde, die unternehmensinterne Corporate-Guideline-Plattform. Hier sind alle Leitlinien und Policies, die es in der Merck Group weltweit gibt, hinterlegt: Zum Beispiel für den Bereich Finanzen, die Buchhaltung oder die Personalabteilung. Dokumente, die hier liegen, werden von wenigen erstellt und definiert, potenziell aber von sämtlichen Merck Mitarbeitern genutzt. Durch Integration des Zusatzmoduls „Transformation Server“ wird aktuell eine noch bessere Darstellung und detailgetreue Wiedergabe von Dokumenten im MS Office Format erreicht. Dies erhöht die Nutzerfreundlichkeit, da es nicht mehr nötig ist, ein Dokument erst herunterzuladen, um es gut lesen oder einsehen zu können.

Ein zweites wichtiges Vorhaben war die Entwicklung einer Collaborations-Umgebung. Hier können Mitarbeiter eigene Sites erstellen und einzelne Kollegen oder Gruppen einladen, um mit ihnen zusammenzuarbeiten. Im Fokus steht dabei beispielsweise die Dokumentation von medizinischen Vorträgen auf Kongressen oder die Erstellung der nicht validierten Vorstufe von Beipackzetteln im Pharma-Bereich — ein Thema, das unzählige Abstimmungsschritte erfordert, die jetzt mit Workflows vereinfacht werden. Für die Erfassung und effiziente Verarbeitung von Papierdokumenten steht den Anwendern eine Kofax-Schnittstelle zur Verfügung. Für den Austausch von Dokumenten mit externen Dienstleistern und Lieferanten wurde neben dem zentralen Alfresco System noch ein weiteres, außerhalb der Firewall in der DMZ, installiert. Auf beiden kommen Suse Linux Enterprise und eine Oracle-Datenbank zum Einsatz. Der Setup in der DMZ macht eine sichere und effiziente Zusammenarbeit auch mit solchen Usern möglich, die keinen Merck-Account haben. Außerdem wurde für die Werksfeuerwehr eine eigene Applikation etabliert, zum Beispiel mit Fluchtplänen, der Brandschutz-Verordnung für die Gebäude und mehr. Auch diese Dokumente sind mit Metadaten und praktischen Funktionen wie Wiedervorlage verknüpft.

Das Ergebnis

Mit Alfresco hat sich Merck für ein sehr zukunftsfähiges System entschieden, das durch seine Flexibilität, Anwenderfreundlichkeit und das unkomplizierte Lizenzmodell überzeugt. Die Einführung des neuen Dokumentenmanagements bei den weltweit 38.000 Mitarbeitern verlief reibungslos. Benutzerfreundlichkeit und intuitive Bedienbarkeit sparte hier enorm viel Zeit und Kosten ein: „Bei anderen DMS ist eine Schulung vonnöten, um Hochladen, Auschecken von Dokumenten und die Zusammenarbeit mit anderen Usern zu erklären“, sagt Max Weber, Group Information Services, Global Shared Services / Collaboration Applications. Das war bei Alfresco nicht der Fall. Es wurde lediglich ein einfaches, etwa 16 Seiten umfassendes User Manual bereitgestellt, das die wichtigsten Themen erklärt. Dies erwies sich als absolut ausreichend; die Anwender akzeptierten das neue Dokumentenmanagement-System schnell und nehmen es intensiv in Gebrauch. Hanekamm lobt: „Alfresco wird auch von nicht-IT-affinen Bereichen rasch verstanden und das ist ein Plus, das Akzeptanz schafft. Schließlich funktionieren Collaboration und Dokumentenmanagement nur so gut, wie sie im Unternehmen gelebt werden. Hier ist die Hürde so niedrig als möglich zu setzen, sonst werden die User dabei bleiben, ihre Dokumentationen wie gewohnt auf ihrer Festplatte und in ihren Verzeichnissen abzuspeichern. Und das soll ja nicht der Fall sein.“

Auch die Einführung des etwas komplexeren Collaborations-Bereichs verlief reibungslos. Heute nutzen bereits 8.000 Anwender innerhalb des weltumspannenden Konzerns aktiv dieses Angebot und betrieben selbständig ihre Abteilungs- und Projektsites, Tendenz steigend. Das vereinfacht insbesondere unternehmensinterne Prozesse, aber auch die Abstimmung mit externen Partnern.

Ausblick

Bei der Entscheidung für ein Dokumentenmanagement-System ging es Merck um einen Standard, der auch für künftige Anwendungsbereiche immer wieder ausgerollt werden soll. Die Weichen dafür sind gestellt ­— genauso wie für das mobilere Arbeiten. In Kürze soll auch Alfresco Mobile eingeführt werden. Gerade laufen interne Tests für die bei Merck eingesetzten iPhones und Android-Geräte. Damit wird für die Mitarbeiter demnächst auch der mobile Zugriff von unterwegs aus möglich sein und damit ortsunabhängiges Arbeiten von wo auch immer.

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