Novaled

Die 2001 gegründete Novaled AG ist weltweit führend im Bereich von OLEDTechnologien und spezialisiert auf hocheffiziente OLED-Strukturen mit langer Lebensdauer. Im Jahr 2013 wurde Novaled von der Samsung-Tochter Cheil Industries zu 50% übernommen, weitere 40% übernahm Samsung Electronics direkt. Mit mehr als 500 bewilligten und angemeldeten Patenten verfügt Novaled über eine starke IP Position. Die mittlerweile über 120 Mitarbeiter weltweit verteilen sich auf den Hauptsitz in Dresden und weitere Außenstellen in Korea und Japan.

Challenge

Um die weltweit führende Position zu erhalten und auszubauen war es notwendig, schnell und flexibel auf aktuelle, volatile Situationen reagieren zu können und Prozesse IT-gestützt zu automatisieren. Novaled ist in den Jahren seit der Gründung schnell und stark gewachsen. Um diesen Rahmenbedingungen Rechnung zu tragen bestand die Notwendigkeit der Einführung einer zukunftssicheren und erweiterbaren Softwarelösung. Dieses war die Ausgangssituation für die ECM-Initiative bei Novaled.

In den Abteilungen existierten eigene Strukturen zur Ablage von Dokumenten, die alle auf dem Standard-Filesystem im internen Netzwerk basierten. Informationen wurden an vielen Orten in zahlreichen Ausprägungen ohne einheitliche Namenskonventionen vorgehalten. Ein Überblick über Inhalte, Zugriffsberechtigungen und Freigaben war nicht möglich – die nachhaltige Datenhygiene war eine der Hauptanforderungen, um kollaboratives Arbeiten zu ermöglichen und zu fördern. Intern bereits definierte Prozesse und Workflows sollten mit Hilfe der Softwarelösung abgebildet werden, einzelne Entwicklungsschritte sollten durch die Möglichkeit der Dokumenten- Versionierung nachvollziehbar werden. Neben den funktionalen Anforderungen lag ein weiterer Schwerpunkt auf Datensicherheit, da eine Vielzahl der abgelegten Dokumente unternehmenskritische Informationen (Entwicklungsdokumente, Verträge, etc.) beinhalten.

Solution

Im ECM-Evaluationprozess kristallisierte sich Alfresco als Enterprise Content Management heraus, da es neben der Sicherheit auch alle geforderten funktionalen Aspekte abbildet und zu 100% in die interne Open Source Philosophie passt. Nach der erfolgreichen Implementierung durch den Integrationspartner Westernacher Products & Services und der Migration der Daten aus dem bis dato vorhandenen Filesystem liegen aktuell bereits 70% aller Dokumente im zentralen Alfresco Repository – das kurzfristige Ziel ist die zentrale Ablage aller Dokumente, bis auf Mess- und Logdaten. Damit haben Nutzer jetzt direkten Zugriff auf alle für ihre Arbeit relevanten Informationen.

Die Berechtigungen der einzelnen Informationsbereiche innerhalb Alfrescos können dank einer eigens von Westernacher entwickelten Erweiterung (Site Group Extension) direkt durch den Bereichs-Verantwortlichen granular administriert werden. Dadurch besteht jederzeit die Möglichkeit, einen bereichsübergreifenden Überblick über die Nutzer und deren Berechtigungen zu bekommen. Einzelnen Usern oder Gruppen können einfach neue Berechtigungen erteilt oder auch entzogen werden.

Results

Dank der integrierten Dokumentenversionierung ist die Arbeit an Dokumenten und Informationen über viele Bearbeiter hinweg einfach reproduzierbar, Doppelarbeit wird vermieden und damit die Produktivität gesteigert – die tägliche Arbeit wird für den Nutzer leichter und für den Verantwortlichen einfacher nachvollziehbar.

Nutzer können über den Webbrowser direkt in der Alfresco Oberfläche arbeiten, Ihre Bereiche in die Windows Explorer Oberfläche integrieren oder auch mobil auf die Daten zugreifen. Durch diese flexible Art der Nutzung erreicht das System eine sehr hohe Nutzerakzeptanz. Sowohl interne Mitarbeiter als auch externe Dienstleister mit entsprechenden Berechtigungen greifen gemeinsam auf Informationen zu – alles unter Einhaltung von hohen Sicherheitsrichtlinien. Heute ist die kollaborative Arbeit dank des Einsatzes von Alfresco einfach und wird in der Praxis umfassend genutzt.

"Wir nutzen Alfresco nicht nur als interne Plattform, sondern auch zum einfachen Austausch von Dokumenten mit unseren externen Dienstleistern. Mittlerweile liegen bereits mehr als 70% aller Dokumente in Alfresco, unser Ziel ist es, bald nahezu alle relevanten Informationen über das System verfügbar zu haben,” sagt Jens Kaiser, IT manager. “Kommunikation and Kooperation von Mitarbeitern über verschiedene Standorte hinweg muss mit geringem Aufwand möglich sein. Mitarbeiter verbringen bis zu zwei Drittel ihrer Arbeitszeit mit Kommunikation und Kooperation.”

Druckerfreundliche PDF herunterladen