Mit Alfresco wird Records Management so einfach wie nie zuvor

Derzeit einzige vom US-Verteidigungsministerium zertifizierte Open-Source-Lösung für Records Management (RM) enthält automatische Compliance-Funktionen

München/San Mateo (CA, USA), 17. Oktober 2013 – Da gesetzliche Auflagen und unternehmensinterne Anforderungen an die Verwaltung und Speicherung von Daten heute strikter sind als je zuvor, bereitet das Thema Dokumentenmanagement vielen Unternehmen nach wie vor Kopfzerbrechen. Um sowohl den Anforderungen der Anwender als auch der Records-Management-Verantwortlichen gerecht zu werden, hat Alfresco nun die neue Version 2.1 seines Records-Management-Moduls sowie Version 4.2 von Alfresco One vorgestellt.

In einer Umfrage von Forrester Research im Oktober 2012* gaben 40 Prozent aller Technologie- und Strategie-Verantwortlichen an, dass der Einsatz von RM-Lösungen zur Verbesserung von Compliance nach wie vor ein drängendes Problem sei. Genau hier setzt Alfresco One 4.2 an. Durch die Integration des Records Management in die in einem Unternehmen bereits bestehenden Lebenszyklen von Dokumenten und Dateien ist gewährleistet, dass Inhalte alle Compliance-Anforderungen erfüllen und automatisch geschützt werden.

„Die Benutzerakzeptanz von RM-Anwendungen ist immer noch eine große Herausforderung“, so Cheryl McKinnon, Principal Analyst bei Forrester Research. „Die etablierten Anbieter warten kaum mit echten Innovationen auf, etwa auf dem Gebiet der Benutzerfreundlichkeit. Für die Verantwortlichen für das Records Management ist die Akzeptanz und Nutzung der RM-Systeme durch die Endanwender entsprechend frustrierend.“**

Eine umfassende Benutzerakzeptanz ist für den Erfolg von Records-Management-Lösungen entscheidend. Mit den neuen RM-Funktionen von Alfresco ist es für Anwender viel einfacher, Richtlinien zur Aufbewahrung von Daten einzuhalten, auch ohne dazu Dateien auf andere Sites verschieben oder aus Content-Workflows entfernen zu müssen. Da sich das Speichern von Akten in bestimmten Aktenplänen automatisieren lässt, müssen Anwender nicht mehr mit komplizierten Klassifizierungsstrukturen arbeiten. Den Systemverwaltern bietet Alfresco neue Funktionen zur automatischen Erstellung von Aktenplänen auf Basis vorkonfigurierter Regeln. Dadurch lassen sich dynamische Ordner automatisch erstellen, damit sich die Aktenpläne im Laufe des Content-Zyklus optimal an die jeweiligen Anforderungen anpassen.

Mit Alfresco können Anwender auf einer einheitlichen Plattform digitale Dateien jeder Art – auch Inhalte sozialer Medien, Multimedia-Dateien und Inhalte, die in Teamarbeit entstanden sind – in digitalen Akten ablegen und verwalten. Das bahnbrechende Hybrid-ECM-System von Alfresco ermöglicht die Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und sorgt gleichzeitig für alle nötigen Kontroll- und Compliance-Mechanismen. In der neuen Version von Alfresco One sind nun auch Workflows integriert, die Cloud- und On-premise-Inhalte verbinden, und die damit auch Vorgänge unterstützen, die in der Hybrid-Umgebung ablaufen.

Alfresco Records Management ist derzeit die einzige Open-Source-Lösung mit dem vom US-Verteidigungsministerium vergebenen Zertifikat DoD 5015.02. Alfresco hilft Unternehmen, Richtlinien und Vorschriften, wie etwa die amerikanischen Sarbanes-Oxley- und Dodd-Frank-Vorschriften, einzuhalten. Zusammen stellen Alfresco One 4.2 und Records Management 2.1 die erste Lösung dar, die ein Hybrid-ECM-System mit einfach anzuwendenden Workflows verschmilzt – und somit Collaboration und Compliance endlich unter einem Dach vereint.

„Wenn wir über den derzeitigen Stand der ECM-Entwicklung hinaus blicken, ist vor allem eines sicher: Compliance wird immer eine Herausforderung bleiben. Angesichts der immensen Mengen an neuen Inhalten, die tagtäglich erstellt werden, wird diese Herausforderung vermutlich nicht einfacher werden“, meint John Newton, der CTO von Alfresco. „Der einzigartige Hybrid-Ansatz von Alfresco stellt Anwendern eine gemeinsame Plattform zur Verfügung, die ohne viel Zutun des Anwenders für Compliance sorgt. Dadurch stößt diese ECM-Lösung bei Anwendern auf mehr Akzeptanz.“

Mit der ECM-Lösung von Alfresco können Anwender auf einfache Weise digitale Inhalte jeder Art erstellen, suchen, weitergeben und mit anderen daran arbeiten. Der Hybrid-Ansatz ermöglicht die Collaboration auch jenseits der Firewall und das neue Alfresco Records-Management-Modul gewährleistet Compliance mit minimalem Aufwand für die Anwender.

Die Records-Management-Lösung von Alfresco wird bereits von über 80 Unternehmen in aller Welt zur Verwaltung elektronischer Akten und zur Erfüllung von Compliance-Anforderungen eingesetzt. Alfresco One 4.2 und Records Management 2.1 sind ab 29. Oktober 2013 in den von Alfresco unterstützten Sprachen erhältlich.

Weitere Informationen:

*„Benchmarking Your Records Management Program“, Forrester Research And ARMA International Records Management Online Survey, Q3 2012, 18. Oktober 2012

**„Records Managers Must Focus On Business Needs, Budgets, And Technology To Succeed“, Forrester Research And ARMA International Records Management Online Survey, Q3 2013. 18. September 2013. Autor: Cheryl McKinnon mit Leslie Owens, Emily Jedinak.