Universités de Grenoble

Résultats

  • La plateforme est ouverte à l’ensemble des personnes qui sont sur le site, soit les 80 000 personnes dont près de 60 000 étudiants. 2 500 utilisateurs se connectent quotidiennement. 5 000 connections sont réalisées chaque jour.
  • La plateforme contient 800 000 documents, ce qui représente 300 Go de données. Chaque semaine, 3 Go supplémentaires sont ajoutés. Il y a près de 6 500 sites “Share” actuellement sur la plateforme.

Contexte et problématique

L’Université de Grenoble est un Pôle de Recherche et d’Enseignement Supérieur, constitué en établissement public, qui regroupe les établissements universitaires de l’académie de Grenoble en association avec leurs partenaires locaux.

Le Pôle Université de Grenoble c’est :

  • 58 400 étudiants
  • 3 600 doctorants
  • 7 200 étudiants étrangers
  • 180 nationalités différentes
  • 265 spécialités de Masters
  • 33 filières d’ingénieurs
  • 111 spécialités de Licences
  • 138 spécialités de Licences professionnelles
  • 14 Écoles doctorales
  • 7 500 salariés
  • 740 millions d’euros de budget
  • plus de 260 annuel global associations étudiantes

Historiquement, le campus disposait, depuis 2004/2005, d’une plateforme de gestion électronique des données mise en place et gérée par la Région, qui s’appelait le bureau virtuel Rhône-Alpes. Cette plateforme était le résultat d’une intégration par un prestataire de Microsoft Exchange et Sharepoint. A la rentrée de 2010, cette plateforme a été arrêtée pour des raisons principalement financières. La Région ne souhaitait plus financer ce projet.

Le campus désirait néanmoins conserver les bénéfices de l’utilisation de cette plateforme. Trois fonctions importantes sont alors identifiées : la messagerie, les espaces individuels et l’espace collaboratif. Les différents établissements du campus choisissent d’internaliser les deux premières fonctionnalités. Pour la fonction « espace collaboratif », un livre blanc est élaboré afin de permettre d’établir un comparatif fonctionnel entre plusieurs plateformes disponibles sur le marché et d’analyser les usages en pratique. La plateforme qui sera retenue devra prendre en compte une particularité ; le nombre de documents récupérés par chaque utilisateur est faible mais le nombre d’utilisateurs qui se connectent est important.

A l’époque, le critère de l’Open Source ne constituait pas une exigence absolue mais le choix d’une solution communautaire s’est avérée être en parfaite adéquation avec les contraintes budgétaires de l’Université.

Le choix s’arrête sur la solution Alfresco. Au démarrage, la plateforme fonctionne avec la version communautaire d’Alfresco.

Fin 2011, début 2012, la version communautaire n’est plus suffisante pour supporter le nombre d’utilisateurs qui se connectent et le volume de documents échangés.

Suite à l’audit réalisé par StarXpert, l’Université décide alors de basculer sur la version Enterprise d’Alfresco.

Avec l’aide de StarXpert, une nouvelle architecture technique est définie, basée sur la séparation des services Alfresco et la virtualisation. L’utilisation des ressources serveurs a été optimisée, améliorant les temps de réponse et le nombre d’utilisateurs supportés de façon importante.

Solution mise en œuvre

A l’heure actuelle, l’Université « utilise » la version 3.4. Le passage vers la version 4 est prévu pour l’été.

L’Université réalise peu de développements de manière à pouvoir suivre « rapidement » les trains de livraisons produits par Alfresco.

La plateforme est ouverte sur l’internet à l’ensemble des personnes identifiées au sein du SI soit les 80 000 personnes avec des pics à 100 000 utilisateurs lors des biseaux des années universitaires. 2 500 utilisateurs se connectent quotidiennement. 5 000 connections sont réalisées chaque jour. La plateforme contient 800 000 documents, ce qui représente 300 Go de données. Chaque semaine, 3 Go supplémentaires sont ajoutés. Les documents sont principalement des documents utilisés dans le cadre de la pédagogie, mais les usages s’étendent vers des groupes de travails collaboratifs.

Des formations ont été organisées pour accompagner la mise en place de la plateforme Alfresco. Une fois expliqué le fonctionnement de la plateforme, la prise en main a été assez rapide. Certains utilisateurs de l’ancienne plateforme s’étaient découragés face à ses longs temps de réponse et ne l’utilisaient donc plus. Suite à l’intervention de StarXpert, les performances de la nouvelle plateforme Alfresco ont permis de reconquérir ces utilisateurs. Au démarrage, la difficulté pour eux a été de pouvoir accéder à la totalité de leurs anciennes données, celles-ci n’ont pas toujours pu être transférées de manière « informatique » au sein de la nouvelle plateforme. Le contenu de l’ancienne plateforme a été maintenu en ligne mais en « lecture seule » pendant une année, pour que les utilisateurs
puissent s’y référer si nécessaire.

Perspectives

Les usages collaboratifs sont en train de se développer. Des groupes de travail se créent régulièrement sur la plateforme. Des utilisations de nature plus administrative augmentent avec la préparation de réunions et l’accessibilité, via la plateforme, aux comptes-rendus de ces réunions ou encore la préparation des séances du conseil d’administration de certains établissements du campus. S’ajoute également désormais une partie « gestion » avec la constitution, la nuit, de rapports financiers déposés quotidiennement sur la plateforme.

La question se pose aujourd’hui d’ouvrir la plateforme à des utilisateurs externes au campus, car l’université a de nombreuses collaborations internationales.

Conclusion

La plateforme Alfresco est utilisée actuellement à des fins essentiellement pédagogiques. Elle est utilisée pour diffuser du contenu vers les étudiants. Les accès se font principalement par le Web. L’inverse existe encore assez peu mais pourrait se développer dans les mois à venir ; encore peu de travaux réalisés par les étudiants sont déposés sur la plateforme à destination du corps enseignant.

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