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Alfresco Enterprise, núcleo corporativo del sistema de documentación electrónica del Gobierno de Cantabria

La infraestructura gestiona más de un millón de documentos

Alfresco ECM Enterprise Edition, software líder en gestión empresarial de contenidos de código abierto, se ha convertido en la solución adoptada y núcleo para el nuevo sistema de archivo electrónico corporativo del Gobierno de Cantabria. Este sistema tiene por objeto el almacenamiento y gestión de documentos electrónicos de archivo, así como es la base de  otras aplicaciones, tanto de uso general por el personal de la administración pública como para la tramitación electrónica.

Concretamente, el uso que se ha dado a la solución ha sido, en primer lugar, como repositorio documental corporativo para todo el gobierno autonómico, centralización de la información, integración con otras aplicaciones mediante una capa de servicios web y la gestión de más de un millón de documentos, digitalización de contenidos mediante Kofax e integración con portal. El otro uso que se ha dado, de forma independiente, es para la gestión de la tramitación electrónica, ya que Alfresco está integrado con el tramitador Trew@.

En este sentido, el Gobierno de Cantabria tenía la necesidad de una aplicación horizontal y corporativa que permitiese la integración con el parque de aplicaciones existentes mediante estándares abiertos.

Tras realizar una comparativa sobre las funcionalidades de Alfresco y otras herramientas, la Dirección General de Desarrollo e Innovación Tecnológica se decantó por este software, entre otros factores, porque lo consideró una aplicación muy extendida, que se integra fácilmente con otras herramientas, encaja en su tamaño de organización, presenta un coste muy competitivo, y posee una extensa red de Partners que le inspira confianza y cercanía, como es el caso de la compañía Teccon, partner Gold de Alfresco.

El número de casos de éxito que Alfresco posee en la Administración Pública, además del hecho que John Newton con su equipo fundara Documentum y luego lanzara el proyecto de Alfresco, fueron otros factores decisivos para la implantación.

Para la Dirección General de Desarrollo e Innovación Tecnológica del Gobierno de Cantabria “el proyecto ha sido un éxito, la infraestructura de archivo digital está siendo utilizada para el desarrollo de soluciones que precisan de archivo que ha demostrado que el framework de servicios documentales y los estándares definidos son suficientes”.

En estos momentos, el sistema de gestión del archivo de personal se encuentra en explotación e integrado en el proceso diario de la gestión de los expedientes, incorporando al sistema los nuevos expedientes en formato electrónico y digitalizando e incorporando al archivo electrónico los antiguos.

Tres son las conclusiones más relevantes de este proyecto, a ser tenidas en cuenta por dicha Dirección General en futuros proyectos:

  • La importancia de disponer de un sistema ágil y flexible para la captura de la documentación impresa, de fácil integración.
  • La importancia de la preparación de la documentación para posibilitar el tratamiento automatizado durante el proceso de incorporación al archivo.
  • La necesidad de intentar minimizar el volumen de documentos que precisen tratamiento manual para su incorporación al archivo electrónico.

Actualmente, se está trabajando en integrar el archivo electrónico con una solución de custodia de documentos firmados digitalmente y valorando extender la solución de captura a más elementos de la organización, ya que la necesidad de incorporar documentos impresos a un archivo electrónico es una necesidad general en una organización pública como el Gobierno de Cantabria.