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Européenne de Télécommunications

Challenge

Notre client est l’un des principaux opérateurs de télécommunications dans le monde, avec plus de 150 000 salariés. Présent dans 35 pays, le Groupe compte plus de 200 millions de clients dans le monde, dont plus de 150 millions de clients pour sa marque dédiée à l’internet, la télévision et le mobile dans la majorité des pays où le Groupe est présent. C’est l’un des principaux opérateurs européens du mobile et de l’accès internet ADSL et l’un des leaders mondiaux des services de télécommunications aux Entreprises Multinationales,

La filiale française compte près de 100 000 salariés. Plus de 5 millions de Français sont équipés de son boitier internet. 20 millions sont des clients mobiles, et plus de 1 000 boutiques sont présentes sur le territoire français.

Depuis 2005, la division française utilisait la solution de GED Documentum pour dématérialiser et gérer l’ensemble des courriers des salariés à destination du département Ressources Humaines de l’entreprise, par exemple les demandes de congés ou de formation. La solution utilisée se trouvait en amont du back office. Or l’opérateur téléphonique souhaitait pouvoir injecter directement ces différents documents dans le back office. Il était donc nécessaire de déporter le système de GED à l’autre bout du système d’information. Pour des raisons budgétaires et d’organisation interne, cela s’est avéré impossible à effectuer avec Documentum. En 2006, le département des Ressources Humaines décide de réaliser une étude de marché afin d’évaluer les différentes solutions disponibles dans le monde Open Source. Alfresco se démarque alors nettement de la concurrence.

Solution

Dans le cadre de la solution mise en œuvre, les contenus électroniques sont constitués notamment de courriers des salariés destinés aux Ressources Humaines. Désormais tous ces documents sont stockés et gérés dans Alfresco. Certains besoins métier ont été pris en compte au travers de développements spécifiques réalisés par l’intégrateur.

L’application est composée de l’ensemble des demandes des salariés qui ont été traitées par le département Ressources Humaines et pour lesquelles il y a une obligation d’archivage. Ces demandes peuvent inclure plusieurs documents. Ainsi, la solution Alfresco n’est pas utilisée en tant que GED pure mais comme une solution de dématérialisation de procédures RH. Un habillage graphique et ergonomique est ajouté à l’application afin qu’elle réponde aux habitudes de travail des responsables ressources humaines et qu’elle prenne en compte la charge graphique du groupe.

  • La migration des données depuis l’ancien système a constitué un projet à part entière.
  • 9 millions de documents sont aujourd’hui stockés et gérés par la solution Alfresco.
  • 1,800 personnes (responsables des ressources humaines des différentes entités du groupe) utilisent quotidiennement la solution.

Développements futurs

Aujourd’hui, il s’avère nécessaire d’engager de nouveaux travaux pour renforcer la plateforme et assurer la migration vers la version 4 d’Alfresco. En effet, le nombre de documents à gérer augmente continuellement (cible 50 millions à l’horizon 2 ans) et il faut donc faire évoluer l’architecture technique pour lui permettre de traiter de manière optimale la forte croissance du volume de données gérées.

Résultats

  • Une solution qui répond parfaitement aux besoins exprimés
  • Les documents sont injectés directement dans le back office
  • 9 millions de documents stockés et gérés
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