iMinds

Results

  • Grâce à la plateforme Alfresco, iMinds gagne en productivité et en pertinence lors de la constitution des équipes d’experts qui collaboreront sur les différents projets confiés au Centre de recherche. Et ce, notamment lorsqu’il s’agit d’identifier dans la base de données des spécialistes très pointus pour travailler sur de nouveaux projets.
  • Les utilisateurs sont au cœur du projet. Ils font régulièrement part à iMinds des nouvelles fonctionnalités dont ils souhaitent pouvoir disposer.

Contexte et problématique

iMinds est un Centre de recherche indépendant qui a été créé en 2005 par le gouvernement flamand avec pour mission de développer la recherche et de favoriser l’innovation en matière de technologies de l’information et de la communication. Dans ce cadre, les équipes d’iMinds accompagnent les entreprises privées et les organismes publics en pilotant et en réalisant les études préalables à la mise sur le marché d’un nouveau produit, d’un nouveau service dans le secteur des TIC. Il peut s’agir d’études techniques, marketing, juridiques qui viendront valider la faisabilité du projet et sa capacité à trouver une clientèle prête à acquérir la nouvelle offre.

Il peut s’agir par exemple d’un projet de diffusion de la télévision sur des téléphones portables envisagé par un opérateur télécom et un fabricant de téléphones portables. iMinds se chargera de réaliser à la fois une étude sur la faisabilité technique du projet et une étude marketing sur l’intérêt pour les consommateurs de la mise sur le marché d’une telle offre. Pour ce faire, iMinds « monte » des équipes d’experts extérieurs capables de mener à bien les différentes études pour lesquelles le Centre de recherche est sollicité. Ces experts peuvent être des ingénieurs, des économistes, des sociologues, des chercheurs en université... Selon leur spécialité, ils ont un profil technique ou pas ; un projet type réunit entre 20 et 50 experts. En interne, iMinds compte 1 000 collaborateurs auxquels s’ajoute environ le même nombre d’experts externes. Pour un même projet, les équipes constituées sont pour moitié composées d’experts externes et pour moitié d’experts internes.

Une plateforme collaborative de type Typo3 CMS était utilisée pour gérer, stocker et partager les données entre les collaborateurs internes d’iMinds et les experts et entre les experts eux-mêmes dans le cadre des projets en cours. Il s’agit principalement de documents, de présentations ou encore de spreadsheets.

Solution mise en œuvre

Le développement du nombre de projets gérés par le Centre de recherche a nécessité de faire évoluer la plateforme existante. Ainsi en 2009, pour accompagner la croissance du Centre de recherche, iMinds lance un appel d’offres pour se doter d’une solution performante de gestion des données. La solution retenue doit permettre une collaboration plus efficace entre les experts qui ne travaillent pas physiquement dans un même lieu et dont les profils sont très différents. Outre le partage de documents directement liés aux projets de recherche, elle doit également permettre, par exemple, le partage de calendriers et de listes de mailing.

Plus d’une dizaine de solutions sont étudiées. Le choix s’arrête sur la solution de gestion des données d’Alfresco pour l’architecture aussi puissante que flexible de sa plateforme basée sur des standards ouverts. Cette plateforme garantit une souplesse de déploiement sans comparaison, une adéquation fonctionnelle et une forte capacité de travail collaboratif. Son prix particulièrement compétitif constitue également un argument de poids. La grande majorité des fonctionnalités recherchées sont disponibles dans la suite d’outils collaboratifs d’Alfresco Share. Certaines plus spécifiques seront développées par le partenaire choisi dans le cadre de l’appel d’offres : Amplexor.

3 mois ont été nécessaires pour implémenter la solution Alfresco. Cette implémentation a donc été rapide. Elle s’est déroulée sans difficulté particulière. Tout au long de ce processus, iMinds a souhaité associer les utilisateurs à la mise en œuvre. Un des enjeux majeurs était de perturber le moins possible l’utilisateur dans ses habitudes de fonctionnement.

Aujourd’hui, iMinds dispose de la version 4.0 d’Alfresco Enterprise. 1 700 personnes sont des utilisateurs actifs et réguliers de la plateforme. 70% d’entre eux se connectent chaque semaine ; 50%, quotidiennement. Fin 2013, ils seront 2 000.

Le Centre qui a démarré avec une vingtaine de projets en compte aujourd’hui près de 200 projets. Tous sont actuellement en ligne même s’ils ne sont pas tous actifs. Le volume des documents représente 500 GB.

La mise en place de la solution Alfresco a permis d’optimiser de manière très conséquente une des problématiques vitales d’iMinds liées à son fonctionnement en termes d’organisation. Elle a permis en effet une collaboration efficace entre un grand nombre de personnes géographiquement éloignées les unes des autres.

Initialement prévue pour gérer uniquement des projets locaux, les performances de la plateforme ont contribué à positionner le Centre de recherche sur des projets européens. Le Centre est considéré aujourd’hui comme un référent en matière de process et d’organisation. Il fait quotidiennement la démonstration de ses capacités à mettre en œuvre les meilleures pratiques dans ce domaine.

Enfin, le fait que le workflow autorise l’automatisation des tâches administratives a réduit considérablement les temps de traitement. La réduction est de l’ordre de 80%. Ceci est tout particulièrement mesurable pour tout ce qui concerne les documents de reporting liés aux projets et qui sont destinés à iMinds, et tous ceux qu’iMinds doit transmettre aux institutions gouvernementales.

Perspectives

En 2013, iMinds a l’intention de créer un digital Asset management. Cette gestion des ressources numériques couvrira l’alimentation, l’annotation, le classement, le stockage et la recherche de ressources numériques, comme les images numériques fixes (illustrations, photos numériques, etc.) et images animées (animations, vidéos, etc.), les enregistrements sonores (musique, discours, etc.) et autres documents multimédias ou bureautiques.

A terme, iMinds souhaite également utiliser Alfresco comme le dépôt central de tous ses documents internes. Le fait de pouvoir disposer au sein d’une même base de données de la totalité des documents élaborés par chacun des experts, pour l’ensemble des projets gérés par iMinds, permettra de rechercher et d’identifier rapidement le spécialiste d’un domaine particulier. iMinds gagnera ainsi un temps précieux lors de la constitution des équipes compétentes pour un projet donné.

Conclusion

Le Centre de recherche a également pour ambition de créer des communautés d’experts. iMinds a en effet constaté que certains chercheurs, ingénieurs, travaillent sur les mêmes sujets sans nécessairement se connaître. La création de cette communauté favorisera les échanges et le partage susceptibles d’enrichir la qualité des études menées par iMinds.

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