BPER

Risultati

  • Affidabilità totale nella individuazione e ricerca dei documenti
  • Riduzione dei costi complessivi di produzione dei documenti
  • audit e revisioni
  • Sostituzione totale dei processi basati su carta
  • Minore impegno di risorse amministrative

La sfida

Il GRUPPO BPER è una realtà forte di 7 banche, tutte autonome e ben radicate nei diversi territori di appartenenza. Nel panorama bancario nazionale si posiziona al sesto posto per totale attività, raccolta ed impieghi e rappresenta il terzo gruppo bancario di matrice popolare per totale attivo e comprende circa 1.300 filiali a presidio della quasi totalità delle regioni italiane, con circa 12.000 dipendenti e 2 milioni di clienti.

Serietà, trasparenza e professionalità sono i valori di fondo che ispirano “il modo di fare banca” del Gruppo BPER, con la volontà di favorire in ogni contesto il risparmio delle famiglie, le risorse e gli investimenti delle imprese.

Fattori di natura esterna ed interna hanno generato la necessità di progettare un sistema integrato dei controlli interni di Gruppo. Le Autorità di Vigilanza hanno indicato nelle normative di recente emanazione i principi che le banche devono tenere in considerazione nella progettazione del sistema dei controlli interni, tra i quali hanno rilievo le tematiche afferenti la tracciabilità, la conservazione e la reperibilità delle informazioni.

Il sistema integrato dei controlli interni mira al raggiungimento dei seguenti obiettivi: eliminazione delle sovrapposizioni metodologiche/organizzative tra le diverse funzioni di controllo; condivisione delle metodologie con cui le diverse funzioni di controllo effettuano le valutazioni; miglioramento della comunicazione tra le funzioni di controllo ed il management; riduzione del rischio di informazioni “parziali” o “disallineate”; capitalizzazione delle informazioni e delle valutazioni delle diverse funzioni di controllo mediante la gestione di repository comuni.

Il Gruppo BPER ha definito quale driver fondamentale di sviluppo del proprio sistema integrato dei controlli interni l’implementazione di strumenti informatici univoci per soddisfare le esigenze dei diversi attori. Tali applicativi sono stati sviluppati con la società EsseQuamVideri (EQV), leader delle soluzioni informatiche per l’auditing bancario e proprietaria del sistema integrato per i controlli SPHERAes.

È inoltre stata integrata la collaborazione della società EQV con quella di Cast Group — www.castgroup.it, società attiva dal 1986 con la mission di ingegnerizzare e realizzare sistemi integrati per l’informatizzazione aziendale, per affrontare la sfida di creare un sistema globale unificato in grado di rendere disponibili i documenti in solo formato elettronico e nel rispetto delle linee guida impostate dal Gruppo.

Il Gruppo BPER, EQV e Cast Group hanno identificato in Alfresco la soluzione ideale per efficienza, semplicità di implementazione e costo equilibrato.

Nel momento dell’identificazione di queste nuove esigenze, il Gruppo BPER utilizzava uno strumento documentale che esponeva i documenti tramite semplice tagging.

La quantità e complessità di questi documenti aveva raggiunto un livello tale da richiedere una evoluzione applicativa che permettesse di analizzare anche i documenti archiviati non taggati in maniera adeguata.

Era dunque evidente la necessità di un sistema di Enterprise Document Management, che rendesse i processi di archiviazione e pubblicazione più efficienti e consentisse al Gruppo di conservare e reperire celermente la documentazione da presentare agli Organi Aziendali ed all’Autorità di Vigilanza.

La soluzione

In accordo con Cast Group e con la società EQV, il Gruppo BPER ha deciso di sostituire il motore documentale in essere con una soluzione integrata di ALFRESCO con il database di SPHERA (che costituisce il repository unico delle informazioni del sistema dei controlli interni).

Alfresco è stato installato su macchina Windows Server 2008 e con la versione Enterprise è stato possibile realizzare l’integrazione appoggiandosi a Sql Server 2008 R2 di Microsoft come database server per Alfresco, al fine di ottimizzare le risorse umane interne (DBA) e di collocare logicamente tutti i dati in un unico repository, in quanto l’applicazione SPHERAes è basata su database Microsoft.

In questo caso Alfresco è stato utilizzato come servizio integrato tramite Web Services.

L’integrazione ha permesso di esporre funzionalità di ricerca full text prima non accessibili sia sulla tito- lazione del documento e sia sul proprio contenuto.

La struttura modulare di Alfresco ha consentito inoltre l’utilizzo di un motore di OCR, che consentisse di indicizzare in modo adeguato anche i semplici documenti scannerizzati.

Infine l’accesso web degli amministratori direttamente all’interfaccia di Alfresco ne ha permesso il controllo grazie al semplice accesso a maschere personalizzate di ricerca.

Il progetto è partito all’inizio del 2011 e, dopo una breve fase di assessment, il sistema è entrato a pieno regime alla fine del medesimo anno. La fase effettiva di installazione e configurazione di Alfresco è risultata semplice e ha richiesto tempi minimi, generando un sistema molto intuitivo per tutti gli utenti delle società del Gruppo.

Tutti i documenti, di cui solo una minima parte ha richiesto la digitalizzazione, sono stati inseriti nel sistema, dando modo agli utenti di accedere agli stessi in maniera più veloce e sicura.

Oggi le funzioni di controllo sono dotate di un sistema di archiviazione evoluto mentre tutte le unità organizzative del Gruppo possono accedere alla consultazione del materiale a loro indirizzato in modo semplice e senza necessità di salvataggi sui client locali.

Naturalmente non è stata sottovalutata la questione sicurezza, vista la riservatezza che i documenti bancari richiedono. Gli accessi sono stati definiti in maniera sistematica tramite dei codici, che consentono l’accesso ai singoli utenti ai soli documenti autorizzati.

Conclusione

  • Alfresco ha consentito al Gruppo BPER di gestire in maniera certa ed affidabile la grande mole di documenti presenti in azienda, realizzando un sistema integrato dei controlli interni.
  • E’ stata creata una soluzione semplice e scalabile, utilizzando al meglio il know how del personale interno, permettendo la naturale evoluzione al nuovo sistema documentale.
  • La struttura modulare di Alfresco ha risolto i problemi di ricerca e archiviazione dei documenti, salvati in repository comune.
  • Con il nuovo motore di ricerca ed indicizzazione full text è diminuito il tempo necessario per il recupero dei documenti in quanto la ricerca agisce non solo sulla categorizzazione ma anche sul testo.

Progetti futuri

Il Gruppo BPER ha dimostrato un forte interesse all’estensione dell’utilizzo di Alfresco, congiuntamente al sistema on-premise in essere. In particolar modo, sta valutando il passaggio all’utilizzo delle interrogazioni tramite protocollo CMIS, pienamente supportato da Alfresco.

Inoltre, è in programma l’integrazione a fianco di Lucene/SOLR di un motore di ricerca semantico, al fine di potenziare le capacità di ricerca e di navigazione tra i risultati e di categorizzare in maniera automatica i documenti dopo aver applicato un’analisi semantica al testo del documento.

Note aggiuntive

Il Gruppo BPER ha deciso di dotarsi di un applicativo per supportare le fasi di archiviazione e divulgazione delle informazioni delle funzioni di controllo.

In tal senso è stato sviluppato l’applicativo IKS (Integrated Knowledge System), appartenente alla suite di applicativi Web for Control System, integrando

il motore documentale di ALFRESCO con il database del sistema dei controlli al fine di introdurre nuove e più efficaci modalità di archiviazione, pubblicazione e ricerca della documentazione in formato elettronico e di limitare la conservazione cartacea. In particolare l’applicativo permette di:

  • archiviare uno o più documenti attraverso un percorso guidato in tutte le sue fasi;
  • classificare univocamente i documenti attraverso un set informativo codificato ed aggiornato con i processi e l’organigramma aziendali;
  • migliorare la ricerca dei documenti grazie la funzionalità di ricerca avanzata potenziale con il motore di indicizzazione dei contenuti;
  • garantire la corretta conservazione dei file grazie ad un sistema di controlli interni. Tale soluzione ha permesso di eliminare la conservazione cartacea dei documenti e di collocarli in un repository unico da cui attingere senza la necessità di moltiplicare le archiviazioni dello stesso con benefici in termini di tempi di ricerca ed archiviazione.
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