Records Management

Records Management mit DOD 5015.02 Zertifizierung. Für problemlosen Einsatz und schnelle Einführung konzipiert

Auf das Alfresco Dokumentenmanagement Repository, einschließlich der Share Benutzeroberfläche aufgebaut
Dateiaufzeichnungen per Drag and Drop vom Desktop oder E-Mail Client, oder jedem Browser
eine Gesamtlösung für die Verwaltung von Geschäftsaufzeichnungen und anderen Inhalten
Kosteneffizient und Open Source, ohne Lizenzkosten im Vorfeld

Am besten geeignet für: IT-Abteilungen von UnternehmenTesten Sie Alfresco in Ihrer IT-Infrastruktur,
mit der Unterstützung durch Alfresco.

Am besten geeignet für: Potenzielle AnwenderVerschaffen Sie sich einen schnellen Eindruck
der Alfresco Benutzeroberfläche

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Internationale Rufnummern

Vorteile für Anwender
Vorteile für Records Manager

Zahlreiche Schnittstellen

Endbenutzer können die am besten geeignete Benutzeroberfläche verwenden, um neue Datensätze zu erstellen

Vom Desktop speichern

Mit dem CIFS-Standard können Anwender das Alfresco Records Management System genau wie ein Netzlaufwerk nutzen. Anwender können jetzt Datensätze durch einfaches Ziehen vom Desktop speichern und ablegen

Über den Web-Browser speichern

Anwender können die gleiche Browser-Oberfläche verwenden, die sie für die Verwaltung anderer Inhalte, zum Ablegen und Deklarieren von Datensätzen verwenden. Dadurch entfällt es, sich mit einer neuen, spezifischen RM-Benutzeroberfläche vertraut machen zu müssen

Aus Microsoft Office speichern

Mit dem Microsoft SharePoint Protokoll können Anwender Datensätze aus Standard Officeanwendungen hochladen und speichern

Aus dem E-Mail Client speichern

Alfresco kann in jedem Standard E-Mail Client auch als IMAP-Server eingerichtet werden. Damit können Anwender E-Mails zum Abspeichern nach Alfresco ziehen und ablegen.

Mehrstufiges Speichern und Deklarieren

Alfresco unterstützt ein mehrstufiges Verfahren zur Speicherung und Deklarierung von Datensätzen. Dadurch können Anwender diese speichern und zu einem späteren Zeitpunkt die erforderlichen Informationen hinzufügen, um den Datensatz zu deklarieren.

Einheitliche Lösung

Die Anwender nutzen das selbe Alfresco-System zur Speicherung und Verwaltung aller Inhalte. Es ist nicht erforderlich, die Anwender in eine andere Benutzeroberfläche eines anderen Systems einzuführen, um Datensätze zu speichern

Lebszyklus von Dokumenten

Alfresco wird zur Verwaltung des Lebenszyklus eines Inhalts verwendet, bevor dieser zu einem Datensatz wird. Dadurch kann das Überarbeitungs- und Genehmigungsverfahren eines Geschäftsbereichtes in den verschiedenen Revisionsphasen verwaltet werden, bevor die endgültige, verabschiedete Fassung als Datensatz gespeichert wird

Einfache Konfiguration

Records Manager können das Alfresco Records Management System leicht so einrichten, dass es ihrem geschäftlichen Bedarf entspricht

Aktenplan

Records Manager können Serien von Datensätzen, Datensatzkategorien und Datensatzordner anlegen

Aufbewahrungs- und Ablaufpläne

Durch einfache Point-and_Klick-Konfiguration kann der Records Manager eindeutige Ablaufpläne für die Datensatzspeicherung jeder Datensatzkategorie anlegen

Benutzerdefinierte Metadaten

Administratoren können eindeutige Metadaten (mit den Datensätzen zu speichernde Information) festlegen, die dem jeweiligen Bedarf entsprechen

Unterstützung von "Vital Records"

Identifizierung von Datensätzen, die mit einer automatischen Aufforderungen zur Überarbeitung, bei Ablauf der Gültigkeit, versehen werden müssen.

Unterstützung von Transfers

Unterstützung der Möglichkeit, Datensätze am Ende des Aufbewahrungszeitraumes zu 'übertragen'

Datensatzarten

Alfresco unterstützt eine Reihe von Datensatzarten, einschließlich elektronischer Datensätze (Standarddokumente, gescannte Datensätze, PDF Datensätze und Internet-Datensätze) sowie physikalische Dokumente

Referenzen

Unterstützung eines breit angelegten Zuordnungsbereichs (z. B. Ersatzdatensätze, Versionen, Referenzen, usw.). Administratoren könne ihre eigenen Zuordnungen hinzufügen, um eindeutige geschäftliche Anforderungen zu unterstützen

Benutzerrollen

Dank umfangreicher Rollen kann der Records Manager kontrollieren, welche Aktivitäten dem einzelnen Records Management Anwender zur Verfügung stehen. Die Festlegungen der Rollen können problemlos erweitert werden, um den Anforderungen jedes Unternehmens gerecht zu werden

Audit

Umfassende Audit-Logs geben den Records Managern die Möglichkeit, nachzuvollziehen, wer was wann und mit welchem Datensatz durchgeführt hat

Hold-Funktionen

Umfangreiche Unterstützung für die Verwahrung der Datensätze für den Fall von Streitfällen. Sicherstellung, dass Datensätze nicht im Rahmen des normalen Zeitplans zerstört werden, wenn diese Bestandteil rechtlicher Untersuchungen sind

Kurzvideos (auf Englisch)

Weitere Ressourcen

Druckfreundliches Datenblatt (auf Englisch)
Whitepaper: Die Open Government Richtlinie - Eine Anleitung für den Einsatz von Open Source (auf Englisch)
Whitepaper: Die Bedeutung des Records Management im Rahmen einer Steuerungs-, Speicherungs- und Konformitätsstrategie (auf Englisch)
Kunden-Fallstudien
Partnerlösungen (auf Englisch)