Records-Management-Software und Compliance-Software

Infolge strengerer Vorschriften und der erwünschten größeren Transparenz machen sich Unternehmen weltweit Records-Management-Software und -Technologien zunutze. Alfresco Records Management (RM) hilft bei der Erfassung, Kontrolle und Verwaltung wichtiger Unternehmensdaten, die sich weitgehend in Geschäftsdokumenten, E-Mails und Finanzberichten befinden. Die benutzerfreundliche, einfach bereitzustellende und kosteneffiziente Open-Source-Records-Management-Lösung von Alfresco baut viele der Hürden ab, die in den herkömmlichen Legacy-RM-Software-Lösungen vorliegen. Alfresco RM ist für die Norm DoD 5015.02 zertifiziert und umfasst ein flexibles Metadaten-Modell, mit dem auch andere Standards (MoReq2010, NOARK usw.) unterstützt werden können.

Einfache Dokumentenablage

Neue Unterlagen können von einer Vielzahl von einfach zu handhabenden Benutzeroberflächen abgelegt werden, unter anderem:

  • Browser - Alfresco stellt einen webbasierten Client für den einfachen Zugriff von beliebigen Standorten aus bereit
  • Drag&Drop - Support für CIFS und WebDAV ermöglicht Benutzern, Dateien per Drag&Drop von ihrem Desktop aus zu verschieben
  • Vorausfüllen der Metadaten - die Möglichkeit, in Dokumenten und E-Mails inhärente Informationen zu extrahieren und zu verwenden und vorab in die Metadaten einzugeben

Flexible Dateipläne

Ein flexibler Dateiplan ermöglicht es dem Records Manager, das System den Geschäftsanforderungen gemäß einzurichten. Es gibt keine Einschränkungen in Bezug auf die Anzahl an Stufen und flexiblen Datenkategorien, so dass umfassende Beibehaltungs- und Archivierungsrichtlinien unterstützt werden können.

Records-Management-Kategorien

Datenkategorien können auf alle Stufen des Dateiplans angewendet werden. Diese Datenkategorien enthalten detaillierte Dispositionspläne und kontrollieren die geplante Archivierung, Zurückhaltung, Übertragung, Neuerwerbung und Löschung der Daten

Rapid eDiscovery

Rapid eDiscovery-Tools geben Benutzern leicht zu handhabende Funktionen, die auf vollständige Textinhalte, Dateiplanstrukturen, Records-Management-Kategorien und Datentypen angewendet werden können. Vollständige Audit-Trails werden für alle Prüfungen unterliegenden Unterlagen gespeichert. Diese Berichte zeigen den vollständigen Lebenszyklus einer Unterlage, unter anderem wer wann darauf Zugriff hatte.

Blockieren und Sperren

Von Zeit zu Zeit müssen Firmen gewisse Unterlagen innerhalb der Records-Management-Software sperren. Benutzer, die die entsprechenden Berechtigungen besitzen, können Unterlagen und Ordner sperren. Dies verhindert jegliche Änderungen an den gesperrten Objekten und deren Beibehaltungstermine werden suspendiert, bis die Sperre aufgehoben ist.

Die Vorteile des Alfresco RM-Ansatzes

Alfresco Records Management hat bedeutende Vorteile:

  • Größere Benutzerakzeptanz - Eine Lösung für den gesamten Content, innerhalb eines einzelnen Repository, mit benutzerfreundlichen Clients, eliminiert komplizierte Vorgänge für den Endbenutzer und führt so zu größerer Benutzerakzeptanz im Vergleich zu herkömmlichen Records-Management-Software.
  • Ein einzelnes Repository - Das CMIS-konforme, skalierbarste Open-Source-Repository der Branche ermöglicht die Verwaltung aller elektronischen Dateien (Dokumente, Webseiten, E-Mails, Bilder, Unternehmensdokumente usw.).
  • Einfachheit - Einzelbenutzeroberfläche für die Verwaltung von standardmäßigem Content und Unternehmensdokumenten.
  • Reduzierte Kosten - keine vorab zu zahlenden Lizenzgebühren. Kein pro-Benutzer-Preis. Nutzung der kosteneffizienten Open-Source-Technologie. Einfache fortlaufende Wartung mithilfe eines einzigen Open-Source-Records-Management-Systems.