Finden Sie alle Inhalte, die Sie brauchen, um Ihr Geschäft effizient zu führen?

Wichtige Dokumente wie Verträge, Angebote, Vereinbarungen, technische Informationen und andere Inhalte sind entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens. Dennoch herrscht in vielen Unternehmen bei der Speicherung dieser Inhalte das reinste Chaos. Dokumente werden scheinbar wahllos auf Rechnern, Netzlaufwerken, in E-Mails, auf USB-Sticks oder auf verschiedenen File-Sharing-Websites abgelegt.

Unternehmenskritische Dokumente sind nur von Nutzen, wenn sie richtig verwaltet werden. Das moderne Dokumenten-Management-System von Alfresco ermöglicht das auf smarte Weise:

  • Versionskontrolle vermeidet Kosten und Fehler durch die Verwendung der falschen Version eines Dokuments oder einer Datei
  • Finden statt Suchen - ein schneller Zugriff auf wichtige Informationen spart wertvolle Zeit
  • Der ortsunabhängige Zugriff von unterschiedlichen Endgeräten aus erleichtert die Zusammenarbeit im Unternehmen und gewährt überall und jederzeit Zugriff auf die benötigten Dateien
  • Bessere Verwaltung verschiedener Dokumenttypen von technischen Zeichnungen bis zu Vertriebsmaterial
  • Weniger Fragen und Probleme rund um die Ablage von Dokumenten verschafft der IT-Abteilung mehr Zeit für die Arbeit an anderen Projekten

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„Mit Alfresco können wir Marketingmaterialien sofort an unterschiedlichen Orten und in verschiedenen Formaten, z.B. online und mobil, bereitstellen. Alfresco ist außerdem äußerst benutzerfreundlich. Wir haben jetzt eine eiserne Regel: alle Inhalte in Alfresco werden von dem Business-Team verwaltet, das sich am besten mit dem jeweiligen Inhalt auskennt. Auf diese Weise haben wir nun mehr Zeit, uns auf andere IT-Projekte zu konzentrieren.“

- Aaron Heath, Director, Application Development, Saks Fifth Avenue

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„Die Verwaltung von Daten und Dokumenten ist eine echte Herausforderung. Wir nutzen über 300 Anwendungen mit strukturierten und unstrukturierten Daten, auf die unsere Mitarbeiter ständig zugreifen können müssen. Das ist eine ungeheure Menge an Daten. Angesichts neuer digitaler Initiativen und der geplanten Integration weiterer Systeme war uns bewusst, dass die Datenflut weiter zunehmen würde.“

- Christina Xavier-Thomas, Anwendungs- und Datenarchitektin, Polizei Hampshire (England)

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Alfresco in Aktion

Die Billings Clinic ist ein Zusammenschluss von 30 Kliniken. Der gemeinsame Zugriff auf elektronische Krankenakten ist daher besonders wichtig. Die Lösung für diese Anforderungen bietet Alfresco mit einer sicheren Plattform, auf der die Ärzte und Mitarbeiter diese vertraulichen medizinischen Daten verwalten, speichern und miteinander teilen können.

Church Pension Group (CPG) ist eine gemeinnützige Organisation, deren papierbasierte Prozesse für die Antragsbearbeitung bislang sehr ineffizient waren. Mit Alfresco verwalten sie nun an insgesamt 123 Arbeitsorten rund 2,3 Mio. Dokumente. Der Einsatz des Alfresco Repositorys führte zu Produktivitätssteigerungen, da die Kundenberater nun in Echtzeit auf Kundendokumente zugreifen und damit letztlich auch den Kundenservice verbessern konnten.

Die Mannheimer Versicherungsgruppe hatte ein altes Archivsystem, dessen Betrieb sehr arbeits- und kostenaufwändig war. Mittlerweile nutzen sie Alfresco und haben 14 Mio. Dokumente erfolgreich in ein zentrales Repository migriert, auf das mehr als 700 Benutzer Zugriff haben und das flexibel genug ist, um mit dem Unternehmen zu wachsen. Diese Lösung führte bereits zu deutlichen Kosteneinsparungen.

Caceis Investor Services spezialisiert sich auf Finanzdienstleistungen für institutionelle Anleger, Managementunternehmen und große Konzerne. CACEIS musste seine Methode zur Dokumentenverwaltung genauer untersuchen, um Dokumente aus dem alten Archivierungssystem extrahieren, dann konvertieren und schließlich in die neue Archivierungsplattform importieren zu können. Heute nutzt CASCEIS die Lösung von Alfresco, um die zentrale Datenbank mit 800.000 Kundendaten zu verwalten und Geldwäsche zu bekämpfen.