NEWS - HYBRID ECM PLATFORM INNOVATION!

Vertragsverwaltung

Fordern Sie die Kontrolle über Ihre Verträge zurück, verbessern Sie die Sicherheitsposition Ihres Unternehmens und fahren Sie Gewinne ein.

Sind Ihre Mitarbeiter im Procurement und in der Rechtsabteilung mit der Vertragsabwicklung überlastet? Haben Sie auch schon einmal eine Frist verpasst und einen Vertrag verlängert, ohne sich dessen bewusst zu sein? Müssen Sie Vertragsklauseln ohne Vorlage formulieren oder wieder und wieder aus alten Verträgen kopieren, sodass Ihnen jede Sicherheit fehlt, was deren Einheitlichkeit, Rechtzeitigkeit und Gesetzmäßigkeit betrifft? Werden Vertragsdaten in abteilungsspezifischen Arbeitsblättern oder lokalen Dateisystemen verwaltet?

Selbst wenn Sie nur eine dieser Fragen mit „Ja“ beantwortet haben, fehlt Ihnen die Übersicht über Ihr gesamtes Vertragswesen. All das kostet Zeit und Geld und kann zudem rechtliche Konsequenzen haben.

Erstellen und verwalten Sie Verträge mit einem Verfahren, das effizient und rechtskonform ist.

Die Vertragsverwaltung mit Alfresco Workdesk nutzt die bewährte Alfresco One Content-Plattform und ermöglicht so die transparente und effiziente Erstellung, Verwaltung, Überwachung und Archivierung jeglicher Art von Vertrag und des damit verbundenen Schriftverkehrs. Sie ersetzt abteilungsspezifische isolierte Anwendungen und kann von Ihrem Business Administrator in kürzester Zeit für unterschiedliche Vertragstypen konfiguriert und an die Geschäftsregeln Ihres Unternehmens angepasst werden.

Elektronische Vertragsdateien mit vordefinierter Struktur können im Handumdrehen erstellt werden. Eine Sammlung mit genehmigten Vorlagen stellt Klauseln bereit, die stets auf dem neuesten Stand sind und Mitarbeiter der Rechtsabteilung bei der Erstellung vertragsbezogener Dokumente unterstützen. Felder in Microsoft Word-Dokumenten werden mit Metadaten (z.B. Vertragsnummern) direkt von Alfresco aus gefüllt. Ein schnelles und praktisches Verfahren, das Datenkonsistenz gewährleistet. Ein weiteres Plus: Über die Integration mit dem Alfresco One Records Management-Modul werden alle Änderungen an den Verträgen nachverfolgt und überwacht – so werden Richtlinien automatisch eingehalten.

Beschleunigen Sie die Genehmigung von Verträgen und schaffen Sie eine schlüssige Übersicht

Vordefinierte Workflows in der Vertragsverwaltungslösung von Alfresco Workdesk beziehen die zuständigen Abteilungen Ihres Unternehmens automatisch in den Prozessablauf mit ein und gewährleisten so eine schnelle und effiziente Abwicklung, Genehmigung und Überwachung von Verträgen. Das in Alfresco Workdesk integrierte Konzept „Intelligente Business-Rolle“ gewährleistet, dass Mitarbeitern, die mit dieser Lösung arbeiten, nur die Informationen und Funktionen zur Verfügung gestellt werden, die sie abgestimmt auf die von ihnen in der Vertragsentwicklung und im Genehmigungsprozess wahrgenommenen Rollen benötigen.

Berichte zum Vertragsstatus und das Suchen nach befristeten Verträgen vereinfachen die Fristenüberwachung und machen sie transparent. Das ermöglicht es Ihnen, Verträge fristgericht zu kündigen oder bessere Konditionen auszuhandeln.

Beschleunigen Sie die Wertschöpfung und geben Sie Geschäftskunden mehr Kontrolle

Die Vertragsverwaltung in Alfresco Workdesk ist ein schlüsselfertiges Modul, das alles enthält, was Ihr Unternehmen für die Verwaltung des Lebenszyklus von Verträgen benötigt. Die speziell für die Vertragsverwaltung ausgelegte Oberfläche ermöglicht es Unternehmensanwendern, durch einfaches Konfigurieren neue Vertragsvorlagen mit benutzerspezifischen Strukturen und Eigenschaftsgruppen zu erstellen. Zusätzlich können neue Dokumentvorlagen hinzugefügt werden, in die diese Eigenschaften sowie firmenspezifische Elemente eingebettet sind. Vordefinierte Business-Rollen und Workflows für die Verwaltung, Erstellung, Genehmigung und Überwachung von Verträgen bedeuten einen sofortigen Kontrollzugewinn für Unternehmensanwender abgestimmt auf deren spezifische Zuständigkeiten. Die vordefinierten Workflows können für komplexere Genehmigungsprozesse erweitert werden. Das macht es einfach, Ihre Vertragsverwaltungslösung in kürzester Zeit in Betrieb zu nehmen.

Nutzen Sie den gesamten Alfresco-Softwarestapel

Die Vertragsverwaltung in Alfresco Workdesk basiert auf der Alfresco One Content-Plattform und der Activiti Engine für Geschäftsprozesse. Sie nutzt Ihre Investitionen und Ihre Kompetenz in Bezug auf diese Plattformen und gibt Ihnen die Möglichkeit, diese zur Unterstützung Ihrer Anforderungen im Bereich der Vertragsverwaltung einzusetzen.

Vorteile der Vertragsverwaltung mit Alfresco Workdesk

  • Verbesserte Effizienz – Optimieren Sie den Prozess der Erstellung und Verwaltung von Verträgen
  • Schnelle Wertschöpfung – „Intelligente Business-Rollen“ und nahtlose Integration mit Microsoft Office gewährleisten eine schnelle Implementierung und hohe Benutzerakzeptanz
  • Holen Sie sich die Kontrolle zurück – Sichern Sie sich den Überblick über den gesamten Lifecycle sämtlicher Verträge Ihres Unternehmens
  • Sparen Sie Geld – Lassen Sie sich nie mehr die Chance entgehen, einen Vertrag neu auszuhandeln.
  • Konsolidierung – Verwenden Sie die Alfresco One Content-Plattform auch für geschäftskritische Procurement- und Rechtsinhalte
  • Konformität – Gewährleistet durch Audit-Trails und durch die Verwendung mit dem Alfresco One Records Management-Modul