Ciudad y condado de Denver

Resultados

  • Ahorro previsto de 1,5 millones de USD en cinco años
  • Mayor participación ciudadana
  • Aprobación de contratos municipales con mayor rapidez
  • Alfresco sustituye al sistema de registros de contratos del gobierno municipal de Denver
  • Automatización y simplificación de diversos procesos empresariales
  • Auditoría mejorada de documentos financieros y contratos municipales
  • Desarrollo de servicios web reutilizables
  • Proceso flexible de flujo de trabajo para gestionar aprobaciones de documentos

Reto

La ciudad y condado de Denver tiene más de 600 000 habitantes y es la 21ª ciudad más grande de los Estados Unidos, el gobierno municipal emplea a más de 10 000 trabajadores y cuenta con un presupuesto operativo de mil millones de USD. Como en muchas otras ciudades, las funciones municipales de tecnología de la información estaban federadas en las más de 70 autoridades independientes, con14 sistemas de gestión de documentos diferentes que no tenían ningún tipo de conexión entre sí.

En 2005, el alcalde creó un grupo de TI centralizado llamado "Servicios Tecnológicos" con el fin de ofrecer una estrategia tecnológica unificada a la ciudad que permitiera al mismo tiempo gestionar los costes de TI. Este grupo se dio cuenta muy pronto de la necesidad de consolidar las funciones municipales en un solo sistema de gestión de documentos que actuara a modo de red troncal para procesos y aplicaciones empresariales que utilizan muchos documentos. Pero sobre todo, el grupo de Servicios Tecnológicos debía encargarse del sistema de registros de contratos de Denver, donde se guardaban todos los contratos municipales y datos financieros asociados a ellos. El sistema era obsoleto, las búsquedas se hacían difíciles, no era lo suficientemente seguro y debía reiniciarse cada noche.

El gobierno municipal se enfrentaba a diversas presiones fiscales, por lo que las inversiones en tecnología debían ser estratégicas, rentables, fáciles de integrar con PeopleSoft y Oracle Enterprise Service Bus (ESB), robustas, escalables, basadas en estándares abiertos y rápidas de implementar. El gobierno municipal se decantó por la gestión de contenido empresarial de Alfresco.

Solución

En 2009, el gobierno municipal de Denver acudió a una compañía de tecnología local y al socio Platinum de Alfresco, Zia Consulting, para implementar y mantener una nueva estrategia de gestión de contenido consolidada. Juntos, diseñaron un enfoque de varias fases para implementar Alfresco y automatizar los procesos empresariales sin que tuvieran que interrumpirse los servicios municipales.

Durante el transcurso de 15 meses, dos consultores de Zia trabajaron con el grupo de Servicios Tecnológicos para implementar Alfresco e integrarlo con PeopleSoft y otras aplicaciones clave utilizando Oracle ESB. Los consultores trabajaron durante periodos de 6 a 12 semanas en la implementación de proyectos específicos, configurando los sistemas, diseñando flujos de trabajo e interfaces de usuario, diseñando nuevos servicios web, probando la implementación de las nuevas aplicaciones y realizando migraciones. Este enfoque ha permitido al equipo municipal de servicios de TI implementar nuevos servicios para los empleados de forma regular, así como aumentar la adopción del usuario y tener en cuenta los comentarios de estos.

La primera fase consistió en sustituir el antiguo sistema de registros de contratos municipales por una aplicación de Alfresco que permitiera guardar y gestionar los contratos aprobados. Un factor clave del éxito de la aplicación fue su integración con PeopleSoft, que permite a los empleados municipales buscar y visualizar contratos directamente desde PeopleSoft, así como ver los metadatos de contenido adjuntos.

Después, utilizando el estándar de gestión de contenido CMIS, el gobierno municipal de Denver creó con facilidad un servicio web para establecer la comunicación y traslado de documentos entre Alfresco y PeopleSoft Financials. En semanas, el gobierno municipal implementó un nuevo proceso de aprovisionamiento integrado que incluyó un repositorio de contenido de Alfresco para guardar, controlar y gestionar todas las políticas de retención que afectan a los documentos financieros.

Con el fin de mejorar la participación ciudadana, Zia creó el servicio Denver 311, que permite a los ciudadanos informar sobre cualquier cuestión no urgente, como puedan ser baches en la calzada, ladridos de perros o pintadas en las paredes. Este servicio está disponible a través de internet y de los dispositivos iPhone, iPad, y iPod. Zia, reutilizando los servicios web ya creados, integró Alfresco en el centro de atención telefónica municipal y en la tecnología de CRM, y creó un formulario de metadatos que puede rellenarse en línea y a través de una aplicación para iPhone y iPad.

Los comentarios sobre el nuevo sistema de gestión de contratos fueron positivos, por lo que el gobierno municipal quiso automatizar completamente el proceso de solicitud, redacción y aprobación de contratos. Para ello, amplió el producto Fresh Process de Zia, creando una estructura de flujo de trabajo "de inicialización" en Alfresco que se integra directamente en PeopleSoft. Al comprender que los flujos de trabajo pueden cambiar rápidamente o variar de un contrato a otro, Zia diseñó el flujo de trabajo para que fuera flexible y que no supusiera una carga para el grupo de Servicios Tecnológicos ni afectara negativamente al presupuesto. Zia incorporó firmas digitales en la aplicación usando el sistema de inicio de sesión único de Alfresco para garantizar que cada paso del proceso contara con las aprobaciones adecuadas.

Conclusión

  • El gobierno municipal de Denver disfrutó de ventajas inmediatas en los costes al utilizar Alfresco, lo que le permitió automatizar y agilizar procesos empresariales clave.
  • La aplicación 311 móvil y en línea mejoró la participación ciudadana y los asuntos no urgentes se solucionan con mayor rapidez.
  • Los procesos relacionados con los contratos municipales se han agilizado y no se retrasan.
  • El hecho de contar con un único sistema unificado que es seguro y cumple los requisitos de auditoría ahorra tiempo a los empleados.

Próximos pasos

El gobierno municipal de Denver tiene pensado continuar automatizando otros procesos empresariales usando la infraestructura de Alfresco, PeopleSoft y Oracle ESB. Con la tecnología utilizada para la aplicación 311, Zia planea llevar a la web y a los dispositivos móviles el proceso de licencias, inspecciones y permisos de la ciudad, poniéndolo a disposición de los ciudadanos y de los empleados municipales. Asimismo, Zia está ayudando al gobierno municipal de Denver a consolidar aún más sus sistemas de gestión de contenido mediante la migración de contenido Documentum a Alfresco. El gobierno municipal calcula que el uso de un único sistema de gestión de contenido y la eliminación de muchos costes de licencias y mantenimiento supondrá un ahorro de 1,5 millones de USD en un periodo de 5 años. Entre otros proyectos futuros se incluye la gestión de casos de Servicios Humanos que incluirá la integración en la tecnología Ephesoft de fax y escaneado.