DAB bank AG

Resultados

  • Perfecta integración técnica con la interfaz CMIS
  • Mínimas tareas de personalización
  • Sustitución de procesos existentes basados en papel por procesos comerciales B2B totalmente digitalizados
  • Archivo y gestión de 50 a 100 documentos diarios
  • Búsqueda simplificada en documentos guardados y preparados para auditorías
  • Mayor transparencia y control de procesos activos y cerrados
  • Conexión de diez personas en un proceso comercial B2B

El reto

Con sede en Múnich, DAB bank AG es el primer corredor de descuentos de Alemania. El banco ofrece una amplia gama de servicios a clientes directos y se centra en el crecimiento y seguridad de las inversiones por medio de valores. Sus productos ofrecen soluciones a ahorradores, inversores y comerciantes. En el sector de la banca de negocios, DAB bank es un socio para las firmas de inversión, gestores de fondos, consultores financieros y bancos, cajas de ahorros y entidades de crédito.

Con el fin de estar totalmente preparado para responder a retos futuros y poder contar con una flexibilidad continuada, DAB pensó en introducir la plataforma SOA BPM como nueva tecnología base para la empresa. El objetivo era utilizar una única plataforma centralizada que pudiera asignar procesos complejos a partir de ese momento. Todos los documentos relacionados con procesos se gestionarían con un potente sistema de gestión de documentos.

El primer proyecto implementado en el nuevo entorno fue un proceso con clientes B2B: transacciones comerciales telefónicas con corredores y otros socios de negocio. Todos los datos de pedidos debían recogerse en algún tipo de comprobante. Junto a documentación adicional, como la confirmación de los pedidos de los centros de operaciones bursátiles, los trabajadores de DAB envían después estos datos para su procesamiento. En una institución financiera es especialmente importante guardar todos los documentos para que cumplan los requisitos que requieren las auditorías.

Hasta ahora, el proceso se realizaba principalmente con copias en papel, imprimiéndose todos los documentos y archivándose en carpetas. Aunque DAB bank ya contaba con un archivo electrónico (IBM FileNet Image Services), no podía utilizarlo para este proceso a causa de las preocupaciones existentes en materia de arquitectura.

El nuevo sistema debía satisfacer diversos requisitos exigentes:

  • Implementación eficiente de nuevas aplicaciones y procesos
  • Agilidad para cambiar los procesos existentes
  • Estabilidad, escalabilidad, rendimiento, capacidad de agrupación y facilidad de administración
  • Flexibilidad en el mantenimiento del sistema (ejecución de cambios, pruebas, implementación)
  • Bajos costes operativos teniendo en cuenta todos los costes de licencias, soporte y mantenimiento continuado
  • Capacidad de integración en el entorno del sistema existente
  • Capacidad de desarrollo arquitectónico posterior
  • Control y monitorización mediante un único motor de procesos centralizado

Al elegir la nueva tecnología, las diferentes partes interesadas de DAB pusieron especial énfasis en el establecimiento de una orientación permanente con vistas al futuro. Asimismo, se esperaba también que la organización del proyecto garantizara una cooperación eficiente a largo plazo entre los departamentos individuales y TI, así como ofrecer un modelo para proyectos futuros.

La solución

Con el fin de seleccionar el sistema de gestión de documentos o el sistema de gestión de contenido adecuado, DAB solicitó ayuda a CENIT AG, un socio con amplia experiencia en la gestión de información empresarial. Inicialmente, y pensando en optimizar el uso en función de los requisitos existentes, las compañías analizaron diversas soluciones: IBM FileNet Image Services, IBM FileNet P8 Content Manager, Alfresco y Microsoft Sharepoint.

Alfresco destacó muy pronto como la mejor solución gracias a sus capacidades de integración y, especialmente, su interfaz CMIS predeterminada. La plataforma de Alfresco, integrada a través de CMIS, demostró encajar a la perfección con los componentes tecnológicos de DAB (Tomcat, Java). Su arquitectura modular garantiza una excelente escalabilidad y es también muy sencilla de instalar. Otra ventaja para DAB y CENIT fue la facilidad con la que todas las funciones requeridas podían configurarse. Y en relación a la implementación del proceso B2B, la solución de código abierto ofrecía otra ventaja. Como opción independiente, Activiti es la base de la plataforma SOA BPM en este momento. Al mismo tiempo, Activiti es el componente integrado de Alfresco que servirá para implementar flujos de trabajo relacionados con documentos, por ejemplo, los procesos de publicación.

Después de elegir Alfresco como plataforma de ECM, CENIT ayudó a DAB con la planificación, implementación, configuración y personalización del nuevo sistema de Alfresco. La integración técnica de Alfresco en la plataforma SOA se hizo por medio de la interfaz CMIS y requirió muy poco esfuerzo. La funcionalidad estándar de Alfresco respondió a los requisitos sectoriales específicos de DAB, por lo que la personalización fue mínima. CENIT personalizó Alfresco Enterprise 4 para satisfacer los requisitos de seguridad específicos de la compañía y ayudó en la configuración de los derechos para la creación del sitio. La interfaz de usuario de Alfresco Share se adaptó también a la perfección a los requisitos de DAB bank, por ejemplo, mediante la creación de un formulario de búsqueda específico.

Los expertos de ECM de CENIT pudieron progresar con rapidez con el proyecto. El hecho de que no hubiera que sustituir ningún sistema y no tener que migrar ningún documento fueron también ventajas excelentes. Gracias a la perfecta ejecución del diseño y configuración del sistema de Alfresco, el banco pudo implementar el nuevo sistema para la gestión de documentos en tan solo dos meses.

Resultado final

DAB ha estado utilizando la plataforma de ECM de Alfresco a plena producción desde junio de 2012. El flujo de trabajo de un proceso concreto en las operaciones relacionadas con los valores se controla ahora mediante una nueva plataforma SOA BPM basada en Activiti. En estos momento, hay diez personas trabajando en los documentos electrónicos del nuevo sistema. Las búsquedas de transacciones en curso o transacciones cerradas se realizan mediante un formulario de búsqueda personalizado en Alfresco Share. Se pueden buscar documentos mediante metadatos o texto completo.

Esto ofrece a DAB ventajas significativas. El banco puede ahora manejar el proceso incluyendo todos los documentos electrónicamente, lo que elimina el flujo de trabajo basado en papel. Los trabajadores ahorran tiempo al poder buscar documentos almacenados de forma rápida y exhaustiva. Esto supone una mayor transparencia y control de procesos activos y cerrados.

Próximos pasos

CENIT AG y DAB bank AG ya están trabajando en sus próximos retos comunes. Están planificando la evaluación de las funciones colaborativas de la plataforma de Alfresco para poder colaborar en proyectos e iniciar un proyecto piloto. Si todo sale según lo planeado, Alfresco sustituirá a todas las unidades de red dedicadas a tal fin. Asimismo, se están haciendo planes para expandir aún más Alfresco como repositorio de documentos, ya que es idóneo para procesos empresariales que abarcan todo el sistema y que son compatibles con la plataforma SOA BPM.

Durante el transcurso de los años, CENIT AG se ha convertido en un experto en optimizar procesos empresariales usando soluciones de ECM gracias a la experiencia adquirida en otros muchos proyectos de clientes. CENIT AG ofrece asistencia durante todos los aspectos del proceso de optimización, desde la selección del mejor sistema hasta la implementación del proyecto. CENIT AG ofrece también soporte después de la puesta en práctica del proyecto.

Más información en www.cenit.de/alfresco