Estrella Galicia

Después de más de 100 años de historia, Corporación Hijos de Rivera se mantiene como una compañía independiente, de capital 100% nacional y familiar. Con una amplia cartera de productos que abarca la cerveza, el agua mineral, el vino, la sidra, la sangría o los licores, afronta el futuro con un fuerte crecimiento que la ha llevado a duplicar su facturación en los últimos cinco años y consolidarse como un operador nacional de prestigio con una marcada vocación internacional. En este sentido, los productos de la empresa están presentes en toda España y en más de 30 países de todo el mundo.

El origen de toda su historia está en la cerveza. En 1906 nace un proyecto que se desarrolla a lo largo de los años más allá de la marca emblema de la compañía, Estrella Galicia, con la incorporación de nuevos productos como 1906 Reserva Especial o Estrella Galicia 0,0 hasta completar una gama de cervezas que sustenta su reconocimiento en hacer de la calidad su bandera. En las últimas dos décadas, el crecimiento de esta innovadora corporación ha superado ampliamente la media del sector y sus marcas se han posicionado con solidez en el mercado nacional y en destinos como Brasil, Australia, China, Rusia, Filipinas y Estados Unidos, entre muchos otros.

Situación de partida

Previamente a la implementación de Alfresco, Estrella Galicia no disponía de una solución de gestión documental unificada sino que empleaba un sistema propietario para la gestión de las facturas de sus proveedores, en el que la documentación se almacenaba en unidades de red, disco duro y otros sistemas.

Desde sus comienzos, el proyecto se orientó a la gestión de las facturas de los proveedores, para posteriormente extender el uso de la plataforma documental al resto de departamentos. Era necesario gestionar una media de 4.000 documentos nuevos al mes en el departamento de Facturación, volumen que ha ido creciendo a medida que se han incorporado más departamentos y empresas del grupo al marco del proyecto.

“En el proceso de selección de la nueva plataforma documental, teníamos claro que debía ser open source, así como escalable y fácilmente extensible a otras áreas de la compañía; también era fundamental que la solución contara con el respaldo de una red de partners y la garantía de una empresa como Alfresco”, afirma José Manuel Santiso, responsable de negocio de TIC de Estrella Galicia.

Antes de la decisión se consultaron otras tecnologías, como Documentum, Sharepoint y KnowledgeTree, hasta que finalmente se optó por implementar Alfresco Enterprise 3.3.4.

Para el desarrollo del proyecto, comenzado en 2007 y con un periodo inicial de implantación de seis meses, Estrella Galicia ha trabajado codo con codo con Queres Tecnologías, integrador de todas las soluciones que en el momento están implantadas alrededor del gestor documental Alfresco.

La nueva plataforma de gestión documental El proceso de aprobación de una factura involucra a varias personas, desde el que ha realizado el pedido hasta el director del área Financiera. Habitualmente los jefes de área y directores son las personas que más carga de trabajo tienen, pudiendo acumularse entre 30 ó 40 facturas pendientes de gestionar cada día. La clave de la introducción de la nueva plataforma documental radica, por tanto, en la capacidad de agilizar el proceso de gestión de las facturas, de manera que el acceso a éstas y su validación se realice rápidamente.

Pero además, el desarrollo de Queres para la gestión de los flujos de facturas a través de dispositivos móviles iPad e iPhone ha permitido que la Dirección acceda en todo momento y desde cualquier lugar a la aplicación, pudiendo gestionar (aprobar/rechazar) estos documentos a través de tan sólo cuatro pantallas en su dispositivo. “En estos momentos, alrededor de 40 directivos estamos aprovechando las ventajas de este nuevo sistema”, declara Carlos Figueiras, director de TIC de Estrella Galicia. “Un volumen de facturas como el descrito resulta demasiado pesado sólo para revisar si están bien; la plataforma unificada y la movilidad nos permiten que los flujos de facturas sigan su curso, que no se paren y se gestionen con éxito en cualquier momento y lugar”, añade.

En la actualidad y como parte de la nueva solución, Alfresco está integrada con muchas y diversas tecnologías, entre otras: Dispositivos móviles IOS, iPhone y iPad; portal de facturas de los proveedores empleando CMIS; ERP propietario, utilizando servicios Web y WebScripts y numerosas aplicaciones propietarias empleando Webscripts.

En cuanto a la pila de tecnología, se emplea MySQL como gestor de BBDD, Tomcat como gestión de aplicaciones y Redhat como sistema operativo, según indicaciones del partner, a su vez recomendado por Alfresco.

Una vez asentadas las bases de gestión de los flujos de facturas, se han realizado mejoras evolutivas significativas en esta área, además de diversos procesos de personalización de la plataforma documental en otros departamentos — Calidad y Seguridad Laboral —, implementando al menos un departamento cada año. De hecho, hoy el volumen que se gestiona es superior a los 150.000 documentos y el tamaño del repositorio es de aproximadamente 24 Gb.

Conclusiones

“Cuando empezamos en 2007 nuestra idea estaba bien perfilada: Pasar de un sistema propietario muy mezclado y con escasa flexibilidad a un único almacén documental para las facturas de proveedores, con plena capacidad para posteriores desarrollos y mejoras”, describe el responsable de negocio de TIC.

La plataforma documental que Queres ha desarrollado para Alfresco ha sabido responder a esos requisitos de escalabilidad, de poder crecer poco a poco y en más áreas, además de facilitar la movilidad. De esta manera, como apunta Figueiras, “ahora los directores trabajamos más rápidamente; podemos deshacernos de las tareas rutinarias con facilidad, permitiendo el empleo de nuestro tiempo en la generación de valor y estrategia para el negocio”.

Otros beneficios cualitativos que Estrella Galicia está experimentando son la facilidad de uso y un ahorro considerable de tiempo en tareas repetitivas, cualidades que, según afirma, redundan en una mejora en la prestación del servicio a nivel interno y externo.

“Tanto nuestro partner como nosotros apostamos decididamente por la plataforma documental de Alfresco, y en nuestros planes de futuro se incluye la potenciación progresiva de la herramienta y la inclusión de más áreas corporativas”, concluye Carlos Figueiras.

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