Fluidra

Fluidra es un grupo multinacional dedicado al desarrollo de aplicaciones para el uso sostenible del agua. Su oferta de servicios cubre todo el ciclo integral del agua, desde su conservación y conducción hasta el tratamiento y disfrute de la misma, tanto a nivel doméstico como público, agrícola e industrial.

Ubicada en Sabadell (Barcelona), Fluidra cotiza en la Bolsa española desde el año 2007 y en la actualidad cuenta con más de 3.700 empleados. Está presente en 41 países mediante sus 150 delegaciones y centros de producción, ubicados en los cinco continentes. El respeto por el agua y su uso racional conforman la filosofía de este grupo empresarial y su compromiso con la sociedad.

Situación previa

El fuerte crecimiento y la progresiva expansión territorial que ha experimentado Fluidra desde su génesis en 1969 han propiciado la descentralización de la información de sus cuatro unidades de negocio (Piscina/Wellness, Tratamiento de Aguas, Riego y Conducción de Fluidos).

Cada una de éstas generaba la información necesaria para sus requerimientos particulares, formando nichos de información que mantenían una cierta homogeneización interna e individual; sin embargo, el grupo adolecía de una organización global.

“La documentación era gestionada y almacenada en servidores locales; los distintos departamentos centrales del grupo que precisaban dicha información la solicitaban a las unidades de negocio, creando un trasiego constante de datos con un gran riesgo potencial”, describe Joan Soriano, IT Project Manager de Fluidra. “Había control de versiones a nivel local, pero no a nivel corporativo”.

Con el fin de resolver esta situación, Fluidra se planteó finalmente introducir una plataforma de gestión documental de ámbito global y, de la mano de su partner CSC (Computer Sciences España), arrancaron el proyecto con Alfresco en noviembre de 2012.

“Seleccionamos Alfresco por ser opensource y por su gran capacidad para extender a otras áreas de la compañía sin necesidad de licencias adicionales; además, al ser una plataforma corporativa, nos garantizaba su parametrización y adaptación a la problemática documental y de contenidos de Fluidra”, afirma Joan Soriano.

Implementación del nuevo gestor documental

En la actualidad, los productos de Fluidra se distribuyen en más de 170 países gracias a una extensa red comercial. Son más de 50.000 artículos los que se albergan en el gestor documental Alfresco, con capacidad de soportar hasta 350.000. Cada uno de estos artículos tiene multitud de documentos asociados, como imágenes, planos, características técnicas, documentos de Marketing, imágenes, vídeos, etc.

“Nuestro principal objetivo con el proyecto de implantación de Alfresco es gestionar de forma centralizada la documentación y características de los artículos de Fluidra, creando una plataforma de gestión documental y flujos de trabajo que, al mismo tiempo, se integre con las aplicaciones corporativas: ERPs (Movex y AS/400) y webs (portal Intranet y web B2B)”, explica Joan Soriano.

Se trata de una plataforma multiidioma (castellano, inglés, alemán, francés e italiano) y, si bien está diseñada para 3.000 usuarios, en estos momentos da servicio en concurrencia a unas 200 personas, que aprovechan día a día sus dos máximas ventajas: Centralización de toda la documentación corporativa; y capacidad de trazabilidad de la información, desde el ERP hasta el gestor documental, y desde éste hasta su publicación en los portales B2B y la intranet. Todo de forma integrada.

Tras el proceso de implementación, Fluidra y CSC han abordado diversas personalizaciones de la plataforma Alfresco, como la creación de tipos documentales y fichas de propiedades para catalogar la información asociada a un artículo; la configuración de las búsquedas para acceder de forma ágil y segura a la documentación; generación de formularios, de estructuras de carpetas y de documentos relacionados; previsualización de los documentos que se recogen en los listados; y, por último, creación de grupos, roles y usuarios, tanto funcionales como técnicos, asociados a la documentación y al repositorio de carpetas.

Conclusiones

“Con la nueva plataforma documental de Alfresco hemos alcanzado numerosas mejoras internas, como conseguir que toda la organización homogeneíce sus procesos documentales, teniendo acceso a la última versión del documento desde cualquier punto de la geografía”, afirma Joan Soriano.

Éstos son los beneficios que Fluidra está experimentando con el gestor documental Alfresco:

  • Repositorio común: Consolidación y centralización de la documentación y formato generado para cada artículo
  • Autenticidad de la información: Una única copia auténtica de cada documento, independientemente de quién o desde qué proceso se acceda a la misma
  • Acceso fácil, directo y rápido: Formato de búsqueda basado en la definición de un sistema de catalogación o propiedades común
  • Homogeneización en la recogida de los datos de un artículo
  • Control y visibilidad del estado de los artículos en base a workflows
  • Notificaciones al correo electrónico
  • Auditoría completa del sistema
  • Definición de roles y seguridad de acceso y gestión de la documentación
  • Control del versionado de la documentación
  • Facilidad de acceso a la documentación generada desde cualquier punto geográfico

Desde Fluidra mantienen que su apuesta por Alfresco es firme y, de hecho, el proyecto se está extendiendo en la actualidad a otros ámbitos de la organización.

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