Gestión de casos: descripción general de la solución

Gestionar procesos que se centran en el manejo de documentos pobremente estructurados puede ser una tarea ardua. Encontrar todos los documentos relacionados con un proceso o “caso” específico puede ser difícil. A menudo pasamos demasiado tiempo persiguiendo papeles o intentando asegurarnos de que los interesados han revisado el contenido relevante o que han completado las actividades necesarias. Alfresco Workdesk ofrece una visión integral del ciclo de vida de cada caso, a la vez que permite entregar contenido relevante de forma contextual a los usuarios según su papel empresarial. La solución de gestión de casos de Alfresco WorkDesk permite una eficaz creación de contenidos, gestión de procesos, seguimiento de plazos, informes y archivados de casos de todo tipo. Y tiene una integración plena con la completa y profunda serie de prestaciones ECM de Alfresco.

Crear un nuevo archivo de caso

Puede crear archivos de casos con una estructura predefinida con tan solo pulsar un botón. La sencilla integración con sistemas back-end permite que datos como el nombre, el número y la dirección del cliente se puedan consultar y transferir al software de gestión de casos. De forma similar, se puede generar un nuevo número de caso y éste se aplicará automáticamente a todos los nuevos documentos relacionados con un caso.

Rellene campos en documentos MS Word con los metadatos

La estrecha integración con MS Office y otras aplicaciones de escritorio facilitan el rellenado de campos en documentos MS Word, por ejemplo, con metadatos, como el número de caso, de la solución de gestión de casos de Alfresco. Esto es rápido y práctico y garantiza la coherencia de los datos.

Asigne tareas a todo un caso o a documentos individuales

Las tareas se pueden asignar a documentos o a todo un archivo de caso, a empleados individuales o a departamentos completos.

Muestre las tareas en archivos de caso, bandeja de entrada o búsqueda

Todas las tareas se muestran en el archivo de caso correspondiente o en una bandeja de entrada personal o en un grupo de bandejas de entrada. Esto facilita la búsqueda y ayuda a garantizar que no se incumpla ningún plazo y que se actúe en los casos en el momento apropiado.

Muestre los documentos de diferentes sistemas en un archivo de caso

Las carpetas virtuales de Alfresco Workdesk permiten combinar documentos de diferentes sistemas ECM en una única carpeta de caso. Esto facilita que los usuarios puedan ver todos los documentos relevantes de una vez y también puede utilizarse para facilitar las migraciones desde sistemas ECM tradicionales más antiguos. Los usuarios también pueden definir búsquedas mediante las cuales encontrarán documentos de diferentes sistemas.

La gestión del papel empresarial proporciona una visión contextual de casos

El sofisticado concepto de papel empresarial de Alfresco Workdesk garantiza que un usuario solo obtiene las funciones e información que necesita según su papel en la empresa. Por ejemplo, los responsables de atención al cliente pueden crear nuevos casos utilizando plantillas mientras que los asesores verán estos casos en la carpeta “Nuevos casos”, que les proporciona una visión general y rápida de todas las actividades en curso. Además los gerentes podrán ver cosas como “Casos cuyo plazo vence pronto” y “Todos los casos del cliente X” para ayudarles a tomar las acciones correctivas oportunas.

Ventajas de la solución de gestión de contenidos de casos

  • Acceso rápido a todos los documentos y tareas en un solo archivo de caso
  • Creación rápida de archivos de nuevos casos con plantillas
  • Vistas de casos personalizadas según el papel empresarial del usuario

Casos de uso

  • Creación de créditos
  • Procesamiento de reclamaciones
  • Evaluación de reclamaciones
  • Contratación de empleados

Perfecto para

  • Seguros
  • Bancos
  • Gobierno
  • Recursos Humanos

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