Gestión de contratos

Recupere el control de sus contratos, lleve seguridad a la empresa y embolse los beneficios

¿Se siente abrumado el personal legal y de adquisiciones por la sobrecarga de trabajo relacionado con contratos? ¿Ha olvidado alguna vez una notificación y prorrogado un contrato sin darse cuenta? ¿Ha perdido alguna vez la oportunidad de renegociar y conseguir mejores condiciones? ¿Necesita redactar cláusulas contractuales partiendo de cero o copiarlas de contratos antiguos una y otra vez, pudiendo perder así la consistencia, vigencia y legalidad? ¿Se gestiona la información de los contratos en hojas de cálculo, bases de datos o sistemas de ficheros locales en cada departamento particular?

Si ha contestado de manera afirmativa a alguna de estas preguntas, carece de una visión general de todos los contratos. Todo esto lleva tiempo y cuesta dinero, y puede también tener implicaciones legales.

Cree y gestione contratos de forma eficiente y cumpliendo las normativas

La gestión de contratos con Alfresco Workdesk permite crear, gestionar, monitorizar y archivar de forma eficiente y transparente cualquier tipo de contrato y correspondencia empresarial relacionada, todo ello por medio de la acreditada plataforma de contenido Alfresco One Sustituye a las aplicaciones aisladas y específicas de los departamentos particulares y puede configurarla con rapidez un administrador empresarial para tipos de contratos diferentes, adaptándola así a las reglas empresariales de su compañía

Con tan solo pulsar un botón, pueden crearse ficheros de contratos electrónicos con una estructura predefinida. Un conjunto de plantillas aprobadas con cláusulas actualizadas ayuda a los encargados de los contratos a crear documentos relacionados con los mismos. Los campos en los documentos de Microsoft Word se rellenan con metadatos, como el número de contrato, directamente desde Alfresco. Esto es rápido y cómodo, y garantiza la consistencia de la información. Asimismo, se logra el cumplimiento de normativas gracias al seguimiento y auditoría de los contratos, facilitado por la integración con el módulo de gestión de documentos de archivo de Alfresco One.

Acelere la aprobación de contratos y consiga una visión general y consistente

Los flujos de trabajo predefinidos en la solución para la gestión de contratos de Alfresco Workdesk ayudan a procesar, aprobar y monitorizar contratos de forma rápida y eficiente, teniendo en cuenta, de forma automática, a los departamentos necesarios de su empresa. El concepto de "rol empresarial inteligente" de Workdesk permite a los encargados que utilizan la solución de gestión de contratos conseguir solo la información y funciones que necesitan en función de los roles que tienen asignados en la creación del contrato y proceso de aprobación.

Los informes sobre el estado de los contratos y las búsquedas de contratos vencidos hacen que la monitorización de las fechas límite sea sencilla y transparente. Esto le permite rescindir contratos a tiempo o renegociar mejores condiciones.

Reduzca el plazo de amortización y capacite a los usuarios empresariales

La gestión de contratos de Alfresco Workdesk incluye todo lo necesario para gestionar los ciclos de vida de los contratos desde el comienzo. Gracias a la interfaz de usuario específica para la gestión de contratos, los usuarios empresariales pueden crear nuevas plantillas de contratos con estructuras específicas para clientes y conjuntos de propiedades mediante una sencilla configuración. También pueden añadirse nuevas plantillas de documentos que incorporan estas propiedades y elementos específicos de la empresa. Los flujos de trabajo y roles empresariales predefinidos para administrar, crear, aprobar y monitorizar los contratos permiten trabajar de inmediato a los usuarios empresariales en función de sus responsabilidades específicas. Los flujos de trabajo predefinidos pueden ampliarse para responder a procesos de aprobación más complejos. Todo esto facilita una rápida puesta en marcha de la solución para la gestión de contratos.

Aproveche la pila de software de Alfresco en su totalidad

La gestión de contratos en Alfresco Workdesk se basa en la plataforma de contenido Alfresco One y en el motor de procesos empresariales Activiti. Aprovecha la inversión y los conocimientos que usted ya tiene sobre estas plataformas y le permite usarlas para sus necesidades de gestión de contratos.

Ventajas de la gestión de contratos con Alfresco Workdesk

  • Mayor eficiencia - Agilice los procesos de creación y gestión de contratos.
  • Breve plazo de amortización – Implementación rápida y alta adopción por parte del usuario mediante "roles empresariales inteligentes", así como perfecta integración con Microsoft Office.
  • Retome el control – Consiga una visión general del ciclo de vida completo de todos sus contratos.
  • Ahorro - No pierda nunca la oportunidad de renegociar un contrato.
  • Consolidación - Utilice la plataforma de contenido de Alfresco One también para el contenido legal y el relacionado con las adquisiciones.
  • Cumplimiento de normativas - Garantizado con las trazas de auditoría y uso con el módulo para la gestión de documentos de archivo de Alfresco One.