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Alfresco, pierre angulaire du projet de dématérialisation de l’ANFA

Dans le cadre d’un projet de dématérialisation de 200 000 documents par an et programmé sur 5 ans, ACXIO a élaboré une solution basée sur la solution de GED open source Alfresco.

Organisme Paritaire Collecteur Agréé (OPCA), l'ANFA rassemble les moyens financiers et techniques pour répondre aux besoins en formation des entreprises et de la population professionnelle de la Branche des Services de l'Automobile. Elle gère plus de 400 000 documents chaque année, dont la moitié pour la collecte annuelle des contributions de formation professionnelle continue (formulaires, pages de courrier, TIP, chèques, …).

Tout d'abord réalisée manuellement, cette collecte nécessitait, sur une période de 5 mois chaque année (février à juin) un temps et des ressources considérables.

En 2006, face à ces contraintes et aux difficultés de classement et de recherche manuels des documents, l'ANFA décide de dématérialiser et d'automatiser le processus de collecte

Le challenge : optimiser le temps de traitement de la collecte annuelle de la contribution formation professionnelle continue

Les objectifs sont clairs : réduire le temps de traitement de la collecte et augmenter la rapidité d'encaissement. Il s'agissait également de traiter avec réactivité l'ensemble des relances, réclamations et litiges avec les entreprises.

Pour les atteindre, le projet devait offrir deux solutions : la première permettant le traitement des courriers, la seconde permettant le stockage et la recherche rapide des documents. Pour une meilleure efficacité, la solution devait s'appuyer sur les différents outils de référence : ERP, Extranet.

Mise en œuvre par ACXIO, la solution proposée est construite sur un logiciel permettant la reconnaissance des documents et la capture des informations. Elle est associée à des scanners et à une GED, la solution open source Alfresco. La solution ainsi proposée permet d'obtenir de nouvelles fonctions de transformation des documents, de recherche et de stockage.

« Sa facilité de mise en œuvre, sa souplesse d'utilisation et la grande évolutivité de sa solution technique ont constitué les valeurs différenciatrices de la solution Alfresco », explique Philippe Galland, Directeur Europe de l'Ouest d'Alfresco.

Dans la chaîne de traitements des documents de la collecte, la solution Alfresco fait le lien en amont entre la numérisation, la détection et la reconnaissance automatique du document numérisé et le portail métier de l'ANFA. Ce dernier assure l'envoi automatique des documents aux services concernés pour traitement, le vidéo codage et l'impression des courriers sortants, bordereaux et TIP.

« Le projet de départ impliquait d'optimiser le traitement des documents de collecte. Aujourd'hui, il comprend des possibilités de recherche et consultation pour les sites distants, un module automatisé de génération de courriers sortants… Ce projet s'est déroulé en plusieurs étapes pour proposer rapidement une solution complète et fonctionnelle et prendre en compte les évolutions des besoins métier et de l'organisation », précise Laurent PRAD, Chef de Projet, ACXIO.

Une solution qui évolue au fil des collectes

ACXIO a développé le projet pour l'ANFA en cinq phases correspondant à cinq années successives de collecte. Chaque collecte a été effectuée avec une nouvelle version de l'application, améliorée et ouverte à plus de fonctionnalités et documents, comme par exemple l'amélioration des pages de consultation de documents ou l'authentification par LDAP (Lightweight Directory Access Protocol), protocole permettant l'interrogation et la modification des services d'annuaire.
Une base de données entreprise a également été refondue et portée dans la même technologie que l'application (passage d'un AS400 à une application Web) lors de la seconde phase de réalisation du projet.

« Ce projet de dématérialisation a été profitable pour notre organisation : diminution considérable du temps de collecte (de 5 à 2 mois) et du nombre de collaborateurs mobilisés sur cette période, sans oublier une meilleure adaptabilité aux évolutions règlementaires et un service aux entreprises plus efficace… », conclut Isabelle MAIMBOURG, Chef de Département, ANFA

À propos d'Alfresco Software

Alfresco est une plateforme ouverte de gestion de contenu social. Elle associe l'innovation de l'Open Source à la stabilité d'une authentique plateforme d'entreprise, à un dixième du coût des systèmes propriétaires. La plateforme de contenu Alfresco fait appel à une architecture souple pour déployer des logiciels de gestion documentaire, de gestion de contenu web, de gestion des archives et de collaboration, auprès de clients et partenaires présents dans 40 pays. Basée à Londres, Alfresco a été fondée en 2005 par une équipe d'experts en gestion de contenu, dont John Newton, cofondateur de Documentum, et John Powell, ex-COO de Business Objects.

A propos d'ACXIO

ACXIO est intégrateur à forte valeur ajoutée métier, spécialiste des processus de gestion de contenu (ECM), des outils de gestion de la relation client (CRM), de Business Intelligence (BI) et de Ressources Humaines (HRM).

Les solutions développées à destination des Organismes de Formation (Talento), des Ressources Humaines (Potentia) et des OPCA – Organismes Paritaires Collecteurs Agréés – (Oxigen) illustrent pleinement la stratégie d'ACXIO qui consiste à minimiser les coûts technologiques au profit des processus « Métier ».

Positionné sur le marché des solutions Open Source, ACXIO propose une offre de services et solutions adaptée et globale en intervenant à toutes les étapes projet : étude d'opportunité, réalisation, conduite du changement, maintenance (applicative, évolutive et/ou corrective)...

ACXIO s'entoure de partenaires stratégiques pour répondre aux besoins de ses clients : Alfresco (Gold Partner), Kofax, Ingres, Linkbynet, JasperSoft, Talend…
Fort de 24 salariés répartis sur 3 sites (Paris, Saint-Brieuc et Bucarest), ACXIO a réalisé un chiffre d'affaires de 1,5 M € en 2010.

Contact presse pour Alfresco
Frédérique GUILLO
Florence Gillier Communication
01 41 18 85 55
fredg@fgcom.fr