Alfresco facilita la gestión de los documentos de archivo

La única solución de RM de código abierto del sector, con certificación DOD, integra y automatiza el cumplimiento de normativas

San Mateo, California - 14 de octubre de 2013. Los requisitos normativos, legales y organizacionales relacionados con la gestión y mantenimiento de la información son ahora más estrictos que nunca, pero aún así, las empresas continúan teniendo problemas para mantener el control de sus documentos. Con el fin de cumplir con los requisitos sobre la gestión de documentos de archivo (RM) de forma que tanto usuarios como gestores estén satisfechos, Alfresco ha anunciado hoy la última versión de su módulo Records Management (v2.1), junto a la próxima versión de Alfresco One (v4.2).

Según una encuesta realizada por Forrester Research, Inc. en 2012*, el 40% de los responsables de tomar decisiones estratégicas y de tecnología admitió que el uso de la tecnología de RM para mejorar el cumplimiento de normativas continúa siendo un problema acuciante. Para abordar esta cuestión, Alfresco One 4.2 integra a la perfección la gestión de documentos de archivo en los ciclos de vida de contenido ya existentes en la empresa, asegurando la protección automática de la información y que esta continúe cumpliendo las normativas tajantemente.

"La adopción de las aplicaciones de RM por parte del usuario continúa siendo un reto significativo", escribió Cheryl McKinnon, principal analista de Forrester Research. "Pocos proveedores establecidos han innovado en áreas como la experiencia de usuario.  Los gestores de documentos de archivo se muestran frustrados por la adopción del usuario final y por el uso de los sistemas de RM".**

La adopción del usuario es un factor crítico para medir el éxito de los programas de gestión de documentos de archivo y los de gobierno, y las nuevas funciones de RM de Alfresco hacen que sea más fácil para los usuarios cumplir con las políticas de mantenimiento de documentos.  Alfresco permite ahora a los usuarios declarar los documentos de archivo existentes, sin la necesidad de mover los ficheros a otro sitio o retirarlos de los flujos de trabajo de contenido. La colocación de documentos de archivo en planes de ficheros específicos puede automatizarse, reduciéndose la necesidad de los usuarios empresariales de navegar por estructuras de clasificación complejas. Para los gestores de los documentos de archivo, Alfresco introduce nuevas funciones para crear automáticamente planes de ficheros basados en reglas empresariales preconfiguradas. Esto permite crear carpetas dinámicas de forma automática, dejando que el plan de ficheros vaya adaptándose a la empresa durante el ciclo de vida del contenido.

Por medio de una única plataforma, Alfresco permite a los usuarios dejar bajo gestión cualquier tipo de fichero digital, incluidos medios sociales, contenido colaborativo y ficheros multimedia. La innovadora y exclusiva gestión de contenido empresarial (ECM) híbrida de Alfresco facilita la colaboración en la empresa ampliada, y garantiza al mismo tiempo la existencia de controles adecuados y el cumplimiento de normativas.  Con esta versión , Alfresco One integra ahora los flujos de trabajo híbridos de forma integral para que funcionen con procesos empresariales que atraviesan entornos diferentes, como la nube y la empresa física.  

Records Management de Alfresco es la única solución de código abierto del mercado actual que ha sido certificada según las especificaciones de DoD5015.02. Alfresco ayuda a las compañías a observar las normativas sobre el gobierno de la información, como Sarbanes-Oxley y las leyes Dodd-Frank. Como solución única que conjuga el poder de la ECM híbrida con un flujo de trabajo sencillo, Alfresco One 4.2 y Records Management 2.1 aúnan por fin la colaboración y el cumplimiento de normativas.  

"Si miramos más allá de la intersección de la ECM actual, una cosa continúa siendo cierta: el cumplimiento de normativas será siempre un reto, y es probable que aumente a medida que el ritmo de creación de nuevo contenido se multiplica cada día que pasa", explicó John Newton, CTO de Alfresco. "La exclusiva solución de ECM híbrida de Alfresco reduce el principal obstáculo para la adopción de la gestión de documentos de archivo, ofreciendo a los usuarios una única plataforma que les permite cumplir con las normativas sin que ni siquiera tengan que pensar en ello".

Alfresco es una solución de ECM fácil de utilizar que permite a los usuarios crear, encontrar, compartir y colaborar con cualquier tipo de contenido digital. La ECM híbrida lleva la colaboración más allá del firewall, mientras que el nuevo módulo Records Management de Alfresco permite a las empresas asegurar el cumplimiento de normativas con un impacto mínimo para los usuarios.

Más de 80 empresas de todo el mundo utilizan Records Management de Alfresco para gestionar los documentos de archivo y garantizar el cumplimiento de normativas actual. Alfresco One 4.2 y Records Management 2.1 estarán disponibles de forma generalizada el 29 de octubre en los principales idiomas con los que trabaja Alfresco.

Recursos adicionales:

Acerca de Alfresco

Alfresco capacita a los equipos para que compartan, guarden y gestionen el contenido con una sola plataforma en la nube, a nivel local y en sus dispositivos móviles. Más de 7 millones de personas en más de 180 países utilizan Alfresco para colaborar, procesar y gestionar más de 4000 millones de ficheros en todo el mundo. Ya sea de forma móvil o en la oficina, Alfresco ofrece a las compañías Fortune 500 una ventaja competitiva para solucionar los retos del mercado. Fundada en 2005, la sede estadounidense de Alfresco se encuentra en San Mateo, California, y la sede europea está en Maidenhead, Reino Unido.  

* "Benchmarking Your Records Management Program", encuesta internacional online sobre la gestión de documentos de archivo de Forrester Research y ARMA, tercer trimestre de 2012, 18 de octubre de 2012.

** "Records Managers Must Focus On Business Needs, Budgets, And Technology To Succeed", encuesta internacional online sobre la gestión de documentos de archivo de Forrester Research y ARMA, tercer trimestre de 2013. 18 de septiembre de 2013.  Por Cheryl McKinnon, con Leslie Owens, Emily Jedinak.