Estrella Galicia invierte en conocimento e implanta Alfresco como herramienta de Gestión Documental

La firma cervecera descarta el pago de licencias para llevar el control informático de sus relaciones con los proveedores

Estrella Galicia, ha integrado el software de Alfresco, líder en la Gestión de Contenidos Empresariales (ECM – Enterprise Content Management); en un importante proyecto interno de la compañía. ”Queríamos invertir en conocimiento, no en una herramienta informática”, anticipa desde la cervecera Estrella Galicia, su director del departamento de sistemas, José Manuel Santiso. Hace diez años se encontraron con la necesidad de documentar en condiciones sus relaciones con los proveedores. Lo hicieron, pero siempre tuvieron la certeza de que ese orden debía de extenderse a todos los departamentos de la compañía.

Aprovecharon un momento de cambio, con la implantación de un software de gestión empresarial (ERP), para profundizar también en la puesta en marcha de una gestión documental íntegra. “Analizamos el mercado, vimos varias herramientas y nos decidimos por Alfresco, un sistema de administración de contenidos basado en estándares abiertos”, recuerdan. Fue la opción que les ofreció Queres, una de las firmas que componen la Asociación Gallega de Empresas de Software Libre y que ha potenciado en los últimos meses una línea de trabajo dedicada en exclusiva a la gestión documental, un estilo de hacer las cosas que abarca servicios desde el análisis previo de requisitos hasta la integración y, siempre, con una especial sensibilidad por desarrollar funcionalidades específicas a medida.

Esa filosofía es la que aplica Queres con Estrella Galicia para llevar a cabo un trabajo de gran magnitud. “Vamos departamento a departamento. Empezamos hace poco más de un año y algunos de esas secciones ya están empleando Alfresco como por ejemplo la que se encarga de toda la gestión de proveedores, pero es una labor que por fuerza se tiene que extender unos meses en el tiempo porque se trata de pasar toda la documentación en papel a digital”, explica Víctor Fariña, uno de los responsables de Queres. Resulta obvio deducir que en una empresa de menor tamaño todo sería más sencillo, pero Estrella Galicia es un gigante. Quizás por eso buscan soluciones sencillas.

“Con Alfresco se puede acceder a la unidad documental como si fuera una unidad de Windows, aunque está en un servidor Linux. Y es una opción muy madura y es más barata porque se paga porque la empresa en la que se implanta paga por ese servicio, no por la licencia”, añade Fariña.

Aunque más allá del precio está la ductilidad y la sencillez en el uso. Queres ha asumido la misión de integrar el nuevo software en el ERP que usa la empresa. Se trata de hacer la vida más sencilla a quienes se manejan entre facturas o albaranes y reducir a la mínima expresión las montañas de carpetas con papeles. “Hemos integrado la nueva aplicación con los escáneres de manera que si antes las facturas que les llegaban por correo electrónico las imprimían, ahora las integran en Alfresco directamente y las que llegan en papel se escanean y se integran en el gestor documental”, explican los responsables de Queres. El proceso se completa con la validación de la factura, función en la que el propio software participa de manera activa al derivar un aviso por correo electrónico a la persona encargada de validarla.

El balance del esfuerzo es positivo. Alfresco, como solución comercial, con modelo de licencia de código abierto (Open Source), constituye un gestor documental de estándares abiertos muy eficaz. Desde Estrella Galicia estiman que con su implantación han dado un paso adelante para mejorar no sólo su gestión administrativa sino todos los flujos de trabajo dentro de la empresa. Así, en estos momentos acometen el paso de trasladar a digital toda la documentación jurídica de la empresa y que esté accesible desde el ERP. “El proyecto abarca todas las áreas, no sólo en la jurídica sino también la parte de márketing, la comercial o la financiera y la verdad es que estamos cubriendo todas las necesidades que nos habíamos planteado”, recalca Santiso.

Sobre la Asociación Galega de Empresas de Software Libre

La Asociación Galega de Empresas de Software Libre es una iniciativa que agrupa a más de veinte empresas gallegas del sector para intentar encontrar nuevas oportunidades de negocio, ejercer como interlocutores de un sector en fase expansiva en Galicia y, al tiempo, promocionar el software libre como herramienta para desarrollar una sociedad de la información en la que resulta clave la libertad para ejorar los programas informáticos y hacer públicos y accesibles esos progresos.

Sobre Queres

Consultora en tecnologías de la información especializada en el desarrollo de software y con un enfoque, pragmático e innovador que en todas las fases del desarrollo maximiza la inversión y garantiza la calidad de los productos obtenidos. Queres transmite a sus clientes que el desarrollo de software es algo más que la construcción de sistemas porque consisera que se trata de una actividad que empieza mucho antes de esta fase de construcción a través de estudios de viabilidad, análisis o diseño y que acaba mucho después mediante la adecuada gestión del cambio, planes de comunicación, implantación y soporte especializado.

Sobre Estrella Galicia

Con más de un siglo de bagaje forma parte de Hijos de Rivera una corporación empresarial que aglutina no sólo a la empresa cervecera sino también a firmas de agua mineral, vino, aguardiente o sidra y que se ha diversificado a partir de una importante implicación en el sector servicios abarcando desde la distribución y la logística hasta el desarrollo integral de inmuebles para hostelería o la gestión de establecimientos.