Records Management
Records Management
Gestión de registros con certificación DoD 5015.02 diseñada para un uso sencillo y una adopción rápida.
- Diseñada sobre el repositorio de gestión documental de Alfresco, incluye la interfaz Share
- Archive registros arrastrándolos y soltándolos desde el escritorio o desde el cliente de email, o desde cualquier navegador Web.
- Solución sencilla para gestionar tanto registros empresariales como cualquier otro contenido.
- Rentable y de código abierto, sin pago por adelantado de cuotas de licencia.
Ideal para: Organizaciones empresariales de TIPruebe Alfresco en su infraestructura de TI,
con el soporte técnico de Alfresco.
Envíe un correo electrónico a un experto de Alfresco ollame al +34 911 876 732
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Varias interfacesLos usuarios finales pueden utilizar la interfaz más apropiada para poder añadir registros nuevos. |
Archivar desde el escritorioUtilizando la norma CIFS, los usuarios pueden "instalar" el sistema Records Management de Alfresco como una unidad de red compartida. Ahora los usuarios pueden guardar y archivar registros simplemente arrastrándolos desde su escritorio. |
Archivar desde la WebLos usuarios pueden utilizar la misma interfaz Web que emplean para gestionar otro contenido con el propósito de subir, archivar y declarar registros, prescindiendo de la necesidad de aprender el funcionamiento de una nueva interfaz de gestión de registros (RM) específica. |
Archivar desde Microsoft OfficeMediante el protocolo de Microsoft SharePoint, los usuarios pueden subir y archivar registros desde las herramientas estándar de Office. |
Archivar desde el emailAlfresco puede añadirse como un servicio IMAP en cualquier cliente de email estándar, haciendo posible que los usuarios arrastren y suelten emails en Alfresco para archivarlos. |
Declaración y archivo en varias etapasAlfresco ofrece un procedimiento basado en varias etapas para realizar el archivo y la declaración de los registros. De este modo, lo usuarios pueden archivar los registros y, en una etapa posterior, añadir la información precisa para que puedan declararlos. |
Solución unificadaLos usuarios emplean el mismo sistema de Alfresco para almacenar y gestionar todos sus contenidos. Los usuarios no necesitan aprender a utilizar una interfaz diferente en cada sistema para archivar los registros. |
Vida antes de los registrosAlfresco se utiliza para gestionar el ciclo vital del contenido antes de que se convierta en un registro. Esto hace posible la gestión del proceso de revisión y aprobación del informe de una compañía según se somete a diversas revisiones antes de que la versión definitiva aprobada se archive como un registro. |
Configuración sencillaLos administradores de registros pueden configurar fácilmente el sistema Records Management de Alfresco para satisfacer sus necesidades empresariales. |
Planificación del procedimiento de archivoLos administradores de registros pueden crear series de registros, categorías de registros y carpetas de registros. |
Planificaciones de disposiciónCon un simple clic en el ratón, el administrador de los registros puede crear planificaciones exclusivas de retención de registros para cada categoría de registro. |
Metadatos definidos por el usuarioLos administradores pueden definir metadatos particulares (información que se almacena con los registros) para satisfacer las necesidades empresariales. |
Soporte vital para los registrosSe identifican los registros que precisan ser revisados, avisando automáticamente al usuario al término del periodo de revisión. |
Soporte a la transferenciaCapacidad de "transferir" registros al final del ciclo de disposición. |
Tipos de registroAlfresco proporciona soporte para múltiples tipos de registros, incluyendo registros electrónicos (documentos estándar, registros escaneados, registros de PDF y registros Web) y registros físicos. |
ReferenciasCompatible con una amplia gama de relaciones (por ejemplo, sustituciones, versiones, referencias, etc.). Los administradores pueden añadir sus propias relaciones para satisfacer los requisitos exclusivos de la empresa. |
Roles del usuarioLa existencia de varios roles hace posible que los administradores de registros controlen qué actividades están disponibles para cada usuario de Records Management. Las definiciones de los roles pueden ampliarse fácilmente para satisfacer los requisitos de cada compañía. |
AuditoríaLos registros integrales de auditoría permiten que los administradores de registros supervisen quién hizo qué y cuándo para cada registro. |
ConservaciónSoporte integral para conservar los registros en caso de litigio, asegurando que no sean destruidos como parte de una planificación normal ante un descubrimiento legal. |
Vídeos cortos (en inglés)
Recursos adicionales
- Hoja de datos adaptada para imprimir (en inglés)
- Libro blanco: La Directiva Abierta del Gobierno: una fórmula para el código abierto (en inglés)
- Libro blanco: La importancia de Records Management dentro de una estrategia de gobierno, retención y cumplimiento (en inglés)
- Estudios de casos de clientes
- Soluciones de socios (en inglés)
