Gestión de Expedientes Alfresco

Enlaces Rápidos

Gestión de expedientes

Leyes, regulaciones y estándares de ejemplo:

  • Banca – FDCI, OCC
  • Telecomunicaciones - Title 47, Part 42
  • Farmacéutico – FDA Title 21, Part11
  • Healthcare – HIPPA
  • Defensa – DOD 5015.2
  • Brokerage Firms – SEC Rule 17a-3 and 17a-4
  • General Business Sarbanes Oxley Act
  • “What did they know and when did they know it”

* Alfresco is designed and implemented according to the DOD 5015.2 model. Certification is currently planned for DOD 5015.2.

Tradicional gestión de expedientes

  • Desconectados, Inconsistencias de la gestión de expedientes
  • Múltiples repositorios separados – Gestión de documentos, Gestión de contenidos webs, Email y gestión de imágenes
  • Transferir al repositorio de gestiónd e expedientes para el almacenamiento de larga duración

Impacto del Tradicional gestor de expedientes

  • Carencia de adopción
  • Adopción incoherente
  • Expedientes rotos
  • Información incoherente
  • Expedientes caducados
  • Exposición creciente

Gestión de expedientes Alfresco

  • One Integrated Repository - Document Management, Web Content Management, Email and Image management
  • Diseñado para resolver los requisitos de DOD 5015.2
  • Drag-and-Drop Capture from Desktop Tools
  • Automática extracción de meta datos
  • Extensible Records Management Rules Support
  • Soporte para todos los formatos
  • Ayuda extensa sobre las reglas de la gestión de los expedientes
  • Automática conversión a formatos PDF y ODF
  • Exportación simple para Archivar

Funcionalidad del gestor de expedientes para usuario

  • Soporta Fileplan
  • Automática gestión de Lifecycle
  • Enumeración automática del documento
  • Retención y políticas Archivadas
  • Disposición
  • Meta-Data Pre-population
  • Panel de herramientas
  • Administración de plantillas DOD 5015.2

Beneficios

  • Incrementa la adopción de los usuarios
  • Reducido el coste de desarrollo
  • Reducido tiempo de desarrollo
  • Riesgo educido
  • Reducido el tiempo de soporte a la litigación

Más inforación (en ingles)

 
 

Las nuevas leyes, regulaciones y estándares han causado un cambio en la manera que se manejan los expedientes. Los expedienes puedes ayudarte a ti a probar a inocencia. Para utilizarlos, es importante cerciorarse de que el control, el almacenaje y el uso del expediente ocurre en el curso normal del negocio.

Tradicional gestión de expedientes

Los sistemas de gestión tradicionales de expedientes se desconectan a menudo y son inestables. Estos pueden incluir gestión de documentos, gestión de contenidos web, email. La información es "transferida" por el sistema de gestión de expedientes a lo largo del almacenamiento. Este acercamiento tiene un mayor impacto en áreas de:
  • Carencia de adopción – También difícil de usar para muchos usuarios.
  • Incoherente adopción – A través de documentos, contenidos webs, email, imágenes y Faxs,
  • “Expedientes rotos” – Como la información se transfiere de forma incompleta e incoherente
  • Información incoherente – incoherencias entre múltiples repositorios y gestión de expedientes
  • Coste incrementado – Soporte para varios repositorios

Gestión de expedientes Alfresco

Alfresco ofrece un repositorio integrado para manejar todos los contenidos de los formatos a través de la gestión de documentos, gestión del contenido web y email. El repositorio es una moderna plataforma con:

  • Diseñado para resolver los requisitos de DOD 5015.2
  • Drag-and-Drop Records Management Capture from Desktop Tools - Support for Microsoft® Office, Microsoft® Exchange and Open Office desktop tools though a standard Windows Explorer interface
  • Automática extracción de meta datos y clasificación.
  • Compelta integración de auditorías y workflows - Mantenimiento del servicio de auditoria orientado a la invocación de los servicios de la base de datos con el panel de herramientas
  • Ayuda extensa sobre las reglas de la gestión de los expedientes
  • Automática conversión entre formatos office como Open Document Format (ODF) y Portable Document Format (PDF)
  • Exportación simple para Archivar
  • La industria más scalable, estándares basados en el contenido del repositorio JSR-170
  • Alta Disponibilidad, Falta de tolerancia y escabilidad – Auto failover y clustering
  • Simple de instalar y usar

Funcionalidad del usuario

Los usuarios consiguen la funcionalidad que esperan de las herramientas de la gestión de expedientes. Ellos tienen:

  • Fileplans - clasificar automáticamente los expedientes del horario basados en planes existentes y estructuras estandardizadas
  • Type-Base Plans - Clasificar y programar automáticamente los expedientes basados sobre tipos existentes
  • Gestión automatizada – Esquemas, contenido y meta-datos cambian la base de activación sobre simples reglas
  • Enumeración automática del documento
  • Retención y políticas Archivadas
  • Disposición – Controlada y programada gestión de archivar , reservar, transferir, adquirir y destruir usando reglas y procesos automáticos
  • Pre-population of Meta-Data – Impact management and automatic updates
  • Panel de herramientas
  • Administración de plantillas DOD 5015.2
  • Rápido eDiscovery – Buscar simplemente a través de contenidos de texto completos, estructuras fileplan, tipos y categorias de gestión de expedientes

Beneficios

La nueva gestión de imágenes en la plataforma de código abierto da significantes beneficios en áreas como:

  • Incrementa la adopción de los usuarios – Para todos los usuarios a través del sistema
  • Coste reduciso – Un repositorio, simple de instalar
  • Reducido tiempo de desarrollo – Zero footprint client
  • Riesgo educido – Gestión consistente de expedientes para toda la información
  • Tiempo reducido – Reduce la úsqueda y descubre tiempo y coste por soporte a la litigación