Software de gestión de registros y software de cumplimiento
Debido a unas normativas más estrictas y con el objetivo de mostrar unos niveles de transparencia más altos, las organizaciones de todo el mundo recurren a tecnologías y software de gestión de los archivos electrónicos. La gestión de documentos de archivo de Alfresco (RM,Record Management, por sus siglas en inglés) ayuda a capturar, controlar y gestionar información corporativa de importancia vital. La mayoría de ésta reside en documentos empresariales, correos electrónicos e informes financieros. Diseñada como una solución de gestión de archivos de código abierto y económica, fácil de usar y fácil de implementar, Alfresco elimina muchos de los obstáculos asociados con las soluciones de gestión de registros tradicionales. Con la certificación para el estándar DoD 5015.02, Alfresco RM incluye una modelo de metadatos flexible que permite la adopción de otras normativas y estándares (MoReq2010, NOARK, etc.).
Archivado de registros sencillo
Archive los nuevos documentos de archivo desde una variedad de interfaces fáciles de usar como:
- Navegador: Alfresco proporciona un cliente basado en la web para permitir el fácil acceso desde cualquier ubicación.
- Arrastrar y soltar: la compatibilidad con CIFS y WebDAV permite a los usuarios arrastrar y soltar los archivos desde su escritorio.
- Propagación previa de metadatos: la capacidad de extraer y usar información inherente al contenido del documento y del correo electrónico para propagar previamente los metadatos de los documentos de archivo.
Plans de archivo flexibles
Un plan de archivo flexible permite a los archiveros y administradores del archivo modelar un sistema que satisfaga exactamente las necesidades de la organización. No hay límite en cuanto al número de niveles y categorías de un plan de archivo, para que se puedan admitir las políticas de archivos y retenciones necesarias.
Categorías de gestión de registros
Las categorías de registro se pueden aplicar a cualquier nivel del plan de archivado. Al contener programas de disposición detallados, estas categorías de registros controlan la gestión programada de archivado, conservación, transferencias, accesos y destrucción.
Rapid eDiscovery
Las herramientas de Rapid eDiscovery proporcionan a los usuarios funciones de búsqueda fáciles de usar, que pueden ejecutarse en un contenido de texto completo, estructuras de plan de archivo, categorías de gestión de archivos y tipos de registros. Los registros completos de auditorías se mantienen para todos los documentos de archivo bajo control. Estos informes pueden mostrar el ciclo de vida completo de un documento de archivo, quién tuvo acceso al mismo y cuándo.
Suspender y poner en espera
De vez en cuando las empresas necesitarán suspender o poner los registros en espera en el software de gestión de registros. Los usuarios con los permisos apropiados pueden suspender registros y carpetas. Esto evita que se realicen cambios en objetos suspendidos y la programación para mantenerlos se suspende hasta que se quite la retención.
Las ventajas de la perspectiva de Alfresco RM
La gestión de documentos de archivo de Alfresco tiene ventajas importantes:
- Una mayor adopción por parte el usuario: una solución que admite todos los contenidos, en un único repositorio de datos, con clientes fáciles de usar, elimina la complejidad del usuario final y por ello ofrece una mayor adopción por parte de los usuarios en comparación con los programas de software de gestión de documentos de archivo tradicionales.
- Un único repositorio para almacenar datos: permite la gestión de todos los archivos electrónicos (documentos, páginas web, correos electrónicos, imágenes, registros corporativos, etc.) en el repositorio de código abierto y compatible con CMIS más escalable del sector.
- Simplicidad: una interfaz de usuario única para gestionar tanto contenido estándar como documentos de archivo corporativos.
- Costes reducidos: sin pagos de licencias por adelantado. Sin fijación de precios por usuario. Capacidad para aprovechar las económicas tecnologías de código abierto. Mantenimiento continuo simplificado a través de un único sistema de gestión de registros de código abierto.
