Alfresco Records Management 2.0 permet de franchir une nouvelle étape dans le domaine de la gestion et de la mise en conformité des archives

Une plateforme open source unique et entièrement personnalisable pour gérer tous les types d’archives : des documents bureautiques aux fichiers multimédias, des images scannées aux dossiers collaboratifs

Alfresco présente la nouvelle version de sa solution de gestion des archives, Alfresco Records Management 2.0, dès à présent disponible. Destiné aux entreprises comme aux organisations du secteur public désireuses de simplifier leurs processus, le module Alfresco RM 2.0 apporte de nouvelles possibilités à la gestion et la mise en conformité des archives.

« Avec Alfresco RM 2.0, nous franchissons une nouvelle étape dans la simplification des processus d’archivage sécurisé des données et des documents d’une entreprise ou d’une institution publique », explique John Newton, CTP d’Alfresco Software. « Alfresco permet aujourd’hui de gérer le cycle de vie complet de n’importe quel document électronique – de la version initiale à sa destruction, en passant par les différentes étapes de modifications, mises à jour, validation et sauvegarde – le tout à partir d’une seule interface ».

A partir d’une plateforme unique et entièrement personnalisable, le nouveau module Alfresco RM permet la mise en conformité d’un nombre plus important de types de supports, que ce soient des documents bureautiques traditionnels comme des fichiers multimédia, des images scannées ou des dossiers collaboratifs.

De plus, l’ensemble des fonctionnalités de ce module s’adapte à tous les types de processus de gestion des archives déjà mis en place par les entreprises.

Seule plateforme open source de gestion de contenu à offrir des fonctions de gestion des archives en natif, Alfresco RM 2.0 intègre les nouveautés suivantes :

  • Structure multi-niveaux – Permet aux gestionnaires d’archives de créer des structures d’archivage plus élaborées et répondant à leurs besoins spécifiques, au-delà des trois niveaux standards établis par le Département de la Défense américain (DoD) ;
  • Support d’Alfresco Enterprise 4 – RM 2.0 a été entièrement revu afin de s’intégrer à Alfresco Entreprise 4, solution de gestion et de collaboration de contenu, disponible en mode cloud et conçue pour les outils actuels de mobilité ;
  • Extensibilité – RM 2.0 permet aux utilisateurs de définir leurs propres types de fichiers, ainsi que les métadonnées associées et de les déclarer comme archives ;
  • Spécification DoD découplée  – Permet le support d’un plus grand nombre de requêtes RM, ainsi que la mise en conformité avec des standards RM alternatives ;
  • Recherche d’archives – Les améliorations apportées aux fonctions de recherche  facilitent la création de requêtes et la localisation d’archives, tandis que la sauvegarde de recherches en tant que « favoris » permet de retrouver très rapidement des données spécifiques ou critiques ;
  • Entrepôt unique – L’ensemble du contenu est capturé, géré et contrôlé dans un entrepôt unique, s’intégrant en toute transparence avec les outils de gestion de contenu, évitant ainsi les transferts de contenu et les risques de perte de données et limitant le nombre de systèmes à administrer ;
  • Interface web conviviale – L’accès aux fonctionnalités de gestion des archives se fait via une interface web sécurisée, accessible depuis n’importe quel poste de travail ;
  • Dépôt d’emails facilité– Le support natif du protocole IMAP permet le dépôt des emails quel que soit leur type, et sans avoir besoin d’installer un module externe. Alfresco RM est visualisé comme un dossier de messagerie, permettant de déposer très facilement les archives via un simple glisser-déposer ou via les règles de messagerie.

Alfresco RM 2.0 intègre également une version améliorée du modèle d’autorisations, basé sur les rôles et compétences des utilisateurs, ainsi que la gestion des transferts complexes, ainsi que la gestion des archives stratégiques et leur analyse. Il inclut aussi des outils de recherche, de workflow et d’archivage conformes aux dispositions du Freedom of Information Act et à une volonté de transparence.

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À propos d’Alfresco

Alfresco aide les entreprises à partager, organiser et protéger leurs contenus. Près de 7 millions de personnes dans 180 pays utilisent les solutions Alfresco Entreprise, Cloud, Mobile et Communauté pour gérer plus de 3 milliards d’éléments de contenu à travers le monde. Que les utilisateurs soient au bureau ou en situation de mobilité, Alfresco leur donne les outils pour optimiser leurs tâches.

Fondée en 2005, Alfresco est basée à Londres.