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La plateforme de gestion documentaire collaborative Alfresco, nouvel outil de gestion des RH pour les directions des ressources humaines

Complément idéal du SIRH, la plateforme Alfresco supprime le circuit papier, organise les documents RH de l’entreprise et apporte des fonctions de partage et de collaboration. Les bénéfices : performance, flexibilité, traçabilité et sécurisation des donn

50% du temps des RH consacrés à l’administration, la gestion et la production de données

Les services RH consacrent plus de 50% de leur temps à l’administration, la gestion et la production de données et de documents, selon une étude publiée en 2012 par Forrester. Un constat qui, associé à l’essor des réseaux sociaux et des outils de mobilité, comme à l’évolution des usages, oblige les directions des ressources humaines à repenser leur gestion des RH et à prendre en compte le point de vue de l’utilisateur, du collaborateur, du « client final ».

« En effet, plus que jamais le collaborateur, client et usager de la DRH, joue un rôle moteur dans le changement en « forçant » l’entreprise à adopter de nouveaux outils de communication sociale, de nouveaux services en mode cloud et de nouveaux terminaux mobiles », explique Denis Dorval, VP EMEA et APAC d’Alfresco.

Ce qui implique nécessairement aussi une nouvelle approche en matière de gestion de contenu : orientée utilisateur, privilégiant la mobilité, adaptée au mode cloud et génératrice de valeur ajoutée pour l’entreprise.

« Certaines grandes entreprises y réfléchissent déjà et envisagent par exemple que les collaborateurs puissent gérer leurs congés directement depuis leurs mobiles ou leurs tablettes », ajoute Denis Dorval.

Des besoins de collaboration et de gestion documentaire au cœur des projets RH en 2013

Si les directions des ressources humaines n’en sont pas toutes aux mêmes points de réflexion et d’avancement, leurs attentes convergent: gérer efficacement les flux de plus en plus importants de documents qui passent entre leurs mains et intégrer des fonctions de plus en plus collaboratives.

Des besoins qu’Alfresco a parfaitement identifiés et auxquels sa plateforme de gestion de contenu répond, en accompagnant l’entreprise dans une démarche de dématérialisation des dossiers du personnel ou, si c’est déjà fait, en optimisant la gestion des documents RH et en s’assurant que les processus spécifiques sont suivis et les données sécurisées.

Si, de manière globale, Alfresco permet de gérer le dossier d’un collaborateur de son recrutement jusqu’à son départ de l’entreprise, ses possibilités sont de fait beaucoup plus larges. Elle permet ainsi au quotidien aux équipes RH de :

  • Collaborer et échanger avec les personnels internes, mais aussi avec ses partenaires et les organismes externes (recruteurs, consultants, candidats…), sans utiliser les pièces jointes des emails, mais via des espaces documentaires collaboratifs. Chaque personne impliquée dans l’un des processus spécifiques à la fonction RH peut accéder aux documents concernés, les annoter, les modifier, les télécharger, et ce même à l’extérieur de l’entreprise, ainsi par exemple les CV de candidats ou des fiches mission pour les recruteurs.
  • Optimiser et automatiser les processus de validation des documents, comme par exemple les contrats de travail, les comptes-rendus d’entretiens d’embauche, d’entretiens annuels.
  • Gérer et organiser les demandes de congés, les absences, les missions, les frais, les évaluations annuelles, les formations, les dossiers du personnel, …
  • Communiquer et partager les événements de l’entreprise, l’annuaire ou le trombinoscope, les procédures internes ou les formations proposées par exemple.
  • Conserver et pérenniser l’ensemble des documents RH, grâce aux fonctions de traçabilité et de suivi des dossiers des collaborateurs, mais aussi d’archivage et de sécurisation des données.

Nous avons finalement retenu la solution d’Alfresco pour sa facilité de mise en œuvre, sa souplesse d’utilisation et la grande évolutivité de son offre technique”, explique un
chef de projet SI/RH (Entreprise française de télécommunications).

« Flexible et ouverte, notre plateforme s’intègre parfaitement dans n’importe quel SIRH, sans remettre nécessairement en cause les investissements antérieurs, et constitue un véritable levier pour apporter au management des ressources humaines une dimension plus qualitative et plus collaborative », explique Denis Dorval.

« Elle offre une totale disponibilité des données RH et permet leur exploitation non seulement par les équipes RH, mais aussi par les autres collaborateurs de l’entreprise habilités, comme par exemple les partenaires externes, et ce quels que soient l’endroit et les outils utilisés. Des possibilités qui répondent parfaitement aux nouveaux challenges des directions RH », conclut-il.

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À propos d’Alfresco

Alfresco aide les entreprises à partager, organiser et protéger leurs contenus.  Plus de 7 millions de personnes à travers 180 pays utilisent aujourd’hui Alfresco pour partager plus de 4 milliards de fichiers.

Fondée en 2005, Alfresco est basée à Londres et à Atlanta.