Case Management : Aperçu des solutions

Gérer les processus axés sur les documents peu structurés peut être difficile. Trouver tous les documents connexes à un processus particulier ou un « cas » peut être difficile. On passe beaucoup de temps à gérer du papier ou à s'assurer que les intervenants ont bien validé le contenu et complété les tâches qui leurs incombent. Alfresco Workdesk offre une vue d'ensemble du cycle de vie d'un cas, tout en apportant le contenu pertinent aux utilisateurs en fonction de leurs rôles. La solution de Case Management Alfresco Workdesk, en plus de la gestion de processus, permet la création d'un contenu efficace, le suivi des délais, d'effectuer des reportings et l'archivage du contenu. Et possède une intégration à l'ensemble des fonctionalités ECM d'Alfresco.

Création d'un nouveau Case

Les Cases qui ont une structure prédéfinie sont créés de manière très simple, juste en cliquant sur un bouton. Une simple intégration aux systèmes existants permet aux données telles que le numéro de client, son nom et son adresse d'être vérifiées et transférées vers le logiciel de case management. De même, un nouveau case peut être généré et sera automatiquement appliqué à tous les nouveaux documents associés.

Remplir les champs dans les documents MS Word (avec metadonnées)

L'intégration avec MS Office et avec d'autres applications de bureau permet de faciliter le remplissage des champs dans les documents MS Word, avec des métadonnées telles que les numéro de client par exemple. Ceci est rapide et pratique, et garantit la cohérence des données.

Assigner des tâches à un dossier ou à des documents uniques

Les tâches peuvent être assignées à des documents ou à un dossier, à un employé ou à des services entiers.

Afficher les tâches dans le dossier, la boite de réception ou la recherche

Toutes les tâches sont affichées dans le dossier approprié ou dans les boites de réception. Ce qui permet de les trouver facilement, de s'assurer qu'aucune date limite ne soit dépassée, et que les cas soient exécutés en temps voulu.

Afficher des documents à partir de différents systèmes en un dossier.

Les dossiers virtuels dans Alfresco Workdesk permettent de combiner des documents à partir des différents systèmes ECM en un simple dossier. Ceci permet aux utilisateurs de visualiser plus facilement tous les documents relatifs au dossier, et les migrations depuis les systèmes ECM traditionnels plus anciens sont également simplifiés. Les utilisateurs peuvent également définir des modes de recherche pour trouver des documents à travers plusieurs systèmes.

La gestion des rôles permet aux utilisateurs d'accéder des vues spécifiques à leur métier

Les rôles d'Alfresco Workdesk garantissent qu'un utilisateur n'a accès qu'aux fonctions et aux informations dont il a besoin en fonction de son rôle dans l'organisation. A titre d'exemple, des techniciens d'un Service Clients peuvent créer de nouveaux dossiers sur la base de modèles. Alors que leurs responsables peuvent avoir une vue sur l'ensemble de ces cas, leur donnant un rapide aperçu de toutes les activités en cours. On peut égalemnt obtenir des vues triées sur des critères plus spécifiques tels que « Echéance » et « Client » pour leur permettre de prendre des mesures correctives en temps voulu.

Avantages des solutions de Case Management

  • Accès rapide à tous les documents et tâches à partir d'un fichier unique
  • Création rapide de nouveaux dossiers à partir de modèles existants
  • Visualisation de dossiers personnalisés en fonction du rôle de l'utilisateur

Cas d'Usages

  • Traitement des demandes de prêt
  • Traitement des demandes
  • Évaluation des demandes
  • Accueil des employés au sein de l'entreprise

Excellent pour

  • Assurances
  • Banques
  • Secteur Public, Collectivités Territoriales
  • Ressources Humaines

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