Alkmaar

De Nederlandse stad Alkmaar telt 94.000 inwoners en vormt daarmee het hart van de regio Noord- Holland Noord. Het plaatselijke bestuur hecht waarde aan de ontwikkeling van de stad, met zichtbare resultaten en een professionele en efficiënte dienstverlening aan de burger. Daarin speelt het gebruik van ICT een belangrijke rol. Bij de keuze van belangrijke technologische pijlers zoals het document managementsysteem (DMS) wordt dan ook niet over één nacht ijs gegaan. Dat blijkt uit een gesprek met Theo Peters, Hoofd Informatievoorziening en Automatisering en Programmamanager Digitaal Werken.

Een eisenpakket, gericht op de toekomst

“Binnen onze organisatie vallen er ruim 150 verschillende processen te digitaliseren. Een deel daarvan bestond al in het oude DMS”, verklaart Theo Peters. “Het gaat om heel diverse processen. Eerst en vooral heb je de interactie met de burger. Die kan verzoeken via het internet indienen, bijvoorbeeld voor een bouwvergunning of een uitreksel. Deze verzoeken worden geautomatiseerd afgehandeld. Daarnaast heb je de interne processen, waarbij documenten zoals facturen worden gescand en in een geautomatiseerde workflow afgehandeld. Verder heb je een massa interne en externe dossiers te beheren, van eigen personeel of van burgers die bijvoorbeeld een uitkering ontvangen. Ook op dat vlak moet het DMS de nodige processen ondersteunen. Uiteindelijk komen er niet alleen documenten maar ook processen bij. Zo willen wij dit jaar nog de hele postafhandeling digitaliseren. Je DMS moet dus aan meerdere kanten voor groei vatbaar zijn.”

Met het oog op die evolutie bleek het oude DMS van de Gemeente Alkmaar niet geschikt voor de toekomst. “Hoe meer processen we eraan toevoegden, hoe moeizamer”, vertelt Theo Peters. “Het systeem was op zich stabiel en betrouwbaar, maar liep vast als je te veel verschillende processen wilde laten werken. Ook het afhandelen van zoekvragen en het opslaan van documenten werd steeds lastiger.”

Daarom werd er beslist uit te kijken naar een nieuw systeem. Dat wilde Theo Peters zo volledig en objectief mogelijk aanpakken. “Je hoort wel wat op congressen en leest in de vakpers over de nieuwste ontwikkelingen. Dat is niet onbelangrijk”, aldus het ICT-hoofd van de Gemeente Alkmaar, maar voegt daaraan toe:

“We wilden de zaken neutraal en meetbaar houden. Daarom hebben we een volledig eisenpakket uitgewerkt waaraan het nieuwe systeem niet alleen vandaag, maar ook morgen moet voldoen.”

Dat eisenpakket had te maken met volume, aantal documenttypen, beheerbaarheid, automatisering en integratie. Om te beginnen moest het nieuwe DMS een groot aantal documenten aankunnen. Het moest ook beheerbaar zijn zonder al te gekke inspanningen te vragen. En het moest ver kunnen gaan in de automatisering en integratie, op een manier die voldoet aan de “NORA” of Nederlandse Overheid Referentie Architectuur.

Waarom de keuze op Alfresco viel

“We wilden vooraf weten hoe open het nieuwe systeem zou zijn, en hoe koppelbaar”, herinnert Theo Peters zich. “Zaken zoals het toevoegen van documenten op basis van webservices, het aanpassen van gegevens en het opvragen van documenten moesten op een standaardmanier mogelijk zijn, zodat je andere applicaties en het workflowsysteem kan koppelen aan het DMS. Aan de achterkant van het systeem wilden we weten hoe ver we in de automatisering konden gaan. In lijn met het DSP, het wettelijk voorgeschreven en vastgestelde Documentair Structuurplan, zijn wij verplicht bepaalde documenten na een bepaalde tijd te vernietigen. De vraag of dat geautomatiseerd kon worden was niet onbelangrijk. Tenslotte was er ook de integratie, bijvoorbeeld met onze scanomgeving en met verschillende andere systemen. Op al deze punten wilden we het nieuwe systeem toetsen. En zo kwamen we bijna vanzelf bij open oplossingen en het DMS-systeem van Alfresco uit.”

Nochtans is “open source” voor de Gemeente Alkmaar geen doel op zich. Theo Peters:

“Uiteraard wil je, als organisatie of overheid, een stuk garantie met betrekking tot het open karakter van de zaak. Je kan moeilijk van alle aspecten onderzoeken of ze te koppelen zijn. Ons doel is digitaliseren op een knappe manier en een mooie dienstverlening aanbieden. Open standaarden en open source genieten de voorkeur, maar zijn zeker geen doel op zich.”

Een keuze die niet van het management alleen is maar wel van alle teams

ICT-dienstverlener Inter Access was al aan de slag bij de Gemeente Alkmaar, met name op het “mid office”-vlak. Vanuit die opdracht raakte deze Alfresco-partner al vroeg betrokken bij het project van het nieuwe DMS. Begin2009 ging Theo Peters met Inter Access en zijn eigen teams rond de tafel zitten. Het eisenpakket was bepaald, de richting ook en de keuze werd snel duidelijk.

“We hadden al gekeken naar Alfresco”, weet Theo Peters nog, “en toen ook Inter Access ons wees op de potentie van het Alfresco DMS besloten we met dat systeem een proef te draaien. We wilden alle mechanismen die we dachten nodig te hebben, bewezen zien. Dat heeft 3 maanden geduurd en is dus heel vlot gegaan. Wat ook een compliment is aan onze eigen mensen, hier. Je mag dan al een systeem hebben dat mogelijkheden biedt, je moet ook medewerkers hebben die in staat zijn om dat goed op te pakken. Onze keuze was geen managementbeslissing, maar is in hoge mate gemaakt door de mensen die dagelijks vanuit de technologie met het nieuwe DMS bezig zijn. Daarom was het belangrijk hen van meet af aan bij de keuze te betrekken en voluit hun rol te laten spelen. Dat doen we ook nu nog. Want er blijven nog wel wat uitdagingen. Ook al is ons nieuw DMS een prachtige oplossing, net als bij alle systemen moet je weten en leren hoe je het beheert, met welke hulpmiddelen en welke handelingen. Dat hebben we inmiddels behoorlijk onder de knie. Daarom gaan we stilaan de steun van Inter Access afbouwen.”

Ondanks dat afbouwen behoudt Inter Access, als ervaren Alfresco-partner, zijn sleutelpositie in het DMS-project. Het heeft de Gemeente Alkmaar geholpen met het testtraject, de beoordeling, de opbouw en de inrichting van het Alfresco-systeem. “Daar hoorde ook een stuk training bij”, preciseert Paul van der Marel, de betrokken projectleider van Inter Acces. “Naarmate de ervaring van de medewerkers bij de Gemeente Alkmaar toeneemt, treden wij terug in onze directe betrokkenheid. Zo meteen kan de Gemeente Alkmaar dan helemaal zelfstandig verder met de verdere uitrol en het beheer van Alfresco DMS.”

“Toch blijft Inter Access voor ons een belangrijke partner”, bemerkt Theo Peters. “Zij vormen de schakel met Alfresco. Daardoor hebben wij de zekerheid dat bijvoorbeeld updates en aanpassingen getest zijn en dat we, indien nodig, via Inter Access de juiste support kunnen krijgen.”

De voordelen van Alfresco, vandaag en naar de toekomst toe

Alfresco voldoet ruimschoots aan de eisen van de Gemeente Alkmaar en laat ook de verdere evolutie van het geautomatiseerde documentbeheer toe. Theo Peters rondt af:

“Ons nieuwe DMS heeft met volume, integratie, openheid en automatisering hoegenaamd geen probleem. Het is nu ruim vier maand in productie, voor interactie met de burger via het internet en voor interne processen die de besluitvorming van het college en de gemeenteraad ondersteunen. Daar willen we dit jaar nog de postafhandeling aan toevoegen. Naar volgend jaar toe willen we het oude systeem volledig migreren naar het nieuwe. Vanaf 2011 zal Alfresco dan ons enige, gemeentebrede DMS zijn.”

Download Printer-friendly PDF