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EPFL

L’EPFL, une école d’ingénieurs suisse, fait face aux demandes de milliers d’étudiants et diplômés et augmente la satisfaction de ses équipes avec Alfresco.

L’École Polytechnique Fédérale de Lausanne (EPFL) est classée parmi les meilleures écoles d’ingénieurs au monde. Créée en 1853, elle est active dans l’enseignement et la recherche dans de nombreux domaines scientifiques et techniques. Basée à Lausanne en Suisse, elle rassemble en 2014 près de 10 000 étudiants répartis sur cinq facultés, deux collèges, vingt-sept instituts et 340 laboratoires.

Problématique

L'EPFL avait impérativement besoin d’une nouvelle solution de gestion documentaire pour moderniser sa gestion des dossiers étudiants :

  • L’école a développé un portail web—baptisé « IS-Academia »—pour permettre aux nouveaux étudiants de s’inscrire à l’EPFL
  • Une fois l’inscription confirmée, le dossier de chaque étudiant s’enrichit de nouveaux documents tout au long de la scolarité de celui-ci (résultats aux examens, échanges entre l’école et l’étudiant, copie du diplôme, etc.)
  • Les dossiers des anciens étudiants étaient archivés sur des disques optiques, accessibles uniquement par un spécialiste
  • Certains documents étaient stockés en un seul exemplaire sous format papier, sans backup en cas de perte
  • L’EPFL est passée de 5 500 étudiants en 2002 à 9 868 étudiants aujourd’hui. Le système ne pouvait plus faire face à l’explosion du nombre de demandes d’informations de la part des étudiants et diplômés. Le secrétariat ne disposait plus d’assez de temps pour effectuer les tâches administratives et les temps de réponses aux demandes aux étudiants étaient insatisfaisants.

L’EPFL souhaitait introduire une solution de gestion documentaire moderne et centralisée, dont les données seraient immédiatement accessibles en mode web par tout le service académique, et plus ponctuellement, par une centaine d’autres personnes autorisées.

Solution

Une première étude a permis d’identifier Alfresco comme étant la solution la mieux conçue et la mieux réalisée parmi celles qui ont été examinées. La société de services ELCA a été retenue pour épauler l’EPFL dans son projet en raison de ses compétences techniques et de ses qualités relationnelles.

Alfresco a d’abord été intégré à la solution de Single Sign On de l’EPFL (Tequila), synchronisé avec l’annuaire LDAP puis interfacé avec la solution de dématérialisation Kofax. Les données, entièrement reprises depuis l’ancienne solution d’archivage sur disque optique grâce à des scripts, ont été indexées selon le plan de classement, ce qui permet dorénavant d’effectuer des recherches full text.

Alfresco communique avec le portail IS-Academia par le biais de web services. Ainsi, chaque fois qu’un nouvel étudiant s’inscrit, un dossier et sa structure sont automatiquement créés dans Alfresco.

Les documents au format papier soumis par les étudiants sont saisis de la manière suivante : un code barre est imprimé directement depuis IS-Academia. Le document et son code barre sont scannés par Kofax, puis automatiquement indexés par Alfresco et rangés dans le dossier étudiant approprié.

Jean-Paul Tomasi, Key Account Manager chez ELCA, explique « Parce qu’Alfresco est personnalisable et extensible, on a toujours pu répondre aux demandes de l'EPFL. Aujourd’hui, ces mêmes fonctionnalités sont disponibles d’office dans la version 4 »

L’accès sécurisé aux informations se fait en lecture seule, lecture-écriture ou en mode d’administration, selon les utilisateurs. Les données les plus confidentielles sont protégées par l’usage de droits spécifiques associés au profil de quelques utilisateurs. Le secrétariat de chaque section au sein de l’EPFL n’a accès qu’aux données qui le concernent.

Des référents ont été formés sur la nouvelle solution et ont à leur tour formé les secrétaires. La prise en main s’est effectuée sans difficulté. Si 80% des accès aux informations se font par IS-Academia, les documents sont consultés directement à partir d’Alfresco dans 20% des cas, lorsque des recherches transversales sont nécessaires. Les usages restent donc sensiblement similaires, mais avec une différence qui est de taille : les dossiers sont instantanément accessibles par tous les utilisateurs et des recherches avancées peuvent être effectuées sur l’ensemble des données

Un cluster assure le bon fonctionnement de la solution et bascule automatiquement sur le serveur de back-up en cas de défaillance (actif-passif).

Résultat

L’EPFL a profité du projet pour réorganiser le secrétariat académique. Certaines personnes sont maintenant dédiées aux demandes d’informations des anciens élèves, alors que d'autres se chargent des aspects administratifs. Les deux équipes ont gagné en efficacité.

La nouvelle solution est pérenne, car la totalité des informations est maintenant stockée et sauvegardée. Il n’est pas nécessaire de comprendre la méthode de classement de la secrétaire en charge d’un dossier puisqu’Alfresco s’occupe d’indexer et de rechercher les données. Les utilisateurs apprécient la valeur ajoutée de la nouvelle gestion documentaire. Le gain de temps est estimé à un facteur entre 10 et 20. La qualité du service aux anciens élèves est améliorée d’autant, et par là l’image de l’EPFL.

Pierre Mellier, Responsable du KIS (Knowledge Information Systems) à l’EPFL, ajoute : « On avait fait tous les tests, mais il y a toujours une part d’incertitude dans un nouveau projet. Heureusement, Alfresco nous a donné entière satisfaction, tant sur ses capacités à remplir la mission qu’à la montée en charge. »

Le service informatique envisage de migrer prochainement vers la dernière version d’Alfresco et de bénéficier des dernières fonctionnalités.

Une nouvelle étude est en cours pour étendre la gestion documentaire à d’autres usages dans les secrétariats de l’EPFL. Pour assurer le succès de ce projet, les besoins devront être clairement définis, afin d’établir des objectifs précis. Ce fut en effet un aspect important de la réussite du projet actuellement en production.

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