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L’ANFA, Association Nationale pour la Formation Automobile

Le challenge : optimiser le temps de traitement de la collecte annuelle de la contribution formation professionnelle continue

Plus de 400 000 documents sont traités par l’ANFA chaque année. Jusqu’en 2006, la collecte annuelle de la contribution de formation professionnelle continue qui représente 200 000 documents (formulaires, pages de courrier, TIP, chèques, ...) était réalisée manuellement. Elle se déroulait de février à juin et rencontrait des difficultés de classement et de recherche des documents.

Cette collecte comporte trois étapes : l’envoi d’un bordereau de déclaration aux 90 000 entreprises assujetties, la réception du paiement et l’envoi d’une attestation de paiement.

En 2006, l’ANFA a souhaité automatiser les trois phases de cette collecte pour réduire le temps de traitement de la collecte et augmenter la rapidité d’encaissement. Il s’agissait également de traiter avec réactivité l’ensemble des relances, réclamations et litiges avec les entreprises.

Pour atteindre ces objectifs, le projet devait offrir deux solutions : la première permettant le traitement des courriers, la seconde permettant le stockage et la recherche rapide des documents. Pour une meilleure efficacité, la solution devait s’appuyer sur les différents outils de référence : ERP, Extranet.

Une solution de dématérialisation des documents conçue sur 4 lots indépendants

La solution a été mise en œuvre par ACXIO, partenaire Gold d’Alfresco. Cette solution a été construite sur un logiciel permettant la reconnaissance des documents et la capture des informations. Associée à des scanners et à une GED, la solution permet d’obtenir de nouvelles fonctions de transformation des documents, de recherche et de stockage.

La solution de Gestion Electronique des Documents qui assure le stockage et l’archivage des documents de la collecte qui a été retenue est la solution Open Source Alfresco.

« Sa facilité de mise en œuvre, sa souplesse d’utilisation et la grande évolutivité de sa solution technique ont constitué les valeurs différenciatrices de la solution Alfresco », explique Philippe Galland, Directeur Europe de l’Ouest d’Alfresco.

Dans la chaîne de traitements des documents de la collecte, la solution Alfresco fait le lien en amont entre la numérisation, la détection et la reconnaissance automatique du document numérisé et le portail métier de l’ANFA. Ce dernier assure l’envoi automatique des documents aux services concernés pour traitement, le vidéo codage et l’impression des courriers sortants, bordereaux et TIP.

« Le projet de départ impliquait d’optimiser le traitement des documents de collecte. Aujourd’hui, il comprend des possibilités de recherche et consultation pour les sites distants, un module automatisé de génération de courriers sortants... Ce projet s’est déroulé en plusieurs étapes pour proposer rapidement une solution complète et fonctionnelle et prendre en compte les évolutions des besoins métier et de l’organisation », précise Laurent PRAD, Chef de Projet, ACXIO.

Une solution qui évolue au fil des collectes

ACXIO a développé le projet pour l’ANFA en cinq phases correspondant à cinq années successives de collecte. Chaque collecte a été effectuée avec une nouvelle version de l’application, améliorée et ouverte à plus de fonctionnalités et documents, comme par exemple l’amélioration des pages de consultation de documents ou l’authentification par LDAP (Lightweight Directory Access Protocol), protocole permettant l'interrogation et la modification des services d'annuaire. Une base de données entreprise a également été refondue et portée dans la même technologie que l’application (passage d’un AS400 à une application Web) lors de la seconde phase de réalisation du projet.

« Ce projet de dématérialisation a été profitable pour notre organisation : diminution considérable du temps de collecte (de 5 à 2 mois) et du nombre de collaborateurs mobilisés sur cette période, sans oublier une meilleure adaptabilité aux évolutions règlementaires et un service aux entreprises plus efficace... », conclut Isabelle MAIMBOURG, Chef de Département, ANFA

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