Ondeo Industrial Solutions

Contexte et problématique

Créée en 2002, Ondeo Industrial Solutions, filiale de SUEZ ENVIRONNEMENT est le partenaire des industriels dans la gestion globale du cycle de l’eau. Ondeo Industrial Solutions propose des solutions innovantes et adaptées par secteur d’activités afin de répondre aux besoins spécifiques des industriels en matière de gestion de la ressource en eau, de traitement de l’eau brute, de la fourniture d’eau de process, de l’épuration des eaux usées et de valorisation des boues et des sous-produits.

Les métiers d’Ondeo IS regroupent un large éventail de solutions et de technologies : conception et construction d’installations de traitement de l’eau, exploitation & maintenance ou prestations de services, fourniture d’équipements.

Ondeo Industrial Solutions est présente en France, en Italie, au Royaume-Uni, en Espagne et au Benelux, mais elle développe aussi son expertise dans le cadre de contrats à l’international, notamment au Moyen-Orient et en Amérique du Sud, pour accompagner ses clients industriels dans leurs projets.

Ondeo IS France dispose d’équipes d’ingénieurs et de spécialistes en traitement des eaux industrielles réparties sur tout le territoire français afin d’être au plus près de ses clients et de répondre à leurs différents besoins avec réactivité et efficacité. Ses équipes d’experts sont réparties dans 9 agences et 65 sites d’exploitation implantées sur toute la France.

En 2007, la filiale française décide de mener un audit sur l’ensemble des documents qui sont créés et partagés au sein de l’entreprise. Le travail commence par une identification des documents : quelle en est la nature ? Par qui sont-ils émis ? Quel est leur circuit de validation au sein de l’entreprise ? Comment sont-ils gérés ? Par qui ?...

Trois « produits » ont été testés : deux sont déjà utilisés dans l’entreprise : SharePoint de Microsoft et Lotus Notes de IBM. La troisième solution testée est Live Link d’Open Text, utilisée par Degrémont, une autre filiale du Groupe SUEZ ENVIRONNEMENT.

Résultats

  • Une gestion et un stockage des documents rationalisés
  • Une inflation maîtrisée des documents
  • Une solution utilisée par l’ensemble des collaborateurs de la filiale
  • Une mise en œuvre qui suscite l’intérêt d’autres filiales du Groupe

Solution mise en œuvre

L’analyse de l’existant révèle plusieurs dysfonctionnements. Plusieurs versions d’un même document sont stockées à différents endroits. Il peut s’agir de serveurs de fichiers, de serveurs de messagerie, voire même du disque dur personnel des collaborateurs de la société. Il est donc compliqué et fastidieux de trouver la version finale et validée d’un document. De plus, la nature même des activités de l’entreprise nécessite de revenir régulièrement sur l’historique des documents liés à un client, qu’il s’agisse de la réponse à un appel d’offres ou encore de la signature d’un contrat. Or, la gestion des différents documents n’étant pas centralisée, il est très difficile de retrouver les éléments qui se rapportent à un même client. Ceci a également pour conséquence une perte en matière de savoir-faire et un manque de cohérence entre des documents de même nature.

Suite à ce constat, Ondeo IS décide d’étudier les offres du marché afin de trouver une solution de gestion des données performante qui lui permettra de stocker, de partager de manière sécurisée et de gérer l’ensemble des documents de l’entité sur un seul système.

Plusieurs offres sont examinées.

En 2008, la solution d’Alfresco est retenue. Elle constitue une solution complète en mesure de traiter et de rationaliser une volumétrie conséquente de documents. La richesse fonctionnelle de l’offre ne se traduit pas par une intégration complexe, ni par un coût d’acquisition élevé.

Afin de valider pleinement et concrètement son choix, Ondeo IS, développe dans un premier temps ses applications simultanément sur deux plateformes, celle de SharePoint et celle d’Alfresco.

Fin 2009, la décision est prise de basculer l’ensemble des applications sur Alfresco. Le leader dans le domaine des solutions Open Source de gestion de contenu a une nouvelle fois fait la preuve de la pertinence et de la richesse des fonctionnalités de son offre.

La mise en place du stockage et de la gestion des fichiers bureautiques, permettant aux utilisateurs de gérer eux-mêmes leurs accès est le premier projet concerné par la migration. Il s’agissait de migrer l’ensemble des documents bureautiques vers Alfresco et d’utiliser les fonctionnalités natives du produit : versionning, partage et recherche documentaire.

Le deuxième projet concerne la mise en place de formulaires de saisie avec workflow de validation.

Aujourd’hui, l’entreprise utilise la version 3.4 d’Alfresco à partir de laquelle elle développe ses propres interfaces. En attendant de passer à la version 4, trois nouveaux développements sont programmés.

Il s’agit de faire basculer sur Alfresco trois applications développées sous .Net : le suivi des clients grands comptes de l’entreprise et des actions qui sont directement liées à cette activité, le suivi commercial (chiffre d’affaires par site, par client, etc.) et l’intranet qui permet aux clients de prendre connaissance, lorsqu’ils le souhaitent, de l’état d’avancement de leurs travaux.

Ces développements convergent vers l’un des objectifs majeurs d’Ondeo IS qui est de rationaliser le volume des documents produits, échangés et stockés.

L’ensemble des collaborateurs de l’entreprise en France, soit 400 personnes, sont des utilisateurs de ces systèmes.

Perspectives

Les projets Alfresco mis en œuvre au sein d’Ondeo IS suscitent l’intérêt d’autres filiales du groupe. Ainsi la filiale espagnole, Akbar, est équipée des solutions du leader de l’Open Source. La Lyonnaise des Eaux, filiale de SUEZ ENVIRONNEMENT, expert de la distribution d’eau potable et de l’assainissement, commence à installer les plateformes Alfresco. Enfin, au sein même de la maison mère, SUEZ ENVIRONNEMENT, un POC (Proof Of Concept) sera réalisé. Ce prototype doit permettre de valider une possible migration sur Alfresco d’une base de documents aujourd’hui hébergée sur Lotus. Cette migration sera également l’occasion d’ajouter des fonctionnalités en termes de tags, notamment pour remplacer la recherche classique par arborescence par une recherche par tags.

Conclusion

  • La mise en place de la solution Alfresco a apporté une flexibilité plus importante dans l’exécution des tâches.
  • Elle a permis la création et la mise en œuvre d’outils de modélisation générant des gains en termes de productivité et de performance.
  • Elle a généré un meilleur suivi des contraintes liées à l’activité même de l’entreprise et qui portent notamment sur l’importance des dates contractuelles de remise des documents aux clients : les retards de remise des documents entrainant parfois le paiement de pénalités.
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