P&V

Le Groupe P&V est un acteur majeur du secteur des assurances en Belgique. Sa spécificité réside dans une politique multimarque et une distribution à canaux multiples. Le Groupe englobe plusieurs compagnies d’assurances :

  • P&V Assurances, qui fonctionne avec un réseau d’agents exclusifs,
  • Vivium, Arces et Piette & Partners, qui confient la distribution de leurs produits à des courtiers
  • et Actel, dont les activités commerciales se partagent entre les ventes directes par Internet et des ventes indirectes par le biais d’accords conclu avec des importateurs de véhicules.

Un choix qui se présente tôt ou tard lors de toute fusion ou acquisition d’entreprise

Vivium représente une part importante des activités P&V qui font appel à des courtiers. Intégrée au Groupe au terme d’un rachat en 2004, la compagnie Vivium travaille en effet exclusivement via un réseau de courtage. Ces partenaires proposent un vaste éventail de produits ‘vie’ et ‘non-vie’, à la mesure exacte des particuliers et des sociétés : indépendants, PME et grandes entreprises. Pour sa part, l’ancienne compagnie ING Insurance a rejoint Vivium en 2007. Cette acquisition de plus a fait surgir de nouveaux besoins en gestion de documents, notamment dans les domaines du scannage et de l’archivage de documents d’assurances et de ressources humaines. Avec la solution existante, l’archivage correct nécessitait le traitement manuel d’une bonne part des documents scannés. La compagnie souhaitait dès lors s’équiper d’un nouveau système susceptible de pallier cet inconvénient. La préférence allait en outre à un système qui permettrait au Groupe P&V de mettre en œuvre sa stratégie de Document Management (DM), d’Enterprise Content Management (ECM) et de Web Content Management (WCM).

Le choix était clair : soit le Groupe P&V continuait avec le système en place en l’adaptant aux nouvelles exigences, soit il optait pour une technologie nouvelle, dotée de toute l’évolutivité requise. Le département en charge de l’infrastructure informatique du Groupe P&V a passé de multiples formules en revue avant d’arrêter son choix sur Alfresco Document Management, un logiciel applicatif proposé par XeniT, jeune entreprise de services informatiques, détentrice du titre ‘d’Alfresco Gold Partner’. Ce choix s’est révélé particulièrement judicieux.

Mark Scheers, responsable de l’infrastructure informatique du Groupe P&V, se souvient pourtant que

« tout ne plaidait pas en faveur de cette nouvelle solution. Nous savions que le temps serait compté. Le passage à un nouveau système nous permettrait d’utiliser l’ancien pour une durée de six mois encore. Pas davantage. Nous devions par ailleurs installer Alfresco dans Windows avant de passer à Linux et mySQL, un environnement plus naturel pour cet applicatif. Nous avons également hésité devant la jeunesse de l’entreprise XeniT, jusqu’à ce que ce partenaire Alfresco nous donne tous apaisements quant à son savoir-faire et sa méthodologie. Ensuite, nous nous sommes mis au travail, conjointement. Les défis ne manquaient pas. Il s’est avéré que des archives volumineuses seraient du voyage : elles aussi devaient être converties vers une structure d’archivage totalement neuve. La collaboration étroite et l’assistance du département Recherche et Développement d’Alfresco nous ont heureusement permis d’atteindre une vitesse de migration élevée et de respecter les délais très courts qui nous étaient imposés. »

Pourquoi Alfresco ?

La mission comportait deux objectifs : répondre aux besoins à court terme de Vivium et proposer une solution conforme à la vision à plus long terme du Groupe P&V dans le domaine de l’ECM. L’examen des diverses alternatives a révélé qu’Alfresco détenait la solution recherchée. Mark Scheers s’en explique :

« Nous avions besoin d’une plateforme standardisée pour nos systèmes ECM et DM, avec, à terme, une extension vers le WCM, dans une configuration complète avec fonctionnalités de mise en page et de studio graphique. Nous étions pleinement conscients de devoir migrer d’un ancien environnement vers un nouveau, avec une foule de défis à la clé. Bref, nous n’avions le droit à l’erreur ni dans le choix de la plateforme, ni dans celui d’un ou plusieurs partenaires. Aujourd’hui, nous savons que nous ne nous sommes pas trompés ! »

A trois pour la mise en œuvre

Peter Morel est co-fondateur et Business Development Director de XeniT. Il se souvient : « Nous avons contribué à définir les objectifs ; ils n’étaient pas minces : 90% de reconnaissance directe lors du scannage et 500 pages à la minute pour la migration et l’élaboration des archives. Le contexte était atypique, tant en ce qui concerne le système d’exploitation que la banque de données. Les réglages et paramétrages ont dès lors nécessité plus d’efforts que prévu. » Le multithreading a notamment requis un suivi rapproché, pour lequel Vivium et XeniT ont pu bénéficier de l’assistance efficace d’Alfresco. L’intervention d’un expert du département d’ingénierie d’Alfresco a permis d’adapter le multithreading aux besoins spécifiques de Vivium.

Mark Scheers et Peter Morel se réjouissent de cette mise en route réussie :

« Les trois parties concernées ont travaillé de concert à l’élaboration d’une solution bénéfique à tous. Le Groupe P&V dispose à présent d’un système ECM et DM compatible avec sa vision et totalement en phase avec les besoins actuels et futurs. Alfresco a adapté sa solution à un besoin spécifique, ce qui peut constituer un atout complémentaire pour d’autres clients. Quant à XeniT, elle a pu donner la pleine mesure de son savoir-faire, qui s’en trouve aujourd’hui enrichi. »

Les résultats, aujourd’hui et pour l’avenir

La solution Alfresco atteint haut la main les objectifs prédéfinis. La reconnaissance au premier scannage est passée de moins de 60% précédemment à 97% aujourd’hui. Les archives sont sorties indemnes de la conversion et sont prêtes pour tout usage futur. Le chargement de documents dans les archives se déroule désormais de manière totalement automatique. Les utilisateurs y accèdent en ligne. Plusieurs flux de documents ont été optimisés, entraînant dans leur sillage de nouvelles réductions des coûts. Les archives contiennent à ce jour déjà plus de 14 millions de documents. Dans l’intervalle, le site Web d’Actel a été converti vers la plateforme Alfresco WCM et le projet ‘Web Access for P&V Agents’ est en plein développement. Ce dernier donnera aux agents P&V un accès aisé à leurs comptes rendus et aux descriptifs de produits, par l’intermédiaire d’un navigateur Internet ordinaire.

Mark Scheers confirme que « d’autres projets ECM et WCM sont d’ores et déjà en discussion. » D’autant plus que Vivium ne cache pas son intérêt pour l’adjonction de fonctionnalités de création Web et de studio graphique au système Alfresco. Le responsable de l’infrastructure informatique du Groupe P&V conclut :

« La portée du logiciel applicatif Alfresco ne se limite pas aux résultats que nous engrangeons aujourd’hui. Nous avons résolument opté pour une solution qui donne de la portance à notre vision de l’avenir. Nous nous réjouissons donc de poursuivre cette collaboration fructueuse en vue de nouvelles réalisations. »

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