SYSTRA

Résultats

  • Une solution unique pour la gestion documentaire et le partage des connaissances des Communautés de Pratiques
  • La dimension collaborative de l’outil Alfresco permet d’élaborer des documents en commun en capitalisant sur les bonnes pratiques.
  • Les échanges autour des documents aboutissent, une fois validés par les experts, à une intégration au sein de la bibliothèque de l’entreprise.
  • Les Communautés de Pratiques permettent d’identifier les personnes qui au sein de l’entreprise ont la connaissance et de réaliser ainsi des montées en compétence.
  • 150 000 documents sont actuellement stockés, gérés, partagés au sein de l’outil Alfresco avec plus de 300 utilisateurs nommés.

Contexte et problématique

SYSTRA est une entreprise de tradition internationale spécialisée dans le domaine des transports urbains et ferroviaires, des études préliminaires de planification jusqu’à la supervision des travaux d’infrastructures de transport et de bâtiments, la mise en service, l’exploitation et la maintenance. Le groupe SYSTRA est né dans les années 1990 de la fusion de deux filiales créées il y a plus de cinquante ans par la SNCF et la RATP. SYSTRA est aujourd’hui un groupe international et multiculturel présent dans plus de 150 pays.

Il est l’un des leaders du marché en matière d’ingénierie des transports. Partenaire privilégié des collectivités et des donneurs d’ordre pour mener à bien leurs projets de transport, SYSTRA a su élargir son champ de prestations et de compétences pour accompagner ses clients dans tous les aspects de leurs besoins en mobilité durable, qu’il s’agisse de lignes à grande vitesse, de lignes conventionnelles (fret et voyageurs), de lignes de banlieue, de métros, métros automatiques, tram-trains, tramways, bus à haut niveau de service ou des modes doux.

En 2006, SYSTRA met en place une démarche de Knowledge Management, appelée « management des connaissances à SYSTRA ». Cette démarche s’inscrit dans la politique générale de l’entreprise qui positionne les savoirs comme des enjeux stratégiques. L’objectif est de Déployer la démarche de partage des savoirs dans l’entreprise.

Trois actions sont lancées :

  • améliorer l’outil documentaire existant et la démarche de capitalisation de l’entreprise,
  • mettre en place l’élaboration de retours d’expérience,
  • créer des Communautés de Pratiques (CoP) pour faciliter le partage à la fois du capital et des expériences.

Le nouvel outil documentaire de l’entreprise mis en place, et qui référence notamment les documents « engageants » de l’entreprise, c’est-à-dire les offres commerciales et techniques, les contrats et annexes, les certifications de bonne fin ou encore les rapports techniques, ne correspond malheureusement pas aux attentes de Systra. Cet outil s’avère trop complexe à mettre en œuvre, peu intuitif et nécessitant de nombreux développements complexes.

D’autre part, dans le cadre de sa démarche de partage des savoirs, SYSTRA a développé ses Communautés de Pratiques. Ces CoP visent à organiser et à animer des réseaux et à permettre et faciliter la communication, l’échange, le partage et la capitalisation de connaissances entre experts ou entre experts et non-experts.

Or en 2007, SYSTRA n’a encore pu définir aucune méthode ou procédure pour formaliser et aider à la capitalisation des connaissances.

SYSTRA décide alors de lier les deux projets que sont la gestion documentaire et le partage des connaissances entre Communautés en s’équipant d’une solution unique qui aura pour missions de stocker et gérer les documents et de fédérer ses Communautés de Pratiques.

Une étude de marché est lancée, et c’est dans le cadre de la mise en place de cette démarche que la solution Alfresco est retenue en 2009.

Solution mise en œuvre

La solution Alfresco, portée par 3 intégrateurs, émerge rapidement de la liste des solutions correspondant au cahier des charges.

En septembre 2009, le choix est donc arrêté sur la solution d’Alfresco. La puissance du paramétrage, le nombre limité de développements à réaliser et le fait que la GED d’Alfresco est également un outil collaboratif sont des facteurs clés de la décision.

L’intégrateur Smile est choisi au vu de ses références. De plus, Smile intervenait à l’époque dans un projet au sein de la SNCF, maison mère de Systra. En 9 mois seulement, le projet est

mené à bien. C’est la version 3.2 R2 d’Alfresco qui est mise en œuvre et ce pour les deux problématiques : la partie « Explorer » pour la documentation d’entreprise et la partie « Share » pour les Communautés de Pratiques.

Outre la partie documentation, en termes de contenu, les utilisateurs disposent d’un forum, d’une base de connaissance et d’un blog. Le forum constitue un outil de communication entre les experts qui permet notamment de conserver une trace de toutes les questions posées.

La base de connaissance, que chacun peut alimenter, est quant à elle, composée de documents Word, Excel, Powerpoint, PDF et d’articles de type Wikipédia qui sont classés selon un système de mots-clés dans plusieurs champs.

Le blog a pour vocation d’informer sur les nouveaux documents qui ont été intégrés dans l’outil documentaire et de partager des informations qui peuvent par exemple concerner les concurrents de SYSTRA.

Les outils associés à ce contenu sont de deux types :

  • système dynamique géré par alerte mail pour les référents techniques qui contrôlent les documents mis en ligne et les experts sur le forum ou le blog. Des alertes thématiques sont également envoyées aux experts en fonction de leur spécialité par exemple.
  • Un système de recherche avancé qui permet de filtrer sur différents champs tels que les modes de transports, les spécialités métiers et une recherche « full text ».

Perspectives

D’ici la fin de l’année, Systra a pour objectif de disposer de statistiques, par exemple sur la fréquence d’utilisation de la solution, la durée, pour quels types de besoins, …

L’entreprise va poursuivre le développement de la solution au travers d’évolutions fonctionnelles et a pour ambition d’étendre la pratique de l’outil à l’ensemble des filiales du Groupe.

Conclusion

  • Une solution nécessitant peu de développements complémentaires, et donc rapidement opérationnelle.
  • La dimension collaborative de l’outil Alfresco permet d’élaborer des documents en commun en capitalisant sur les bonnes pratiques. Une fois validés par les experts, ils sont intégrés à la bibliothèque de l’entreprise.
  • Un contenu riche mis à disposition des utilisateurs : documentation, forum, base de connaissance, blog.
  • Une forte émulation créée entre les communautés grâce à la mise en place de la solution Alfresco, avec notamment un partage de connaissances facilité entre experts ou entre experts et non experts.
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