Contracts Management

Reprenez le contrôle de la gestion de vos contrats, assurez la sécurité des opérations et récoltez les bénéfices

Votre service juridique et celui des achats croulent sous les tâches administratives liées à la gestion des contrats ? Vous est-il arrivé d’oublier une échéance et de reconduire un contrat sans même vous en apercevoir ? Avez-vous déjà manqué une opportunité de renégocier un contrat et d’obtenir des conditions plus avantageuses ? Êtes-vous parfois contraint de rédiger entièrement les clauses d’un contrat ou de les copier systématiquement à partir d’anciens contrats, sans pouvoir garantir leur cohérence, leur actualisation et leur validité juridique ? Les données relatives à vos contrats sont-elles gérées dans des tableurs, bases de données ou systèmes de fichiers locaux spécifiques à l’un de vos départements ?

Si vous avez répondu par l’affirmative à l’une de ces questions, vous avez sans doute besoin d’optimiser la gestion de vos contrats. Si ce manque d’efficacité vous fait perdre du temps et de l’argent, il peut aussi avoir des conséquences juridiques fâcheuses.

Créez et gérez vos contrats efficacement et en toute conformité

Utiliser Alfresco Workdesk pour la gestion de vos contrats vous permet de créer des contrats de manière transparente et efficace, de les gérer, d’en assurer le suivi et de les archiver, quelle que soit la nature du contrat ou des documents associés, en tirant parti des avantages de la plateforme de gestion de contenu éprouvée Alfresco One. Elle remplace les applications isolées, spécifiques à un département et peut être configurée rapidement par un administrateur, en fonction des différents types de contrats, pour s’adapter aux règles propres à votre entreprise.

D’un simple clic, créez des contrats au format électronique dotés d’une structure prédéfinie. Un référentiel de modèles validés, dont les clauses sont parfaitement actualisées, facilite la création des documents connexes. Les champs des documents Microsoft Word sont renseignés avec des métadonnées, telles que la référence du contrat, directement depuis Alfresco. Simple et rapide, ce processus garantit la cohérence des informations. De plus, le suivi et la vérification des contrats via l’intégration avec le module de Records Management d’Alfresco One permet d’assurer automatiquement la conformité.

Accélérez le processus d’approbation et bénéficiez d’une vue d’ensemble

Les statuts et workflows prédéfinis au sein de la solution de gestion de contrats d’Alfresco Workdesk facilitent le traitement, l’approbation et le suivi des contrats pour une rapidité et une efficacité optimales en intégrant automatiquement les services concernés. Le concept de rôle qui régit le fonctionnement de Workdesk garantit que les utilisateurs ont accès aux informations et opérations en fonction de leur rôle dans le processus de création et d’approbation du contrat.

Grâce aux rapports sur le statut des contrats et grâce à une recherche simplifiée des contrats arrivant à échéance, le suivi des échéances est plus simple et plus transparent. Vous pouvez ainsi mettre fin à vos contrats ou renégocier de meilleures conditions en temps opportun.

Rentabilisez rapidement votre investissement et assignez les tâches en fonction du rôle de chacun

Alfresco Workdesk vous offre tout ce dont vous avez besoin pour gérer le cycle de vie complet de vos contrats. Via une configuration simple, l’interface permet de créer de nouveaux modèles avec une structure et des propriétés propres à chaque client. De nouveaux modèles intégrant ces propriétés ainsi que les données spécifiques à l’entreprise peuvent également être ajoutés. Des rôles et workflows prédéfinis pour la gestion, la création, l’approbation et le suivi des contrats permettent aux utilisateurs d’accéder directement aux tâches qui leur incombent en fonction de leur rôle. Les workflows prédéfinis peuvent être étendus pour englober des processus d’approbation plus complexes. Tous ces éléments garantissent la mise en œuvre rapide de votre solution de gestion de contrats.

Exploitez tout le potentiel de la plateforme Alfresco

La gestion de contrats dans Alfresco Workdesk s'appuie sur la plateforme de contenu Alfresco One et le moteur de processus Activiti. Vous pouvez ainsi tirer parti de votre investissement et de votre expérience dans ces plateformes pour répondre à vos besoins de gestion de contrats.

Avantages de la gestion des contrats avec Alfresco Workdesk

  • Efficacité accrue - Simplifie la création et la gestion de contrats
  • Rentabilité immédiate – Rapide à mettre en œuvre, suscite l’adhésion des utilisateurs de par son fonctionnement basé sur les rôles et l’intégration avec Microsoft Office
  • Reprenez le contrôle – Bénéficiez d'une vue d'ensemble du cycle de vie complet de tous vos contrats
  • Faites des économies - Ne ratez aucune occasion de renégocier un contrat
  • Consolidation - Utilisez la plateforme de gestion de contenu Alfresco One pour gérer les contenus critiques des services juridique et des achats
  • Conformité garantie - Grâce aux protocoles d’audit et au module de Records Management d’Alfresco One