Alfresco One

Simple + Smart
Une plateforme ECM robuste et évolutive

La plateforme Alfresco One permet de gérer tout type de contenu, qu'il s'agisse de simples documents Office, d'images numérisées, de photographies, de dessins techniques ou encore de vidéos.

Découvrez Alfresco One

Gestion de documents

Contrôlez vos contenus sensibles

Alfresco One est une plateforme open source, évolutive de gestion de contenu qui s'adapte aux besoins spécifiques de votre entreprise. Basée sur des standards ouverts, elle permet aux utilisateurs d'accéder à leurs contenus depuis Internet, leur poste de travail, leur messagerie électronique, etc. L'accès et la sécurité sont contrôlés par le serveur.

  • Contrôle de l'accès aux contenus pour garantir la sécurité et l'intégrité des données critiques de l'entreprise.
  • Fonction de recherche performante pour trouver rapidement le contenu pertinent au sein d'un référentiel d'une centaine de milliers de documents ou plus.
  • Contrôle de version et ajout de commentaires pour le suivi des modifications successives.

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Travail collaboratif

Collaboration à l'échelle de l'entreprise étendue

Alfresco One fournit aux utilisateurs les outils dont ils ont besoin pour collaborer en toute sécurité, que ce soit en interne avec leurs collègues ou en externe avec les partenaires, prospects, clients, consultants et agences, le tout en gardant constamment le contrôle sur leurs documents.

  • Des espaces projet dédiés assurent une collaboration et un partage des fichiers performants.
  • Des outils collaboratifs puissants prennent en charge tous les éléments nécessaires à un travail d'équipe efficace : wiki, forums, liens, blogs et listes.
  • La synchronisation des données dans le cloud rend possible un travail collaboratif à l'échelle de l'entreprise étendue.

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Prise en charge de tous types de contenu

Bien plus qu'un simple système de gestion de documents

La diversité des contenus à gérer ne cesse d'évoluer. Aujourd'hui, les utilisateurs doivent être capables de gérer toutes les données de l'entreprise, quels que soient leur format ou l'application dans laquelle elles ont été créées. Alfresco One permet de stocker et de gérer n'importe quel type de fichier (photographie, vidéo ou piste audio) au sein d'un référentiel de contenu centralisé.

  • Gestion d'un large éventail de formats de fichier grâce à des affichages dédiés.
  • Extraction et indexation automatiques des métadonnées pour faciliter la recherche.
  • Consultation et ajout de commentaires en ligne, quel que soit le format de fichier.

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Gestion des processus métiers

Efficacité accrue

Les processus métiers critiques, comme le traitement des demandes d'indemnisation, l'approbation de contrats ou le paiement des factures, nécessitent que les documents circulent de manière fluide entre les différents services de l'entreprise. Alfresco One utilise Activiti, moteur de processus performant basé sur Java, pour la modélisation des processus métiers critiques de l'entreprise.

  • Moteur de processus / worfkflow intégré pour la prise en charge des processus métiers critiques.
  • Règles simples à configurer pour amorcer et contrôler chacun des processus métiers.
  • Workflow hybride pour la synchronisation des processus dans le cloud avec les partenaires externes.

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Synchronisation du contenu

Un seul exemplaire, toujours parfaitement synchronisé

Les utilisateurs doivent pouvoir créer, mettre à jour et partager des fichiers depuis leur poste de travail comme à l'extérieur de l'entreprise. C'est pourquoi Alfresco One synchronise les documents afin que le contenu soit toujours parfaitement à jour. Il suffit d'actualiser une seule fois le document pour que les changements se répercutent au niveau de tous les points d'accès.

  • Synchronisation sur un réseau sécurisé dans le cloud pour le partage et la collaboration avec les partenaires externes.
  • La synchronisation mobile permet aux utilisateurs d'accéder à un contenu toujours parfaitement à jour sur leur tablette ou leur smartphone, pendant leurs déplacements.
  • Le contenu peut également être publié sur les sites des médias sociaux (par ex. sur Twitter, Facebook ou Youtube).

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Archivage électronique (RM)

Contrôle et conformité

Pour respecter la législation, les réglementations en vigueur et les exigences de conformité, les entreprises doivent gérer le contenu de manière sécurisée tout au long de son cycle de vie. Si les éditeurs de solutions de RM se sont axés sur les fonctionnalités proposées, ils ont trop souvent négligé les critères d'adoption de ces systèmes. Simple à utiliser, la solution de Records Management d'Alfresco est rapidement plébiscitée par tous ceux qui l'utilisent et garantit la conformité. 

  • Grâce à un système d'enregistrements sur place, les utilisateurs déclarent les enregistrements depuis n'importe quel emplacement au sein d'Alfresco.
  • Le contenu est automatiquement déclaré et archivé conformément aux règles définies par l'entreprise.
  • Des plans de classement dynamiques facilitent le processus. L'utilisateur n'a plus à se soucier de savoir où et comment archiver un document.

Essayez Alfresco One dès maintenant ou lisez la fiche technique sur l'archivage électronique

Gestion de cas

Documents et processus ne font qu'un

Les entreprises dont les processus métiers reposent sur de gros volumes de contenu (traitement des réclamations, négociation de contrats, gestion des factures et processus de RH) ont besoin d'un environnement de travail adapté à leurs exigences pour garantir un traitement rapide et performant. Alfresco Workdesk permet de traiter documents et dossiers rapidement et efficacement dans un environnement de travail simple et performant.

  • Une approche basée sur les rôles permet d'assigner à chacun les tâches qui lui incombent.
  • Configuration plutôt que développement : la garantie d'un déploiement rapide.
  • L'intégration avec MS Office permet d'importer facilement les documents de travail dans Alfresco.
  • Les modèles proposés, parmi lesquels une solution de gestion des contrats, favorisent une mise en place rapide.

Essayez Alfresco One dès maintenant ou lisez la fiche technique Workdesk

Alfresco Outlook Integration

Access Alfresco from email clients

People use Microsoft Outlook as a productivity tool, spending much of their working day sending, and responding, to emails. The Alfresco Outlook Integration provides a seamless connection between Microsoft Outlook and the Alfresco document library. The integration allows users to:

  • Easily upload emails and attachments to the Alfresco document library.
  • Search for files managed by Alfresco from within Microsoft Outlook.
  • Quickly send documents as attachments or links to other users.

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