Les sociétés sont amenées, par des réglementations plus strictes et une volonté d'afficher des niveaux plus élevés de transparence, à mettre en place des solutions d'archivage électronique pour faciliter les initiatives de gouvernance et de conformité de l'information. Cependant, à cause de faibles niveaux d'adoption par l'utilisateur, les entreprises ne répondent pas aux attentes.

Découvrez Alfresco One avec Records Management (Archivage électronique). Composant de la plateforme Alfresco, la solution de gouvernance de l'information permet aux utilisateurs de travailler sur des fichiers et de les archiver facilement.

Archivage simplifié

Les utilisateurs peuvent télécharger les documents archivés à partir de leur navigateur Web, à partir de leur email ou à partir de leur desktop, en toute simplicité.

Déclaration des archives sur-place

Les utilisateurs peuvent déclarer des archives de n'importe d'où grâce à la plateforme Alfresco. L'option sur-place leur donne un accès immédiat à leurs fichiers sans avoir à naviguer dans des plans de fichiers complexes

Déclarations automatisées

Alfresco archive et déclare les archives automatiquement en fonction de règles commerciales faciles à configurer

Dossiers d'archives dynamiques

Les plans de fichiers dynamiques utilisent des règles commerciales pour archiver automatiquement les documents.

Plan de fichier

Un plan de fichier facile à configurer permet aux gestionnaires des contenus de modeler le système pour qu'il réponde à leurs besoins exacts en matière de gouvernance et de conformité des informations

Disposition des Archives

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Des catégories d'archives peuvent être appliquées à n'importe quel niveau du plan de classement pour faire respecter le planning de suppression

eDiscovery rapide

Des options de recherche puissantes permettent aux utilisateurs de trouver des documents archivés en fonction des propriétés et des contenus des archives

Audit complet

Une piste d'audit complet indique qui a eu accès à quels fichiers et quand. Les documents peuvent être archivés et audités

Gel des archives

Les responsables des documents archivés peuvent geler ou mettre les archives en attente pour éviter les modifications et suspendre les planifications de rétention par défaut

Les avantages de l'approche Records Management d'Alfresco

Alfresco One avec Records Management présente des avantages importants :

  • Une adoption utilisateur final améliorée : un système qui prend en charge tout le contenu avec une déclaration simplifiée et retirant toute complexité pour l'utilisateur final
  • Un Référentiel unique : permet de gérer tous les fichiers électroniques (documents, pages Web, e-mails, images, documents d'archives de l'entreprise, fichiers sociaux et mobiles, etc.)
  • Simplicité : une interface utilisateur unique pour gérer à la fois du contenu standard et des documents archivés de l'entreprise
  • Coût réduit et risque réduit : une solution open source certifiée DoD 2015.02 sans frais de licence d'avance