Hagos

Die Hagos eG mit Hauptsitz in Stuttgart ist mit einem Umsatz von über 100 Millionen Euro Marktführer in Deutschland und Österreich im Bereich Großhandel für handwerklich hergestellte Kachelöfen und Kamine. Die 280 Mitarbeiter des Unternehmens, das 1919 gegründet wurde, beliefern bundesweit über 2.800 Kunden mit Produkten rund um den Kamin- und Heizungsbau. Von insgesamt acht Standorten aus versorgt Hagos den Fachhandel mit Bauteilen, Materialien und Werkzeug und nimmt darüber hinaus auch genossenschaftliche Aufgaben für die rund 1.000 Mitgliedsbetriebe wahr.

Die Anforderungen des Unternehmens

Open Source ist bei der Hagos eG bereits seit dem Jahre 1998 fester strategischer Bestandteil der IT. Diese Strategie macht nicht beim Desktop halt sondern ist - mit Ausnahme eines selbstentwickelten Warenwirtschaftssystems - auf einen Großteil der IT-Infrastruktur ausgeweitet worden. Im Rahmen einer umfassenden IT-Neuausrichtung im vergangenen Jahr entschied sich Hagos, seine bisherige Dokumentenverwaltung auf neue Beine zu stellen, da das Papierarchiv angesichts von 110.000 Eingangsrechnungen pro Jahr in der Finanzbuchhaltung und rund 600.000 Packzetteln in der Warenwirtschaft kaum noch zu verwalten war. Eine weitere Anforderung war die Erfüllung von Compliance-Vorgaben aus GDPdU und GoBS.

Warum sich das Unternehmen für Alfresco entschied

Bei der Suche nach einem geeigneten Produkt zeigte sich, dass der Wunsch nach einer einfachen Integration einer ECM-Software nicht ohne weiteres zu erfüllen war. Die Wahl fiel schließlich auf ;Alfresco Enterprise 2. 1. 1.<, da das Produkt den Anforderungen an die gesuchte Lösung am besten entsprach. Angesichts des komplexen Anforderungs-Szenarios von Hagos erwiesen sich der Funktionsumfang und die Schnittstellenvielfalt von Alfresco als großer Vorteil. So war eine entscheidende Voraussetzung von Hagos, die Integration des Systems in ein ebenfalls geplantes Input-Management-System, durch die Alfresco-Lösung gegeben. Da sich Hagos für ein Produkt des Anbieters Kofax entschied, standen in der Alfresco-Community bereits die notwendigen Konnektoren und Übergabeskripte für eine Kopplung der beiden Produkte zur Verfügung.

Offene Standards von Alfresco sind großer Vorteil

Bei einem Proof of Service, den Hagos im Oktober 2007 mit dem Dienstleister Westernacher Products & Services vornahm, wurden zudem einige kritische Punkte der geplanten Implementierung überprüft, zu denen die Eingangsrechnungsverarbeitung und die Text-Erkennung der Scan-Lösung zählten. Diese ließen sich mit Alfresco genauso lösen, wie typische Probleme bei der Behandlung von Auslandsrechnungen und die Verarbeitung von Rechnungen mit Nullbeträgen sowie die Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung. Was zudem für Alfresco sprach, war die Unterstützung aller gängigen Standards im DMS-Umfeld sowie die finanziellen Einsparungen durch die niedrigen Kosten, die Hagos wiederum für externe Berater ausgeben kann, welche bei der Anbindung der Warenwirtschaft helfen sollen.

;ECM-Projekte sind zu einem erheblichen Teil Integrations-Projekte. Die Unterstützung offener Standards und die Bereitstellung einer Vielzahl von Schnittstellen gehören zu den großen Vorzügen von Alfresco. Dadurch können die exzellenten funktionalen Eigenschaften des Produkts schnell für den Kunden produktiv gemacht warden.

Dr. Michael Schäfer, Geschäftsbereichsleiter ECM bei Westernacher

Die Integration von Alfresco und Open Office

Im Zuge der Integrationsaufgaben der IT waren neben der Anbindung von Kofax insbesondere die Office-Integration und die auf einer IBM DR-550 basierende Archivierungslösung von Bedeutung. Alfresco lieferte mit seiner ECM-Suite ein leistungsfähiges Plugin für Microsoft Office. Damit können die Anwender nicht nur Dokumente suchen und bearbeiten, sondern z. B. auch Workflow-Aufgaben in Angriff nehmen. Hier galt es, eine adäquate Anbindung auch für die Open Source Bürosoftware zu realisieren. Der Systemintegrator Westernacher entschied sich hier für eine vollständige Neuentwicklung dieser Komponente, verbunden mit dem Ziel, das Plugin zur bestehenden Komponente für Microsoft Office kompatibel zu halten. Das kommt der Architektur von Alfresco insofern entgegen, als diese ihre Stärken hier voll entfalten kann: Das Plugin besteht aus einer schlanken Client-Komponente, die nur die Kommunikation mit der Office-Anwendung implementiert und alle Funktionalitäten über eine leichtgewichtige REST-Schnittstelle vom Alfresco-Server abruft. Das heißt: Das Open Office Plugin konnte in Abstimmung mit den Alfresco-Entwicklern der Zentrale in Maidenhead so realisiert werden, dass es von künftigen Weiterentwicklungen der Microsoft- Version unmittelbar und ohne weitere Programmierung profitiert. Funktionale Erweiterungen erfordern somit kein erneutes Rollout auf den Desktops M und dies stellt einen wesentlichen Beitrag zur Reduzierung der Folgekosten des Projekts dar. Das Plugin wurde in der Zwischenzeit der gesamten Alfresco Community als Contribution zur Verfügung gestellt.

;Wir haben uns für Alfresco entschieden, weil es das Produkt war, das unseren Anforderungen hinsichtlich offener Standards und einer Einfachheit in der Integration am besten erfüllt hat. Es gab zudem keinerlei Zielkonflikte in Sachen Funktionalität und Preis.

Guido Eichel, Finanzvorstand der Genossenschaft, Hagos

Alfresco lässt Integration neuer Komponenten problemlos zu

Bei der Umsetzung der Archivierungslösung wählte Hagos ein offenes Konzept für ein Information Lifecycle Management, bei dem die bei Hagos eingesetzte IBM DR-550 über einen schlanken Konnektor angebunden wird. So ist gewährleistet, dass alternative Hardware-Komponenten mit geringem Aufwand in die Lösung eingebunden werden können. Damit kann bei der Implementierung die Performance von Alfresco in ein sehr gutes Skalierungsverhalten des Gesamtsystems umgesetzt werden.

Auf der funktionalen Ebene stellt das ILM-Modul umfangreiche Konfigurations-Oberflächen zur Verfügung. Somit können individuelle Archivierungsrichtlinien und Aufbewahrungsfristen für unterschiedliche Akten- und Dokumententypen jederzeit eingestellt und wechselnden Anforderungen und gesetzlichen Vorgaben angepasst werden. Dabei sind Formatumwandlungen ebenso integriert wie die Ablage aller Metadaten-Informationen im XML-Format. So kann eine plattform- und anwendungsneutrale Wiederherstellung der archivierten Daten auch für die Zukunft sichergestellt werden.

Ausschlaggebend für die Entscheidung für Alfresco war die nahtlose Integration und Anbindung an die bestehenden IT-Systeme und die niedrigen Lizenzkosten, so dass das Projektbudget zum größten Teil in Beratung und Anpassung an die entsprechenden Anforderungen investiert werden konnte. Alfresco spielte bei diesem Projekt seine Stärken voll aus und zeigte, dass seine Lösungen Unternehmen große administrative Vorteile sowie finanzielle Einsparungen liefern.