Saviez-vous que près de 7 millions de personnes dans plus de 180 pays utilisent les solutions de gestion documentaire Alfresco?

Alfresco permet aux contenus d’entreprise d’être disponibles et exploitables par les collaborateurs de l’entreprise, quels que soit l'endroit et  les outils utilisés.

Une Collaboration sécurisée, même en dehors du pare-feu.

Comment  optimiser aujourd'hui la gestion des documents en entreprise et s'assurer que les processus sont suivis, sécurisés et les données conservées?

Alfresco permet de gérer le flux de production en permettant une collaboration aisée - même à travers le pare-feu.

Les questions que se posent les Directions des Ressources Humaines aujourd’hui :

- Doit-on conserver les dossiers papiers ?
- Faut-il externaliser la reprise de l’historique?
- Faut-il faire le ménage avant la reprise de l’historique ?
- Quelles sont les durées de conservation optimales ?
- Quelle est l’interopérabilité de l’outil de GED avec le SIRH ?
- Comment mettre en oeuvre des normes ou procédures au cours d’un projet de   dématérialisation ?
- Quel-est le degré d’externalisation sur la GED possible ?
- Les managers et les salariés sont-ils acteurs ?
- Y-a-t-il un ROI ?

Avec Alfresco, les équipes RH peuvent :

  • Collaborer avec les recruteurs en toute sécurité - Alfresco vous permet d’inviter vos agences à collaborer et à gérer les dossiers directement dans la plateforme Alfresco.
  • Utilisation de workflows pour automatiser les processus - Soumettre des documents à validation par un consultant externe, s’assurer que tout le monde est d'accord avec les candidats présélectionnés…
  • Annoter des documents – la plateforme Alfresco vous permet d’annoter tous documents, de les échanger et les télécharger en toute simplicité même à l’extérieur de l’entreprise, et ce, en toute sécurité. Par exemple les CV des candidats, les NDA, quelles que soient les informations confidentielles.

Vos Projets RH au cœur du métier d’Alfresco

La Dématérialisation de procédures

Ensemble de formulaires en ligne permettant au management et employés et à la Direction des Ressources Humaines de renseigner des données, lancer des processus (workflow), générer des demandes , obtenir des signatures/validations, déclencher des processus hors système :

       Exemples :

  • lancement des demandes diverses et variées (badge, ordinateur, place de parking, etc.)
  • lancer la fabrication d'une clef, d'un badge, etc.)
  • lancement d'une demande de congés, RTT
  • lancement d'une réservation de véhicule de société
  • lancement d'une demande de recours à des sous-traitants

L’Archivage électronique:

  • Les Dossiers des collaborateurs de l’entreprise (contrats, évaluations, avenants, fiches de paie, etc.) sont numérisés et stockés dans la plateforme Alfresco 
  • les Responsables des Ressources Humaines peuvent accéder au contenu en ligne , à distance en toute sécurité
  • les Salariés peuvent accéder au contenu en ligne , à distance en toute sécurité
  • Intégrer Alfresco à  des portails d'entreprise type Liferay ou BEA

L’Archivage Légal

  • Alfresco prend en compte les contraintes légales spécifiques à l’entreprise, au pays et opposables à la justice

Evidemment, tout cela complète l'usage classique d'Alfresco en tant que GED où les ressources humaines peuvent mettre à disposition des salariés les normes, procédures et autres comptes rendus de réunion RH nécessaires aux managers, salariés, RRH, syndicats, sous-traitants, etc.

Nos Références Clients

Cas d’un opérateur Télécom:

Dans le cadre de la solution Alfresco mise en œuvre chez un grand opérateur Télécom en 2012, l’ensemble des contenus électroniques constitués par les courriers des salariés destinés aux Ressources Humaines ont basculé vers la solution Alfresco. Des développements spécifiques ont été nécessaires ; l’intégrateur et le client ont construit des scripts d’export et d’import.

Une application « e-dossier » a été développée.

Qu’est ce qu’un e-dossier ? Il est composé de l’ensemble des demandes des salariés qui ont été traitées par le département Ressources Humaines et pour lesquelles il y a une obligation d’archivage.

Ces demandes peuvent être composées de plusieurs documents. Ainsi, la GED Alfresco n’est pas utilisée en tant que GED pure. Un habillage graphique et ergonomique est ajouté à cette application e-dossier afin qu’elle soit à la charte de l’entreprise. Il s’agissait en effet de ne pas trop bouleverser les habitudes des utilisateurs.

Conclusion :

La migration des données depuis l’ancien système a constitué un projet à part entière.
9 millions de documents sont aujourd’hui stockés et gérés par la solution Alfresco.
1 800 personnes utilisent quotidiennement la solution.

EADS

Le challenge : Dématérialisation complète de 20 000 dossiers du personnel archives.

« Avec un objectif global de centralisation des documents administratif RH de nos employés, la problématique à l’origine de ce projet d’envergure était triple.

En premier lieu, la gestion quotidienne et le partage des dossiers personnels de chaque employé entre le servicecentral EADS (EPS) et les différentes divisions. Ce qui représente pour la seule division Astrium en France, plus de 20 000 dossiers en incluant les archives. Nous utilisions notamment le courrier ou les coursiers, un système lent, peu productif et avec ses limites. L’objectif était donc de mettre en place un système de communication et d_échange des données plus efficace. »

L’intégration et le partage de plus de 600 000 pages de données.

Le volume de documents papiers à intégrer au sein de la solution est très important et éparpillé au sein des 5 sites géographiques d_Astrium en France : un véritable challenge à relever pour finaliser la numérisation des

20 000 dossiers des employés de l’entreprise sous un délai d’un an ! En effet, un dossier intègre en moyenne une trentaine de pages, ce qui représente plus de 600 000 pages pour la totalité des employés d’Astrium stockés dans les archives.

La phase de numérisation des dossiers des employés démarre actuellement, au rythme prévu de 1 500 dossiers par mois.

Une fois scannés, les dossiers des employés sont intégrés dans le système UBIC et accessibles par le personnel RH d_Astrium ainsi que celui d_EPS.

Des zones de partage des documents ont aussi été créées au sein du système afin que les utilisateurs Astrium puissent échanger les informations, soit entre eux, soit avec ceux d4EPS, de manière parfaitement sécurisée et contrôlée en fonction des missions de chacun.

A terme, les informations contenues dans UBIC seront également accessible depuis le système SAP de gestion administrative et de paye.