Records Management

Gestion des dossiers certifiée DoD 5015.02, conçue pour une utilisation simplifiée et une adoption rapide

Solution créée à partir de l'entrepôt Document Management Alfresco, et comprenant l'interface Share
Classement des dossiers par glisser-déposer à partir du bureau, d'un client de messagerie électronique ou d'un navigateur Web
Solution unique pour gérer les dossiers d'entreprise et d'autres contenus
Solution économique et open source, sans frais de licence préalables

Solution idéale pour : départements informatiques des entreprisesTestez les solutions Alfresco au sein de votre infrastructure informatique,
avec le soutien d'Alfresco.

Solution idéale pour : utilisateurs potentielsDécouvrez les principaux atouts
de l'interface utilisateur Alfresco.

Envoyez un e-mail à un expert Alfresco ouappelez le +33 (0)1 79 97 46 11
Vous n'habitez pas en France ?

Fonctionnalités idéales pour les utilisateurs
Fonctionnalités idéales pour les responsables de dossiers

Interfaces multiples

Les utilisateurs finaux peuvent se servir de l'interface la plus appropriée pour ajouter des dossiers

Classement à partir du bureau

Grâce au standard CIFS, les utilisateurs peuvent installer le système Alfresco Records Management de la même manière qu'un lecteur réseau : ils peuvent désormais enregistrer et classer des dossiers en les faisant glisser à partir de leur bureau

Classement à partir du Web

Les utilisateurs peuvent se servir de la même interface Web que l'interface de gestion d'autres contenus, afin de charger, classer et déclarer des dossiers, ce qui leur évite d’avoir à se familiariser avec une nouvelle interface de gestion des dossiers spécifique

Classement à partir de Microsoft Office

Grâce au protocole Microsoft SharePoint, les utilisateurs peuvent charger et classer des dossiers à partir d'outils Office standard

Classement à partir d'e-mails

La solution Alfresco peut être ajoutée en tant que service IMAP dans n'importe quel lecteur de messagerie électronique standard, ce qui permet aux utilisateurs de glisser-déposer des e-mails vers la solution Alfresco pour leur classement

Classement et déclaration en plusieurs étapes

Alfresco suit un processus en plusieurs étapes pour le classement et la déclaration des dossiers : les utilisateurs peuvent ainsi effectuer leur classement, et ajouter par la suite les informations requises afin d'autoriser la déclaration du dossier

Solution unifiée

Les utilisateurs se servent du même système Alfresco pour stocker et gérer l'ensemble de leurs contenus : ils n'ont donc pas besoin de se familiariser avec l'interface d'un système différent, simplement pour classer des dossiers

Avant la création des dossiers

La solution Alfresco permet de gérer le cycle de vie du contenu avant que ce dernier ne devienne un dossier : il est donc possible de gérer le processus de révision et d'approbation d'un rapport d'entreprise tout au long de ses révisions, avant que la version finale et approuvée ne soit classée en tant que dossier

Configuration simplifiée

Les responsables de dossiers peuvent facilement configurer le système Alfresco Records Management pour répondre à leurs besoins métiers spécifiques

Plan de classement

Les responsables de dossiers peuvent créer des séries, des catégories et des dossiers de dossiers

Planning de disposition

Une configuration par pointer-cliquer simple permet au responsable de dossiers de créer des plannings uniques de conservation des dossiers pour chaque catégorie de dossier

Métadonnées définies par l'utilisateur

Les administrateurs peuvent définir des métadonnées uniques (informations à stocker avec les dossiers) conformes à leurs besoins métiers

Support de dossiers vital

Identification de dossiers nécessitant une révision, avec invite automatique destinée à l'utilisateur en fin de révision

Support de transfert

Support du transfert des dossiers à la fin du cycle de disposition

Types de dossiers

Alfresco fournit un support pour toute une plage de types de dossiers, y compris les dossiers électroniques (documents standard, dossiers numérisés, dossiers PDF et dossiers Web) et les dossiers physiques

Références

Support pour toute une plage de relations (remplacements, versions, références, etc.) ; les administrateurs peuvent ajouter leurs propres relations pour supporter des exigences métiers uniques

Rôles utilisateur

Des rôles multiples permettent aux responsables de dossiers de contrôler la disponibilité des activités pour chaque utilisateur Records Management. Les définitions des rôles peuvent être facilement étendues pour supporter les exigences de chaque entreprise

Audit

Des fichiers journaux d'audit complets permettent aux responsables de dossiers de suivre le fil des évènements liés à chaque dossier : qui a fait quoi et quand

Suspensions

Support complet pour la suspension de dossiers en cas de litiges ; garantie que les dossiers ne seront pas détruits dans le cadre du planning normal en cas de communication préalable juridique

Vidéos courtes (en anglais)

Ressources supplémentaires

Version imprimable de la fiche technique (en anglais)
Livre blanc : The Open Government Directive - A Formula for Open Source (en anglais)
Livre blanc : The Importance of Records Management within a Governance, Retention and Compliance Strategy (en anglais)
Études de cas client
Solutions partenaires (en anglais)