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Qu'il s'agisse de collaborer et partager de l'information efficacement, de s'assurer du respect des normes et contraintes règlementaires ou d'améliorer le service client (ou usager/citoyen), la gestion documentaire est aujourd'hui un enjeu critique pour tout type d'organisation. Les utilisateurs veulent de la simplicité et des applications documentaires faciles à utiliser et configurer; au niveau central, les organisations veulent la robustesse et le contrôle garanti par une solution ECM techniquement performante et capable d'accompagner la montée en charge des besoins. Alfresco répond à cette attente et fournit une solution ECM Open Source de gestion des documents et contenus, facile à utiliser, offrant les avantages d'un référentiel documentaire unique, une librairie de services de gestion documentaire très riche et une grande capacité à la montée en charge. 

La Gestion Documentaire avant Alfresco

Les premières génération de système de Gestion Documentaire ont été développé pour être utilisé par des spécialistes (archivistes, gestionnaire de contrats, ...). Ces systèmes ont été développé soit pour un petit nombre d'utilisateurs très spécialisés (ex: archivistes), soit avec des objectifs plus ambitieux de généralisation de la gestion documentaire mais dans ce cas au prix d'une grande complexité de fonctionnement, d'intégration et de déploiement pour les utilisateurs (fonctionnel et IT).  

Cette génération de solution de gestion documentaire n'a donc eu qu'un succès limité, compte tenu de :

• La complexité d'utilisation
• Les coûts d'acquisition et de fonctionnement
• Un taux réel très faible d'adoption dans les entreprises – typiquement 5% des utilisateurs

Devoir faire le choix pour sa gestion documentaire entre un système complexe et robuste, ou un système simple à utiliser mais qui n'apporte pas les fonctionnalités essentielles attendues, a conduit à un taux d'adoption très faible de ces solutions au sein des entreprises et institutions publiques. Les systèmes avec lesquels les utilisateurs sont à l'aise et qu'ils utilisent régulièrement pour leurs besoins de "gestion documentaire" sont alors : 

• Système de fichiers partagés
• La messagerie (email) pour la collaboration
• Google pour la recherche
• Yahoo pour la catégorisation
• Classement par répertoire

La Gestion Documentaire avec Alfresco

Alfresco offre une solution de gestion documentaire basée sur des interfaces utilisateurs connus de tous afin d'assurer une adoption rapide au sein d'un groupe d'utilisateur. Les services de gestion documentaire sont facilement accessibles et peuvent être actionner rapidement sans difficulté technique ou besoin de formation.  Cette simplicité de fonctionnement est dû à l'architecture technique innovante d'Alfresco qui en font aujourd'hui une solution unique sur le marché :  

• Système de Fichier Virtuel – Remplace les fichiers partagés tout en conservant le même interface
  
• Règles de gestion de type 'messagerie' – Permet de configurer rapidement des règles de gestion automatique des documents (conversion automatique, déclenchement d'un workflow, ...)
• Recherche de type Google : recherche directe à partir du navigateur (FireFox ou IE7)
• Navigation de type Yahoo: Extraction automatique de méta-données et catégorisation
• Espaces Documentaires Intelligents: Mise en place de meilleurs pratiques collaboratives
• Gestion automatisée du cycle de vie des documents

Contribution 

• Système de Fichier Virtuel : aussi simple à utiliser qu'un système de fichiers partagés
• Synchronisation "porte-document" via protocole CIFS
• Accès / Intégration Portail  – JSR-168

Catégorisation

• Extraction automatique de méta-données et catégorisation à partir de tout type d'interface

Recherche Avancée

• Implémentation native du standard OpenSearch à partir de FireFox et IE7: permet la recherche sur plusieurs référentiels Alfresco et tout autre référentiel compatible OpenSearch (Google, Yahoo, ...) 

Gestion des Formats et Moteur de Transformation/Conversion

• Services de Transformation – Office vers ODF/PDF, PowerPoint vers Flash, ...
  

Librairie de Services de Gestion de Contenu

• Check-In/Out – Gestion des Version Majeure et Mineure
• Audit – Historique de création et de modification (qui? quand ? etc.)
• Référencement croisé de plusieurs documents – à travers plusieurs espaces et documents
  

Collaboration

• Assistant de création d'espace collaboratif – Meilleures pratiques d'organisation des contenus, règles de gestion et  processus / workflows
• Support des forums – Possibilité de créer des discussions sur les documents ou espaces
• Workflow simple à partir d'email  – URL intégré de type “approuvé/rejeté”
• Notification automatique de mise à jour : via email ou RSS

Workflow Intégré

• Intégration jBPM – Support de workflow complexe
• Gestion des tâches via '"Tableau de Bord"
• Conformité Règlementaire  – Gestion sécurisé du cycle de vie du document

Securité

• Sécurité et Gestion des utilisateurs : Utilisateurs, Groupes et Rôles
• Sécurité appliquée au niveau du document
• Authentification unique (Single Sign-On) via NTLM ou LDAP

Bénéfices

Alfresco vous permet de :

• Augmenter très rapidement le taux d'adoption de la gestion documentaire par les utilisateurs – pour tous les utilisateurs à travers tous les systèmes
  
• Réduire de façon très significative les coûts et le TCO (Coût Total de Possession)
• Réduire le Risque
• Déployer rapidement vos applications et services de gestion documentaire

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