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Gestion de documents open source

Où se trouve le contenu clé de votre entreprise ? Est-il géré de façon centralisée, ou bien est-il disséminé sur plusieurs supports (PC, messageries électroniques, clés USB, lecteurs de disque portables et espaces de partage de fichiers en réseau) ? Alfresco propose tous les services de gestion de contenu dont les entreprises ont besoin pour capturer et gérer leurs fichiers électroniques, ainsi que pour automatiser les processus métier axés sur les documents. Alfresco est un système de gestion de documents open source capable de traiter l'ensemble de votre contenu stratégique, qu'il s'agisse de dossiers de prêt, de déclarations de sinistre ou de documents juridiques sensibles.


Contrôle des versions

Lorsque plusieurs utilisateurs mettent à jour et modifient un document, il peut s'avérer difficile d'identifier la version la plus récente. Le contrôle total des versions proposé par notre solution de gestion de documents permet d'effectuer un suivi des modifications, de leur date et de leur auteur. Alfresco prend en charge à la fois les mises à jour importantes (version 1 à version 2) et les mises à jour secondaires (version 1.1 à version 1.2).

Aperçus en ligne

Vous pouvez afficher les documents en ligne sans les télécharger ni les ouvrir dans une autre application. Le système de gestion de documents Alfresco prend en charge toute une série de formats, notamment la plupart des fichiers bureautiques, les images, les photos, les documents numérisés ainsi que les fichiers vidéo et audio.

Puissant workflow

Alfresco propose un moteur de workflow entièrement configurable qui vous aidera à gérer vos processus métier internes. Il peut s'agir d'un simple workflow de révision et de validation, ou d'un processus métier plus complexe à plusieurs étapes.

Intégration avec MS Office et Google Documents

Mettez à jour votre contenu en toute simplicité grâce à une intégration transparente avec Microsoft Office et Google Documents. Il suffit de sélectionner l'option de modification en ligne pour lancer la bonne application Microsoft Office (Word, Excel ou PowerPoint). Une fois les modifications enregistrées, le système de gestion de documents Alfresco importe automatiquement le nouveau fichier, créant immédiatement une nouvelle version.

Groupes et types de propriétés

Un ensemble standard d'attributs est disponible pour les documents stockés dans Alfresco, par exemple le nom, le titre et la description. Vous avez toutefois la possibilité de définir des types personnalisés comprenant des attributs supplémentaires (vous pouvez, par exemple, ajouter la valeur, la date d'expiration et le nom du fournisseur dans le cas d'un contrat). Alfresco propose aussi des groupes de propriétés (aspects) qui permettent de regrouper plusieurs propriétés. Ainsi, vous pouvez appliquer rapidement l'aspect « Contrat » pour activer les propriétés personnalisées correspondantes.

Recherche évoluée

La solution de gestion de documents Alfresco est dotée de puissantes fonctions de recherche (reposant sur Apache Solr) pour vous aider à trouver facilement les documents dont vous avez besoin. Vous avez le choix entre une recherche simple (recherche d'un terme dans le contenu ou les attributs) ou des options de recherche avancées vous permettant d'être plus précis (choix des attributs où lancer la recherche d'un terme).


Toutes ces fonctionnalités de gestion de documents sont incluses dans Alfresco One, seule solution hybride de gestion de contenu alliant la puissance d'une plateforme sur site à la souplesse d'un service dans le Cloud, et garantissent la synchronisation permanente de votre contenu. (Regardez cette vidéo pour avoir un aperçu du fonctionnement du système de gestion de documents d'Alfresco)

Vous avez besoin d'accéder à un document sur votre téléphone ou votre tablette ? Essayez l'application Alfresco Mobile pour les tablettes et les smartphones. Gratuite, elle associe la puissance de la gestion de documents Alfresco à la souplesse du travail sur mobile.