Città e contea di Denver

Risultati

  • Risparmi previsti in cinque anni stimati in 1,5 milioni di dollari
  • Maggiore partecipazione dei cittadini
  • Riduzione dei tempi di approvazione dei contratti della municipalità
  • Sostituzione del sistema per i record dei contratti di Denver con Alfresco
  • Automazione e semplificazione di numerosi processi di business
  • Miglioramento del processo di verifica dei contratti e dei documenti finanziari della municipalità
  • Sviluppo di servizi Web riutilizzabili
  • Processo workflow flessibile per gestire le approvazioni dei documenti

Sfida

La Città e contea di Denver conta una popolazione di oltre 600.000 abitanti ed è al 21° posto tra le più grandi municipalità degli Stati Uniti, con oltre 10.000 dipendenti e un budget operativo di 1 miliardo di dollari. Come nel caso di molte municipalità, le funzioni IT di Denver erano distribuite in oltre 70 enti separati, con 14 sistemi diversi di gestione dei documenti, nessuno dei quali interfacciato con l'altro.

Nel 2005, il sindaco ha creato un gruppo IT centralizzato chiamato Technology Services per attuare una strategia tecnologica unificata e contribuire alla gestione dei costi IT della municipalità. Il gruppo si è subito reso conto della necessità di consolidare i diversi sistemi in un unico sistema di gestione dei documenti, in grado di fungere da backbone per molti processi e applicazioni di business document-centric. In primo luogo, il Technology Services Group doveva occuparsi del sistema per i record dei contratti in cui erano archiviati tutti i contratti della municipalità e i record finanziari associati. Il sistema era obsoleto, presentava difficoltà nell'effettuare le ricerche, mancava di sicurezza sufficiente e doveva essere riavviato ogni sera.

Considerate le diverse pressioni fiscali della municipalità, gli investimenti tecnologici dovevano essere strategici, efficaci, facili da integrare con PeopleSoft e Oracle Enterprise Service Bus (ESB), affidabili, scalabili, basati su open standard e rapidi da implementare. La municipalità ha scelto Alfresco Enterprise Content Management.

Soluzione

Nel 2009, Denver si è rivolta a Zia Consulting, una società tecnologica locale e Platinum Partner di Alfresco, per implementare e supportare una nuova strategia consolidata di gestione dei contenuti. Insieme hanno progettato un approccio in più fasi per implementare Alfresco e automatizzare i processi di business senza interruzioni nei servizi della municipalità.

In un periodo di 15 mesi, due consulenti di Zia hanno collaborato con il Technology Services Group per implementare Alfresco e integrarlo con PeopleSoft e altre applicazioni chiave basate su Oracle ESB. I consulenti hanno lavorato per periodi di 6-12 settimane all'implementazione di progetti specifici, occupandosi di configurare sistemi, progettare workflow e interfacce utente, scrivere nuovi servizi Web, testare le nuove applicazioni per il roll out ed eseguire migrazioni. Questo approccio ha consentito al team dei servizi IT della municipalità di lanciare nuovi servizi per i dipendenti su base regolare, aumentare l'adozione da parte degli utenti e incorporare il feedback di questi ultimi.

La prima fase ha riguardato la sostituzione del sistema legacy per i record dei contratti di Denver con un'applicazione Alfresco per l'archiviazione e la gestione dei contratti approvati. Fondamentale ai fini del successo dell'applicazione è stata la sua integrazione con PeopleSoft, che ha consentito ai dipendenti della municipalità di cercare e visualizzare i contratti direttamente da PeopleSoft e di vedere i metadati di contenuto associati.

Successivamente, utilizzando lo standard di gestione del contenuto CMIS, Denver ha creato facilmente un servizio Web per la comunicazione e il trasferimento dei documenti tra Alfresco e PeopleSoft Financials. Entro alcune settimane, la municipalità ha lanciato un nuovo processo di procurement integrato che include un repository di contenuto Alfresco per archiviare, tenere traccia e gestire tutte le politiche di conservazione per i documenti finanziari.

Per migliorare la partecipazione dei cittadini, Zia ha creato il servizio Denver 311, che consente di segnalare in modo semplice questioni non di emergenza, come buche, cani che abbaiano o graffiti, disponibile online e tramite dispositivi iPhone, iPad e iPod. Riutilizzando i servizi Web già creati, Zia ha integrato Alfresco con il call center e con la tecnologia CRM della municipalità e ha creato un modulo per metadati che può essere compilato online o tramite un'applicazione per iPhone/iPad.

Avendo ricevuto feedback positivo sul nuovo sistema per i record dei contratti, la municipalità ha deciso di automatizzare completamente il processo per richiedere, redigere e approvare i contratti. Per realizzare questo obiettivo, Denver ha esteso il prodotto Fresh Process di Zia, creando una struttura di workflow "boot strap" in Alfresco, che si integra direttamente con PeopleSoft. Riconoscendo che i workflow possono cambiare rapidamente o variare da un contratto all'altro, Zia ha progettato il workflow relativo ai contratti in modo da renderlo flessibile, senza che costituisca un peso per il Technology Services Group e il budget. Zia ha integrato firme digitali nell'applicazione utilizzando il metodo Single Sign On di Alfresco, che garantisce le approvazioni opportune per ogni fase del processo.

Conclusione

  • Denver ha riscontrato vantaggi immediati a livello di costi derivanti dall'uso di Alfresco, che ha consentito di automatizzare e semplificare processi aziendali chiave
  • L'applicazione online e mobile 311 ha migliorato la partecipazione dei cittadini e le questioni non di emergenza ora vengono risolte più rapidamente
  • I contratti della municipalità procedono più rapidamente lungo il processo e non subiscono ritardi
  • I dipendenti risparmiano tempo grazie a un sistema unificato che è sicuro e conforme ai requisiti di controllo

Progetti futuri

Denver intende continuare ad automatizzare altri processi di business utilizzando l'infrastruttura Alfresco, PeopleSoft e Oracle ESB. Sfruttando la tecnologia utilizzata per l'applicazione 311, Zia prevede di estendere il processo relativo a licenze, ispezioni e permessi della municipalità all'ambiente online e ai dispositivi mobili per cittadini e dipendenti. Inoltre, Zia sta aiutando Denver a consolidare ulteriormente i propri sistemi di gestione effettuando la migrazione dei contenuti di Documentum ad Alfresco. La municipalità stima che il consolidamento su un unico sistema di gestione del contenuto e l'eliminazione di costi multipli per licenze a manutenzione consentirà di ottenere risparmi nell'ordine di 1,5 milioni di dollari in cinque anni. Altri progetti all'orizzonte comprendono Services Case Management che includerà l'integrazione con la tecnologia di scansione e fax Ephesoft.

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